在出版企業(yè)財務(wù)管理信息化進程中利用ERP的實踐與思考

經(jīng)典

【摘要】本文闡述了財務(wù)管理信息化推進的必要性和對企業(yè)發(fā)展的積極影響，同時ERP系統(tǒng)作為加強信息化建設(shè)的重要手段也很好地推動了財務(wù)精細化管理以及財務(wù)轉(zhuǎn)型。通過參與從初步設(shè)計到上線一年多以來的過程，筆者思考了ERP系統(tǒng)真正能給環(huán)節(jié)多、批次小、品種雜的出版企業(yè)及其會計信息、會計人員帶來的正面效用，總結(jié)了經(jīng)驗，并對后續(xù)升級維護的方向提出了暢想。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)管理信息化；ERP實施；管理會計

一、財務(wù)管理信息化發(fā)展的意義和必要性

2016年6月22日，財政部發(fā)布《管理會計基本指引》，其中第二章“應用環(huán)境中”提到“單位應將管理會計信息化需求納人信息系統(tǒng)規(guī)劃”，說明國家在財務(wù)轉(zhuǎn)型的大背景下對財務(wù)信息及其信息系統(tǒng)提出了更高的要求。

從自身需求來說，出版企業(yè)自2009年逐步改制成為現(xiàn)代企業(yè)后就進入到市場競爭中，績效考核及生存的壓力、業(yè)務(wù)量及圖書品種的大幅上升都對企業(yè)管理的精細化程度有了更多的需求，需要一個強大的信息系統(tǒng)進行全方位整合化地管理，才能使財務(wù)信息的決策支持功能進一步提升。

二、ERP在財務(wù)管理信息化發(fā)展中的角色

由于外部及內(nèi)部的需求，ERP系統(tǒng)作為加強信息化建設(shè)的重要手段自進入中國市場以來就受到企業(yè)的熱捧。ERP不僅僅是一個信息操作系統(tǒng)，也可以說是整個企業(yè)經(jīng)營理念以及管理思路的一個互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)化的體現(xiàn)，即通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)貫穿了企業(yè)從頭到尾的的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動以及管理流程。通過ERP系統(tǒng)，企業(yè)可以通過信息的大整合進一步優(yōu)化資源配置，提升管理效率和經(jīng)營效率，進而提升企業(yè)的核心競爭力。

就特殊的出版企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)貫穿了從責任編輯申報選題到最終的發(fā)行回款及財務(wù)入賬環(huán)節(jié)，所有環(huán)節(jié)密切聯(lián)系，相關(guān)信息一次錄入，全系統(tǒng)內(nèi)共享，這樣不僅提高各環(huán)節(jié)效率，同時也能避免重復性工作及資源浪費，規(guī)避信息孤島。此外，財務(wù)數(shù)據(jù)來源于經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員，減少財務(wù)人員的錄入誤差，更重要的是能使財務(wù)數(shù)據(jù)更客觀、準確、及時地反映業(yè)務(wù)，從而更具相關(guān)性，為實現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)和財務(wù)的有機融合奠定基礎(chǔ)。由于業(yè)財融合是管理會計的重要原則，所以ERP系統(tǒng)能夠較大力度地促進財務(wù)會計由傳統(tǒng)的事后核算型到價值創(chuàng)造型的轉(zhuǎn)變。

三、ERP系統(tǒng)上線后帶來的積極影響

2017年以來筆者作為財務(wù)部項目對接入?yún)⑴c了ERP系統(tǒng)的整個上線過程，經(jīng)過一年多的設(shè)計、研發(fā)、測試、調(diào)整后，ERP系統(tǒng)已經(jīng)在企業(yè)內(nèi)部基本順暢使用，并發(fā)揮著如下正面的作用。

（一）財務(wù)部門在讀人、審核責任編輯提交并經(jīng)領(lǐng)導審核的圖書成本支付單據(jù)后，系統(tǒng)能夠自動生成相應的記賬憑證以及單書成本統(tǒng)計表等。在這個過程中，財務(wù)人員的工作重心從原先的錄人整理工作轉(zhuǎn)移到復核和調(diào)整原始錄入數(shù)據(jù)，這樣可以減少財務(wù)人員因手工錄入而出現(xiàn)的失誤，從而大大提高了成本歸集過程中財務(wù)人員的工作效率和正確率。

（二）財務(wù)人員承擔的角色也發(fā)生了改變。財務(wù)人員從“事后會計”轉(zhuǎn)為“過程會計”，以前是在收入利潤形成后做賬生成報表，現(xiàn)在通過全流程系統(tǒng)參與到整個業(yè)務(wù)過程中，監(jiān)督核算的同時還可以給業(yè)務(wù)人員和管理層出謀劃策，創(chuàng)造價值。此外，從事務(wù)性會計工作中抽離的財務(wù)人員可以將更多的精力放在后期的數(shù)據(jù)分析中，推動財務(wù)人員向復合型人才方向發(fā)展，為管理層提供更多前瞻性的信息支持，為財務(wù)轉(zhuǎn)型打下基礎(chǔ)。

（三）在使用ERP軟件之前，編印環(huán)節(jié)、發(fā)行環(huán)節(jié)、財務(wù)環(huán)節(jié)各使用一個獨立的操作系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)滯后、信息重復錄入、資源浪費的現(xiàn)象隨著業(yè)務(wù)量、圖書品種的增加變得更為嚴重。而ERP系統(tǒng)使用以后，編印發(fā)所有環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)保持了一致性以及共享性。所有的數(shù)據(jù)信息匯總到財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)，使得財務(wù)部門成為一個天然的數(shù)據(jù)中心，大大提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的深度與廣度，為財務(wù)部門的決策支持職能奠定基礎(chǔ)。

（四）各部門溝通協(xié)調(diào)更加順暢，形成了很好的協(xié)同效應。如ERP系統(tǒng)中的發(fā)行回款結(jié)算功能，一旦查詢到某張銷售單據(jù)回款后，財務(wù)人員就會在銷售系統(tǒng)中做單據(jù)結(jié)算處理，發(fā)行業(yè)務(wù)員通過查詢系統(tǒng)就能知曉，不需要像之前一樣逐筆與財務(wù)部門核對，再去手工整理自己的銷售臺賬或者向客戶催款。

（五）提高了管理者在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的掌控力。ERP系統(tǒng)打破了原來較為單一的僅能按部門或者會計科目為依據(jù)的統(tǒng)計模式，現(xiàn)可以從收入出發(fā)做客戶群統(tǒng)計，從成本出發(fā)比較各家印刷廠等，為精細化管理提供新思路。

（六）ERP系統(tǒng)現(xiàn)已實現(xiàn)使用終端多元化，各級管理人員除辦公電腦外，還可以通過手機客戶端操作系統(tǒng)，不僅能夠隨時查詢到想要的數(shù)據(jù)，出差在外也不會影響內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的審批，極大地提高了工作效率。

（七）ERP系統(tǒng)能夠處理、采集和存儲大量的非財務(wù)數(shù)據(jù)，成本信息來源于生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)，管理層和財務(wù)部門可以更好地實現(xiàn)對編印發(fā)全流程的監(jiān)督，加強內(nèi)部控制，提升企業(yè)價值。

（八）通過初步設(shè)計ERP系統(tǒng)中各板塊的業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可以趁機梳理、合并自身的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，棄掉意義不大的環(huán)節(jié)，在規(guī)范的前提下給流程減負，提高工作效率。

四、上線過程中留下的經(jīng)驗

（一）切忌操之過急，無論是在環(huán)節(jié)設(shè)計還是數(shù)據(jù)準確性上，前期的基礎(chǔ)一定要打牢，返工將會耗費比新項目更多的人力物力，造成不必要的資源浪費。

（二）在軟件程序設(shè)計初期，無論多盡善盡美，后期一定存在需調(diào)整改進的地方，所以在程序初設(shè)時應給后期的修改“留有余地，，。

（三）在整個開發(fā)過程中需與軟件工程師的反復溝通、緊密聯(lián)系，力保設(shè)計人員深入理解所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，制定出符合企業(yè)自身實際情況的軟件操作流程，真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與自動化信息系統(tǒng)融合在一起，和出版工作形成一種良性的互動，這就是所謂的“接地氣”。同時應重視對各環(huán)節(jié)關(guān)鍵人員的培訓工作，否則無法真正發(fā)揮ERP系統(tǒng)的實際效用。

（四）初始化數(shù)據(jù)在錄入新系統(tǒng)前后均要反復核對調(diào)試，務(wù)必要避免數(shù)據(jù)在新舊系統(tǒng)銜接不上的情況。

（五）新舊系統(tǒng)需并行一段時間，定期比對新舊系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，同時測試系統(tǒng)是否真的已經(jīng)達到實際使用的基本要求，是否與工作實際結(jié)合地很好，為后期的升級維護提供新思路。

（六）領(lǐng)導的重視是系統(tǒng)成功上線運行的一個重要因素。雖然在設(shè)計時會盡量符合企業(yè)已有的工作流程，讓員工使用系統(tǒng)時不會感覺變化太大，但畢竟要打破原先的工作模式，且系統(tǒng)的反復調(diào)試過程中難免會帶來一些工作上的負面情緒，出現(xiàn)拖延推諉等現(xiàn)象，這時候就需要領(lǐng)導從思想上認識到系統(tǒng)對于企業(yè)發(fā)展壯大的重要性，大力推進，親自督辦。

（七）ERP系統(tǒng)設(shè)計研發(fā)過程中應盡可能多地在系統(tǒng)中設(shè)置自動計算部分，減少人工輸入，如自動計算碼洋、千印張、稿酬稅等，這樣就能盡可能地減少人為失誤導致的誤差。

五、關(guān)于未來二次開發(fā)的展望

雖然事前已諸多考慮，力求盡善盡美，筆者在運行一段時間后認為現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)仍有可進一步提升的空間。

（一）通過系統(tǒng)推進全面預算管理。在沒有ERP系統(tǒng)的情況下，原來的預算工作其實并沒有真正操作執(zhí)行，所謂的預算數(shù)據(jù)大多是財務(wù)部門在前一年的實際發(fā)生數(shù)上稍作調(diào)整，應付過去。現(xiàn)在有了ERP系統(tǒng)，大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯聚其中，各部門人員也參與進來，預算再也不是“無源之水”。此外，初步預算形成后可以在系統(tǒng)中設(shè)置預算數(shù)據(jù)，這樣就可以隨時顯示出實際發(fā)生數(shù)與預算數(shù)的比例關(guān)系，例如管理者可以隨時監(jiān)控收入的完成比例或者費用的超支情況，以便調(diào)整下一步管理思路。

（二）現(xiàn)已在成本系統(tǒng)實現(xiàn)自動生成記賬憑證，筆者預想所有的費用單據(jù)也可以照此執(zhí)行，同時通過掃描等技術(shù)將報銷的原始憑證也存檔在系統(tǒng)中，便于隨時審核、調(diào)閱等，這樣也能免除財務(wù)人員一查賬就鉆入堆積成山的會計憑證中的慘狀。

（三）進一步提升系統(tǒng)的智能程度，盡量增加自動計算環(huán)節(jié)。如開發(fā)啟用人力資源系統(tǒng)，在人力部門設(shè)定好相應系數(shù)以后，系統(tǒng)就能自動計算出當月的應發(fā)工資和個所稅，需進行個別調(diào)整的情況下才進行人為干預。

六、結(jié)束語

毫無疑問地，財務(wù)信息化的進一步建設(shè)需要大量資金支持，且ERP系統(tǒng)在上線過程中會耗費企業(yè)大量的人力物力，但實踐證明這對于企業(yè)的長遠發(fā)展是一件“功在當下，利在千秋”的好事，不僅能讓企業(yè)的管理整體更上一層樓，還為財務(wù)向管理會計方向轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支持。同時技術(shù)的進步也對財務(wù)人員提出了更高的要求，不僅要掌握財務(wù)知識，還要懂業(yè)務(wù)、懂發(fā)展、懂趨勢、懂溝通，這樣才能“人機合一”，發(fā)揮出ERP系統(tǒng)真正的效用，讓企業(yè)在市場竟爭中立于不敗之地。

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