基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

李健

摘要：在檔案管理方面，基于知識服務(wù)的檔案管理在適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和管理的過程中誕生了。在企業(yè)的經(jīng)營過程中，對于客戶檔案的管理，一般來講歸于業(yè)務(wù)管理部門。但是有些企業(yè)客戶特別多，業(yè)務(wù)部門就此情況對客戶檔案采用分散管理的方法，如此一來集中客戶檔案就成了問題。為了適應(yīng)企業(yè)目標(biāo)，科學(xué)合理的檔案管理制度從企業(yè)戰(zhàn)略上看是不可或缺的目標(biāo)成分，只有科學(xué)的檔案管理，才能夠有利于企業(yè)利益的實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)；檔案管理模式；理論

如今的時代是一個知識經(jīng)濟時代，知識棲身在經(jīng)濟活動的各個方面，對于生產(chǎn)性企業(yè)，生產(chǎn)加工和銷售分配環(huán)節(jié)都離不開知識的作用，所以說知識管理是企業(yè)不可或缺的管理內(nèi)容。而檔案也可以歸納為企業(yè)生產(chǎn)知識的部分，因為服務(wù)特性是企業(yè)檔案工作的本質(zhì)。由于利益對于檔案管理的要求，以及檔案管理作為知識管理本身的重要性決定了檔案管理模式。將企業(yè)的檔案管理和政府的檔案管理對比，從本質(zhì)上看，企業(yè)是為了盈利而政府是為了服務(wù)社會，所以在檔案管理內(nèi)容商企業(yè)與政府有所區(qū)別。但是同樣作為檔案管理又不可避免的存在內(nèi)容上的重疊部分，比如檔案管理直接目標(biāo)是為了提高服務(wù)效率。企業(yè)為了更好的實現(xiàn)盈利目標(biāo)，政府為了轉(zhuǎn)變管理職能，并提高管理效率，兩者都需要優(yōu)化檔案管理模式。

1 總體布局

動力基礎(chǔ)和目標(biāo)成效是基于知識服務(wù)的檔案管理模式最重要的結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)。動力基礎(chǔ)又可以分為三個部分：1、管理體制，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，企業(yè)的管理體制對于檔案管理模式的構(gòu)建有著指導(dǎo)性的作用。2、管理機制，管理機制是管理內(nèi)容的各方面體現(xiàn)。比如監(jiān)控機制，這是對管理工作的全面監(jiān)控和約束以及問題反饋。3、管理流程，作為當(dāng)管理的核心，管理流程大致可以分為檔案的檢索、檔案的收集、檔案的鑒定、檔案的整理以及檔案的服務(wù)這些過程。為了實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，動力基礎(chǔ)構(gòu)建必須予以重視。組織的績效目標(biāo)也是進(jìn)行檔案管理需要考慮的因素之一，比如將組織學(xué)習(xí)、產(chǎn)品研究、戰(zhàn)略柔性以及客戶響應(yīng)有機結(jié)合能夠更好地進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理，給予企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)盡量大的貢獻(xiàn)。

2 構(gòu)建原則

2.1目標(biāo)實現(xiàn)原則

當(dāng)企業(yè)目標(biāo)為利潤最大化時，檔案管理也應(yīng)當(dāng)為了實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而設(shè)定自己的分目標(biāo)，這時利潤最大化則是檔案庫設(shè)置的指導(dǎo)方向。盡管檔案管理的目標(biāo)是利潤最大化，但是檔案管理本身并不能給企業(yè)帶來利潤，就利潤貢獻(xiàn)而言，檔案管理的貢獻(xiàn)是將隱性價值更多的轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性價值而被企業(yè)加以利用實現(xiàn)利潤。所以說讓各個實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)過程的環(huán)節(jié)變得快捷高效是檔案管理的目標(biāo)。由于外部環(huán)境對于檔案工作的影響，檔案管理也應(yīng)當(dāng)接收外部環(huán)境變化的信號，不斷地在管理方法和理念上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠為企業(yè)高效的運轉(zhuǎn)，從而實現(xiàn)目標(biāo)貢獻(xiàn)出力量。

2.2系統(tǒng)集成原則

當(dāng)管理作為知識管理的成分，管理體質(zhì)、管理機制以及管理流程之間的關(guān)系確定，都是為了企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)，形成系統(tǒng)化的工作運轉(zhuǎn)，而檔案管理應(yīng)當(dāng)充分考慮由這三個方面來決定的管理有效性。

在當(dāng)管理過程中，支持和被支持原則應(yīng)當(dāng)放在首位，檔案管理本身是為企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)而服務(wù)的，企業(yè)的戰(zhàn)略愿景決定了檔案管理方向。為了更好的實現(xiàn)目標(biāo)，檔案管理過程必須有將企業(yè)所有管理檔案工作聯(lián)系起來的步驟。上一級的管理目標(biāo)也是檔案管理的指導(dǎo)方針，從管理方法和管理人員配置上，必須滿足企業(yè)目標(biāo)的要求。

檔案管理過程的三個部分中，管理機制是檔案管理工作的結(jié)構(gòu)，也是檔案管理工作的指導(dǎo)，比如檔案管理必須與企業(yè)組織關(guān)系相匹配，這樣才能夠有利于跨部門之間的相關(guān)方面的工作交流。這被稱之為指導(dǎo)與被指導(dǎo)作用。

檔案管理機制和其所指導(dǎo)的具體管理工作固然重要，但是監(jiān)控在當(dāng)管理過程當(dāng)中也不容忽視，只有做好了對管理工作的監(jiān)督和問題反饋，才能夠及時處理問題以及進(jìn)一步優(yōu)化管理模式。這樣有利于提高企業(yè)資源的運用效率。監(jiān)督管理工作一定是在問題發(fā)生之后再予以反饋，這樣會形成問題發(fā)生和收到反饋并做出調(diào)整的時間差，那么這也要求檔案管理以科學(xué)的手段縮小這種時間差。不僅優(yōu)化了管理工作的運行效率，還能夠有利于管理對象運營效率的提高。

2.3資源整合原則

高效的檔案管理也是有序的資源整合過程。對于檔案部門，首先必須有“大檔案”的思維架構(gòu)，對于其他資源利用部門，也需要貫徹這一思想，企業(yè)檔案整合是從生成，流動，最后歸檔的過程，這個過程的實現(xiàn)需要其他部門配合。有序的檔案管理，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)檔案之間層次感和相互聯(lián)系，這決定了檔案管理對收集整理提出了分類要求。倘若出現(xiàn)了工作上的矛盾，檔案部門根據(jù)檔案之間的聯(lián)系做好調(diào)和矛盾的工作，這是企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的需要，是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟利益的必備，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]董萍，楊靜.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論研究[J].中國管理信息化，2018，21（07）：134-135.

[2]張彩霞.知識服務(wù)：一種檔案管理新模式[J].管理觀察，2017（22）：69-70.

[3]蒼碩.關(guān)于知識服務(wù)的檔案管理模式探究運用[J].黑龍江史志，2014（11）：196.