浙江大學(xué)向全面移動(dòng)的OA系統(tǒng)遷移

文/張建霞 方偉杰 李磊 樓建晴

進(jìn)入21世紀(jì)以來，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新興詞匯應(yīng)運(yùn)而生，信息化技術(shù)已經(jīng)融入了社會(huì)生活的方方面面，給人們的生活方式、工作習(xí)慣帶來了巨大變革。高校作為培養(yǎng)國家高等人才的基地，其信息化建設(shè)的思路與方向必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展風(fēng)潮。國內(nèi)各大知名高校都已經(jīng)將信息化建設(shè)作為學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)項(xiàng)目，其中，OA系統(tǒng)是高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

1998年，浙大啟用Lotus OA系統(tǒng)，以郵件流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)電子化辦公，電子版公文開始代替紙質(zhì)版公文。到2007年，為滿足學(xué)校個(gè)性化的管理需求，學(xué)校采用自主設(shè)計(jì)、外包開發(fā)模式，采用當(dāng)時(shí)先進(jìn)的“校院二級(jí)+公文交換平臺(tái)”模式分批推進(jìn)OA系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、服務(wù)事項(xiàng)審批等工作。隨著時(shí)間的推移，該OA系統(tǒng)在穩(wěn)定性、可靠性、功能擴(kuò)展、用戶體驗(yàn)、運(yùn)行維護(hù)等方面都面臨巨大維護(hù)壓力，每月平均有近100件人工干預(yù)維護(hù)工作，已不能滿足學(xué)校校務(wù)管理的要求。2016年，為實(shí)現(xiàn)更便捷的全員協(xié)同辦公及移動(dòng)辦公，浙大在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，摒棄舊版OA系統(tǒng)，采取全新的模式，建設(shè)集電子公文流轉(zhuǎn)、服務(wù)流程審批、校務(wù)信息公開、移動(dòng)化辦公為一體的新一代協(xié)同辦公系統(tǒng)。

系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)理念

在設(shè)計(jì)之初，浙大就明確了系統(tǒng)“頂層設(shè)計(jì)、靈活擴(kuò)展、資源共享、高效協(xié)同”的設(shè)計(jì)理念。

圖 1 OA系統(tǒng)框架

1. 學(xué)校OA系統(tǒng)由全校各職能部門共同使用，由黨委辦公室、校長辦公室牽頭，通過多次調(diào)研和座談會(huì)研討，開展總體規(guī)劃，確定了自上而下的設(shè)計(jì)模式，把握“先共性、后個(gè)性”的原則，優(yōu)先考慮各部門共同業(yè)務(wù)需求，待系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后，再考慮各部門特色業(yè)務(wù)的個(gè)性需求。

2. 由于舊版本OA系統(tǒng)可擴(kuò)展性受到了嚴(yán)重限制，每當(dāng)有新的業(yè)務(wù)上系統(tǒng)，或是已有業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)模式發(fā)生變更，都需要大量代碼開發(fā)，系統(tǒng)升級(jí)迭代困難，因此新版本OA更強(qiáng)調(diào)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。如何通過零代碼開發(fā)實(shí)現(xiàn)快捷的功能定制成為此次系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)方向。新版本OA強(qiáng)調(diào)“工作流”的概念，以“流程引擎”作為背后驅(qū)動(dòng)。工作流（workflow）的概念起源于生成組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，工作流管理聯(lián)盟（WFMC）給工作流下的定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者直接進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。當(dāng)需要上線新流程或者變更已有流程，通過流程引擎能快速進(jìn)行流程配置，零編程實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展和需求變更，并根據(jù)個(gè)性化需求，靈活支持二次開發(fā)，保障系統(tǒng)順利演進(jìn)。

3. 為保證數(shù)據(jù)交換暢通、解決信息孤島問題，新版OA也充分考慮了系統(tǒng)的集成性。系統(tǒng)集成（SI，System Integration），就是通過結(jié)構(gòu)化的綜合布線系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各個(gè)分離的設(shè)備(如個(gè)人電腦)、功能和信息等集成到相互關(guān)聯(lián)的、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)的系統(tǒng)之中，使資源達(dá)到充分共享，實(shí)現(xiàn)集中、高效、便利的管理。新OA系統(tǒng)的建設(shè)需滿足國家數(shù)字校園信息標(biāo)準(zhǔn)，接口規(guī)范統(tǒng)一，將來可與ERP系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成、信息集成，與HR系統(tǒng)進(jìn)行用戶集成，與短信平臺(tái)、郵箱系統(tǒng)進(jìn)行消息集成，甚至進(jìn)行數(shù)據(jù)拆分與重組等。

4. 舊版本OA系統(tǒng)實(shí)際分為了校級(jí)OA系統(tǒng)和院級(jí)OA系統(tǒng)，并沒有在真正意義上實(shí)現(xiàn)協(xié)同。工作流從校級(jí)流轉(zhuǎn)到院級(jí)的時(shí)候，校級(jí)主流程會(huì)觸發(fā)多個(gè)院級(jí)子流程，不僅數(shù)據(jù)冗余，可維護(hù)性也不好，經(jīng)常出現(xiàn)交換失敗、丟件等問題。而新版本OA系統(tǒng)，所有校級(jí)和院級(jí)用戶均使用同一套系統(tǒng)，所有流程在一個(gè)平臺(tái)流轉(zhuǎn)，所有數(shù)據(jù)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，真正做到校院兩級(jí)高效協(xié)同。

系統(tǒng)框架

在設(shè)計(jì)新一代OA系統(tǒng)總體框架時(shí)，浙大通過去兄弟高校、政府部門、大中型企業(yè)調(diào)研，充分吸收了對(duì)方OA系統(tǒng)建設(shè)積累的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合浙大實(shí)際管理特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需求，從系統(tǒng)的體系架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的開發(fā)及擴(kuò)展、多業(yè)務(wù)功能“一站式”集成等方面考慮，以“1套系統(tǒng)平臺(tái)、5大核心支撐引擎、6個(gè)核心功能模塊”為核心設(shè)想，將新OA總體框架落地，如圖 1，旨在實(shí)現(xiàn)電子公文網(wǎng)上全流轉(zhuǎn)，服務(wù)事項(xiàng)審批“一站式”網(wǎng)上辦理以及全面移動(dòng)化辦公。

1套系統(tǒng)平臺(tái)指OA系統(tǒng)搭建在一個(gè)平臺(tái)上，組織維護(hù)、功能開發(fā)、用戶行為及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)均在該平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)。5大核心支撐引擎是信息門戶引擎、工作流引擎、內(nèi)容引擎、組織權(quán)限引擎及移動(dòng)辦公引擎。6個(gè)核心功能模塊指公文管理模塊、督辦管理模塊、信息管理模塊、綜合管理模塊、日程管理模塊及統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊。

從系統(tǒng)總體框架圖可以看出，系統(tǒng)采用多層架構(gòu)，使前端和后端松耦合，前端負(fù)責(zé)展示與使用，后端進(jìn)行開發(fā)及維護(hù)。當(dāng)業(yè)務(wù)需求變更，只需在后端操作，未推出新版本時(shí)不影響前端的使用。前端采用統(tǒng)一門戶中心，但又可以根據(jù)不同的身份類型，個(gè)性化定制不同的門戶，滿足個(gè)性化需求。中間層是各功能模塊平臺(tái)，是系統(tǒng)應(yīng)用控件中心，每個(gè)控件負(fù)責(zé)一項(xiàng)功能，如門戶管理、文檔管理、日程管理等。同時(shí)，該系統(tǒng)具有很強(qiáng)的開放性和靈活性，實(shí)現(xiàn)了和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，如短信平臺(tái)、信訪網(wǎng)站的集成。后端為引擎平臺(tái)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，能根據(jù)需求快速實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展和變更，并且支持二次開發(fā)，為系統(tǒng)演進(jìn)提供有力支持?？傮w來說，該系統(tǒng)框架能實(shí)現(xiàn)后臺(tái)統(tǒng)一管理、前臺(tái)滿足個(gè)性化需求，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化程度高，可擴(kuò)展性、適應(yīng)性和靈活性高，在未來很長一段時(shí)間內(nèi)，都能滿足浙江大學(xué)發(fā)展的需要。

系統(tǒng)主要建設(shè)內(nèi)容

個(gè)性化的門戶桌面

圖 2 校領(lǐng)導(dǎo)辦公桌面

新版OA系統(tǒng)強(qiáng)化了服務(wù)整合，以“公文辦理+流程審批”為核心構(gòu)建門戶桌面。門戶桌面是每個(gè)OA用戶登錄系統(tǒng)后首先展示的頁面，是信息分類聚合的窗口，用戶可以一目了然地看到自己的待辦事宜、待閱文件、通知公告、日程安排等內(nèi)容。同時(shí)，根據(jù)不同人的身份角色類型，定制了校領(lǐng)導(dǎo)辦公桌面（圖 2）、兩辦辦公桌面、院級(jí)辦公桌面、管理員辦公桌面及統(tǒng)一辦公桌面等。定制化的桌面使系統(tǒng)能智能地根據(jù)不同的用戶推送與其相關(guān)的內(nèi)容，用戶只需關(guān)注自己桌面上的內(nèi)容就能基本完成工作。

校院兩級(jí)協(xié)同的架構(gòu)

圖 3 校級(jí)對(duì)院級(jí)的信息下發(fā)

圖 4 院級(jí)對(duì)校級(jí)的信息上報(bào)

圖 5 院級(jí)部門間信息傳遞

新版OA真正將校級(jí)用戶和院級(jí)用戶整合到一個(gè)平臺(tái)上，覆蓋了學(xué)校所有機(jī)構(gòu)，全體行政人員。在系統(tǒng)中，學(xué)校分為了三種機(jī)構(gòu)：校級(jí)機(jī)構(gòu)、院級(jí)機(jī)構(gòu)和臨時(shí)議事機(jī)構(gòu)。根據(jù)不同的安全級(jí)別設(shè)置，每種用戶所有的權(quán)限不同，對(duì)應(yīng)不同的操作功能。比如，系統(tǒng)管理員可以修改所有人的信息，查看所有的流程；級(jí)別低的用戶無法在系統(tǒng)用戶列表中看到比自己級(jí)別高的用戶，無法直接與其進(jìn)行信息互通，無法查看其個(gè)人信息包括手機(jī)、郵箱、辦公電話等；不同類別信息有不同的接收用戶范圍。每個(gè)院級(jí)機(jī)構(gòu)及臨時(shí)議事機(jī)構(gòu)都設(shè)置一名部門管理員。部門管理員是部門與外界信息溝通的紐帶。文件要流轉(zhuǎn)給部門，只需發(fā)給部門管理員，由管理員轉(zhuǎn)發(fā)給部門內(nèi)部人員；部門內(nèi)部在系統(tǒng)上的溝通意見（即內(nèi)部意見）不對(duì)外呈現(xiàn)，形成的最終意見（即部門意見）通過管理員報(bào)出。新OA系統(tǒng)構(gòu)建了校院兩級(jí)行政人員全員參與、校院兩級(jí)既協(xié)同、又相互獨(dú)立的應(yīng)用授權(quán)體系，適應(yīng)了分級(jí)管理的需要，符合各級(jí)辦公的要求，真正實(shí)現(xiàn)一套系統(tǒng)多個(gè)應(yīng)用部門、多個(gè)用戶信息隔離、操作獨(dú)立。

基于流程引擎搭建的業(yè)務(wù)流程

新版OA系統(tǒng)以流程引擎為驅(qū)動(dòng)，提供圖形化的、基于節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)模式，針對(duì)某一具體要求，通過強(qiáng)大的流程引擎，能靈活、快速、規(guī)范地構(gòu)建出一套合適的工作流程，無需額外代碼開發(fā)，滿足用戶隨需應(yīng)變的要求，使OA系統(tǒng)真正“活”起來，促進(jìn)管理科學(xué)化。新版OA的流程不再只局限于公文流轉(zhuǎn)，更致力于將工作中包含大量工作表單審批的事務(wù)規(guī)范化、流程化、制度化后，從線下搬到OA系統(tǒng)上，快速實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)網(wǎng)上辦理及審批，擴(kuò)展OA系統(tǒng)的內(nèi)涵與外延。除了傳統(tǒng)的學(xué)校收文發(fā)文、督辦管理、信訪管理等，還新增了校領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)、會(huì)議通知、兩會(huì)議題征集、部門公章申請(qǐng)、視頻會(huì)議申請(qǐng)等部門個(gè)性化業(yè)務(wù)流程?？傮w歸納起來，流程主要有三種模式：校級(jí)對(duì)院級(jí)信息傳達(dá)及督辦（圖 3）、院級(jí)對(duì)校級(jí)的信息上報(bào)（圖 4）、院級(jí)部門間的信息流轉(zhuǎn)（圖 5）。

不論是哪一類流轉(zhuǎn)模式，院級(jí)部門的管理員都是承上啟下的角色，這也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初的一個(gè)理念，即任何經(jīng)過該部門的事務(wù)，都需要通過部門管理員，不能直接越過管理員進(jìn)行信息傳遞。因?yàn)椴块T需要有這樣一個(gè)角色，能監(jiān)控部門在OA系統(tǒng)上所有事務(wù)，追蹤事務(wù)的辦理進(jìn)度，方便隨時(shí)對(duì)部門工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成報(bào)表，進(jìn)行工作總結(jié)與下一步工作方案制定。部門管理員的存在，使部門之間的溝通變成點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的模式。一個(gè)部門不需要關(guān)注另一個(gè)部門內(nèi)部達(dá)成最終意見的過程，只需要知道對(duì)方部門最終意見是什么即可，這樣的模式降低了溝通的人力、時(shí)間成本，使部門協(xié)作更加順暢。

支持移動(dòng)化辦公

移動(dòng)客戶端作為新版OA系統(tǒng)的重要入口，可以支持手機(jī)、平板等移動(dòng)智能終端。考慮到移動(dòng)端屏幕較小的原因，移動(dòng)端的主要功能是審批及查閱，不支持在線修改文檔等需要特定控件支持的復(fù)雜功能。待辦流程、待閱消息可以實(shí)時(shí)推送到移動(dòng)端，主動(dòng)消息提醒機(jī)制使用戶得到解放，用戶不再需要時(shí)不時(shí)登錄系統(tǒng)查閱是否有待辦事宜。移動(dòng)端還有通訊錄功能，可以讓用戶隨時(shí)與任意一名同事取得聯(lián)系，甚至可以拉一個(gè)群組，像QQ、微信那般方便溝通協(xié)作。

與其他系統(tǒng)的集成

目前OA系統(tǒng)已與信訪平臺(tái)、檔案館系統(tǒng)、校務(wù)服務(wù)網(wǎng)審批模塊、短信平臺(tái)及郵件平臺(tái)進(jìn)行了集成。其中OA系統(tǒng)與信訪平臺(tái)、檔案館的集成是數(shù)據(jù)集成。與信訪平臺(tái)的集成采用數(shù)據(jù)推送及回寫的方式。當(dāng)信訪平臺(tái)收到一封信訪件，信訪數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)推送到OA系統(tǒng)，在系統(tǒng)里生成一條信訪管理流程。信訪秘書不需要登錄信訪系統(tǒng)，處理信訪件的過程全部在OA系統(tǒng)上。當(dāng)信訪秘書在OA系統(tǒng)上提交信訪答復(fù)并辦結(jié)信訪件時(shí)，答復(fù)數(shù)據(jù)又會(huì)再推送回信訪平臺(tái)，同時(shí)會(huì)短信通知信訪人信訪件辦結(jié)的消息。與檔案館的對(duì)接采用如下方式、當(dāng)OA系統(tǒng)上的公文管理類流程辦結(jié)歸檔后，在相應(yīng)目錄下會(huì)生成一個(gè)特定格式的XML文件。年底檔案館歸檔的時(shí)候，由工作人員將這些XML文件導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)即可，不需再人工輸入。與校務(wù)服務(wù)網(wǎng)審批模塊、短信平臺(tái)及郵件平臺(tái)的集成采用集成登錄方式，通過在OA系統(tǒng)設(shè)置登錄的標(biāo)識(shí)、內(nèi)外網(wǎng)網(wǎng)址、賬號(hào)及密碼等信息，就可以實(shí)現(xiàn)一鍵快捷登錄。

系統(tǒng)運(yùn)行情況

自2016年7月試運(yùn)行至今，新OA系統(tǒng)一共上線了31條業(yè)務(wù)流程，共12300多條流程實(shí)例，完成歸檔的流程8700多條。其中公文管理類流程7200多條，占比六成。值得注意的是，非公文管理類流程，如校領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)、公務(wù)接待、賬號(hào)管理等分別有464條、93條和435條，說明這些在傳統(tǒng)OA上被忽視的業(yè)務(wù)也非常適應(yīng)新OA的生態(tài)體系。當(dāng)辦公室業(yè)務(wù)在OA系統(tǒng)上運(yùn)行后，首先，以往“書面報(bào)告滿天飛、文件下發(fā)跑斷腿”的局面不復(fù)存在，時(shí)間、空間的限制被打破，“辦文、辦會(huì)、辦事”的效率提高。其次，業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化，業(yè)務(wù)工作對(duì)應(yīng)到系統(tǒng)上都有據(jù)可循，不僅能提升工作質(zhì)量，還能互相監(jiān)督，減少爭(zhēng)議。移動(dòng)端的引入更是帶來了變革。截止到2018年3月10日，共計(jì)235958人次登錄，其中移動(dòng)端登錄52697人次，占比22.33%。當(dāng)用戶有新的待辦事項(xiàng)到來，移動(dòng)端都會(huì)推送一條消息提醒給用戶，用戶即使不在電腦邊，也能快速處理。當(dāng)有緊急事務(wù)需要處理時(shí)，主動(dòng)消息提醒功能尤為重要。

目前系統(tǒng)用戶共1775人，覆蓋了全校各機(jī)構(gòu)的中層及以上干部、部門辦公室主任和部分科員。系統(tǒng)每項(xiàng)業(yè)務(wù)都根據(jù)辦理要求無縫、順暢地流轉(zhuǎn)到相應(yīng)部門進(jìn)行辦理；通過流程圖、流程狀態(tài)可以輕松掌握其他部門的辦理情況（即未查看、已查看、已提交等），使得流程行為可追溯；一鍵群發(fā)短信催辦減少了催辦的溝通成本；基于安全級(jí)別的權(quán)限控制體系嚴(yán)格控制了每位用戶對(duì)流程的參與度，使各個(gè)部門間既互相獨(dú)立，又互相協(xié)同。

從工作效率上看，自新OA系統(tǒng)運(yùn)行以來，最快的一則學(xué)校發(fā)文流程（浙江大學(xué)關(guān)于調(diào)整國務(wù)院學(xué)位委員會(huì)浙江大學(xué)委員人選的請(qǐng)示），從部門擬稿到最后的文件發(fā)布，全流程在線上走完只耗時(shí)2小時(shí)53分鐘。如此的速度在從前用人工跑腿送文件的時(shí)代是不敢想象的。表 1是學(xué)校發(fā)文流程各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)與總耗時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，逗留時(shí)間較長的節(jié)點(diǎn)是部門會(huì)簽，發(fā)文初核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽節(jié)點(diǎn)。平均每個(gè)節(jié)點(diǎn)耗時(shí)8小時(shí)47分鐘，全流程走完耗時(shí)5天11小時(shí)44分鐘。

OA系統(tǒng)是信息化時(shí)代高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，對(duì)于提升高校行政管理能力、推進(jìn)自身管理改革具有重要的意義。因此，OA系統(tǒng)的建設(shè)必須持續(xù)推進(jìn)。相比舊版OA系統(tǒng)，新版OA存在以下優(yōu)勢(shì)。第一，校院兩級(jí)真正協(xié)同，業(yè)務(wù)功能不再僅僅局限于發(fā)文、督辦和信息管理，而是不斷向二級(jí)單位延伸，通過流程圖、流程狀態(tài)可以輕松跟蹤辦理情況，辦理行為可追溯。第二，系統(tǒng)可擴(kuò)展性增強(qiáng)，只要能將辦公室業(yè)務(wù)規(guī)范化為特定的流程，就可以在系統(tǒng)平臺(tái)部署，同時(shí)，對(duì)已有流程的變更也可以通過零代碼開發(fā)迅速配置，能快速響應(yīng)用戶需求。第三，系統(tǒng)采用國家數(shù)字校園信息標(biāo)準(zhǔn)，能順利與其他系統(tǒng)集成，目前已經(jīng)接入了信訪網(wǎng)站、短信平臺(tái)、郵件平臺(tái)，未來還要接入統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)及面向全校師生的服務(wù)審批平臺(tái)。第四，移動(dòng)版同步上線，打破時(shí)間和空間的局限，使用戶可以隨時(shí)隨地查閱文件，迅速提交辦理意見，碎片化時(shí)間得以利用，提高了工作效率?？偟膩碚f，新版OA系統(tǒng)能適應(yīng)浙大新階段的發(fā)展需求，滿足學(xué)校多層次、多業(yè)態(tài)、多管控模式的管理訴求，提升了學(xué)校的管理水平和信息化程度，為浙大完全實(shí)現(xiàn)“電子校務(wù)”、建設(shè)“雙一流”奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

表 1 學(xué)校發(fā)文流程各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)與總耗時(shí)