檔案信息化建設(shè)存在的問題及其對策

張鵬

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展背景下，越來越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)領(lǐng)域，作為社會前沿技術(shù)之一，信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用具有十分深遠(yuǎn)的影響。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)本世紀(jì)一項重要的戰(zhàn)略選擇，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用能夠有效提升檔案管理成效，降低人工勞動強(qiáng)度，規(guī)避人為失誤可能性，提升檔案管理工作質(zhì)量。但同時，檔案信息化建設(shè)也是一項挑戰(zhàn)，其中存在的一系列問題仍然制約著檔案信息化建設(shè)活動有序開展，有待進(jìn)一步完善。加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)中存在的問題和對策研究是十分有必要的，有助于為后續(xù)研究體提供參考。

一、檔案信息化建設(shè)必要性

1.檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，主要是強(qiáng)調(diào)檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾磉^程中的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，主要是由相關(guān)檔案上級主管部門制定發(fā)布，具體表現(xiàn)在以下幾個方面內(nèi)容：（1）嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實到著錄和標(biāo)引檔案信息等工作。（2）根據(jù)檔案數(shù)字化存儲和管理的方式，制定相配套的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化。（3）檔案新政管理部門制定信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案信息管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。（4）網(wǎng)絡(luò)信息質(zhì)量和網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)規(guī)范制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，促使網(wǎng)絡(luò)信息能夠更快的傳輸和利用。

2.檔案信息存儲數(shù)字化建設(shè)

檔案信息存儲數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的根本基礎(chǔ)，檔案信息承載體逐漸從以往的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)管理的數(shù)字形態(tài)，包括檔案信息輸入和接收。檔案數(shù)字化輸入和接收可以有效實現(xiàn)檔案管理信息化，構(gòu)件檔案目錄中心，對檔案信息進(jìn)行收集和傳輸；檔案專題進(jìn)行信息加工，將編研成果采用數(shù)字化的形式加以處理，實現(xiàn)檔案編研成果數(shù)字化發(fā)展；手工輸入和圖像掃描，以此來實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化輸入。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)

有一些單位由于自身思想意識存在偏差，在檔案信息化建設(shè)終未能充分結(jié)合實際情況，指導(dǎo)思想上發(fā)生偏離，將信息化建設(shè)作為一種工作成績來開展，或是被動的應(yīng)付上級主管部門下達(dá)的任務(wù)，促使檔案信息化建設(shè)敷衍了事。檔案信息化認(rèn)知工作不充分，由于檔案信息化建設(shè)中涉及到眾多的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及系統(tǒng)開發(fā)等眾多內(nèi)容，這些內(nèi)容復(fù)雜且難度大，實施起來很容易受到客觀因素影響，加之實際要求過高，難以取得預(yù)期成效。

2.缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

我國當(dāng)前檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，計算機(jī)軟件在開發(fā)中缺乏整體的規(guī)劃性，在實用性方面存在較大的缺陷和不足；計算機(jī)相關(guān)設(shè)備檔次不一，未能科學(xué)合理配置硬件環(huán)境；檔案信息化建設(shè)缺少相應(yīng)技術(shù)和系統(tǒng)管理的支持，管理缺乏明確的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，種種因素均在不同程度上制約著檔案信息化建設(shè)活動有序開展。

3.檔案信息化工作體制不完善

在檔案信息化建設(shè)過程中，內(nèi)部各個部門之間缺少緊密的配合協(xié)作，工作效率偏低。管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)相同，相應(yīng)新時期面臨的挑戰(zhàn)也是相同的，但是由于彼此之間缺少充分的溝通和交流，導(dǎo)致檔案信息化開發(fā)和運作效率偏低，致使大量資源浪費。其次，檔案部門和其他信息管理機(jī)構(gòu)之間缺少合作，由于傳統(tǒng)管理體制的影響，導(dǎo)致圖書、情報以及檔案部門并沒有站在一個平臺上，共同研發(fā)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

1.結(jié)合實際情況，制定科學(xué)合理的規(guī)劃部署

檔案信息化建設(shè)應(yīng)該摒棄以往思想上的局限，堅持對檔案信息的開發(fā)和利用為主，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。從實際情況出發(fā)，突出工作重點，充分結(jié)合檔案利用特點，有針對性開展檔案信息化建設(shè)工作，確保工作能夠落實到實處，充分發(fā)揮投資效益。檔案信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有重點的開展工作。與此同時，還應(yīng)該做好檔案信息化建設(shè)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，打下堅實的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，科學(xué)合理配置信息資源

檔案信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，在設(shè)計工作開展中只有高效的組織機(jī)構(gòu)才能有序開展工作，這就需要加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，明確各個部門機(jī)構(gòu)的職責(zé)要求。優(yōu)于檔案信息化建設(shè)核心工作是檔案信息資源建設(shè)，通過協(xié)調(diào)各個組織機(jī)構(gòu)來配置檔案信息資源，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，為檔案信息化工作開展提供更加堅實的保障。

3.加強(qiáng)高素質(zhì)創(chuàng)新人才培養(yǎng)，確保工作能夠有效開展

檔案信息化建設(shè)中，對于高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)是尤為重要的，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實際需求，堅持以人為本的原則，有針對性開展檔案信息化建設(shè)活動。首先，應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往陳舊的思想觀念，樹立正確的檔案創(chuàng)新型人才培養(yǎng)觀念，建立統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)，定期組織人員培訓(xùn)和考核，提升人才培養(yǎng)成效。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項十分復(fù)雜、系統(tǒng)化的工程，在實際工作開展中涉及內(nèi)容較廣，很容易受到客觀因素影響，這就需要堅持以人為本的原則，培養(yǎng)更多創(chuàng)新型人才，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有針對性落實到檔案信息化建設(shè)工作，做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，科學(xué)合理配置檔案信息資源，提升工作成效。