淺談信息化時代機關檔案工作的編研與開發(fā)

摘要：機關單位在我國社會和政治方面有著極高的地位，與我國的建設和發(fā)展有直接的關系，所以機關單位的建設和管理工作始終是重點，其中的檔案工作就是一個重要的內(nèi)容，機關單位的檔案工作對于機關單位的正常運行和發(fā)展有很大的作用，隨著我國的科技發(fā)展，機關單位的檔案管理工作也出現(xiàn)了新情況，受到現(xiàn)代科技的影響，機關單位的檔案工作也呈現(xiàn)出了信息化的特點，這些都促進了現(xiàn)代機關單位檔案工作編制和開發(fā)的發(fā)展，對于機關單位的檔案管理工作有重要的意義。所以本文就針對現(xiàn)代社會的信息化背景下，機關單位的檔案工作編研及開發(fā)進行研究。

關鍵詞：機關單位 檔案工作 信息化 編譯 開發(fā)

檔案編研工作是機關單位十分重要的工作內(nèi)容，檔案工作對于機關單位的工作開展有很大的幫助，尤其是現(xiàn)在社會的信息化使得信息的共享成為了常見的現(xiàn)象，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術的發(fā)展也給檔案編制工作提供了極大的便利，所以在現(xiàn)在的機關單位的檔案編制和開發(fā)工作中，信息化的趨勢就更加明顯了，這給檔案編制和開發(fā)工作帶來很大的影響，也給機關單位的工作帶來了很大的便利。

一、信息化對機關單位傳統(tǒng)檔案編研工作帶來的影響

（一）數(shù)據(jù)庫的應用

在信息化的環(huán)境下，計算機技術和網(wǎng)絡技術是主流，所以檔案編研工作中，計算機技術和網(wǎng)絡技術的應用也就極為普遍，其中應用比較廣泛的就是數(shù)據(jù)庫技術，應用數(shù)據(jù)庫，工作人員能夠通過建立數(shù)據(jù)庫的方式將檔案中重要的文件、案卷等資源進行數(shù)據(jù)化的存儲和備份，并通過互聯(lián)網(wǎng)上傳，達到信息資源共享的目的，這樣能夠增加資料的利用率，也能夠便于檔案信息的存儲。建立數(shù)據(jù)庫這種檔案信息的數(shù)字化存儲方式使得檔案工作更加便捷和高效，數(shù)字化的存儲方式也對檔案編研與開發(fā)的自動化、現(xiàn)代化發(fā)展十分有利，這些都對檔案工作的建設和管理提供極大的幫助，將檔案編研工作的效率提高，也能改將其成果盡快進行共享，使其更好為人們提供服務，滿足使用需求。在信息化的背景下，電子檔案和數(shù)字檔案的編研是檔案編研工作中極為重要的一部分，所以在進行電子檔案的編研時，其內(nèi)容和格式就極為重要，因為信息化的數(shù)據(jù)對于信息的兼容性等有很高的要求，所以在進行電子檔案的編研時，要格外注意檔案信息的真實性、完整性，以及編制軟件的兼容性，使檔案信息能夠被大多數(shù)的人使用。在電子檔案建立之后，就需要對相關的軟件和程序進行研發(fā)，其中就包括了檔案的檢索工作，要建立專門的檢索軟件和系統(tǒng)對檔案信息進行檢索和利用，這樣能夠方便檔案信息的利用。

（二）檔案工作出現(xiàn)的新變化

在信息化的背景下，檔案工作的很多方面都出現(xiàn)了新的變化，比如檔案的載體就由原來的紙質(zhì)載體變?yōu)榱穗娮游募橹鞯碾娮虞d體，檔案信息的傳播也從實體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱颂摂M的網(wǎng)絡傳播，檔案管理工作由原本的人工管理轉(zhuǎn)為了自動化的管理，檔案在利用時也不需要親自到檔案管理機構借閱，只需要進行網(wǎng)上查詢，檔案的類型和數(shù)量都顯著增加。這些新變化給檔案管理和利用等都產(chǎn)生了新的影響，尤其是電子檔案的出現(xiàn)，使得社會各界對于檔案的重視提高，各種檔案資料相繼被記錄，給工作人員的工作帶來很大的壓力，檔案的編研更加嚴謹，種類也更加多樣，管理起來也十分困難，人們對于電子檔案的需求和使用也發(fā)生了新的趨勢，檔案信息的跨單位和跨領域查詢利用已經(jīng)十分常見，人員對于信息的高質(zhì)量和全方位的需求使得人們對于檔案信息的需求也相應提高。在信息時代，信息化的工作方式給人們的行為方式和需求都帶來了很大的變化，所以在新時期，原先封閉的檔案編研工作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會的需要，檔案編研工作需要繼續(xù)尋找新的方式、方法。

二、信息化環(huán)境下檔案編研工作的特點

（一）社會性

在信息化的社會背景下，檔案編研更加依賴互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術，這些技術使得信息的流通和查詢更加便利，于是在利用信息技術對檔案進行編研時也為會呈現(xiàn)出相應的特點，信息的廣泛性等特征使得檔案的編研工作也呈現(xiàn)出了社會性，檔案編研的過程中，編研的主體主導地位十分突出，相關的檔案編研人員和機構已經(jīng)打破了原本的封閉性，除了專業(yè)的檔案管理人員之外，社會上的很多領域的相關人員都能夠進行檔案的編研，而且檔案信息也能夠通過網(wǎng)絡在社會上進行流通和使用，甚至一般的民眾都能夠通過專門的軟件和程序進行查詢和使用。

（二）選題廣泛性

在信息化的背景下，檔案編制工作呈現(xiàn)出了新的趨勢，很多的電子檔案被編研和利用，檔案信息的公開流通和查閱也成為了常態(tài)，這些都在一定的程度上使檔案的編制人員在進行編制時適當考慮到人們的使用需求，所以在進行方檔案的選題時也就更加廣泛，對各個類型的選題都進行了考慮，拓寬了選題的范圍，讓編研人員能夠在選題時更加靈活，也能夠更好滿足人們的需要。在進行電子檔案的編制時，編制人員會先對網(wǎng)絡上的相關信息進行查詢，在確定大致的范圍之后，根據(jù)人們關注的熱點內(nèi)容進行選題，使檔案編制工作能夠更加迎合和滿足人們的需求，而且這種方式確定出的選題和編制的相關檔案資料還能夠作為重要的資料服務于學術研究。在信息化的背景下，檔案的編制工作更加便利和高效，相比于傳統(tǒng)的檔案編制工作，在進行選題時，不需要考慮太多工作量的問題，無論是什么選題都能夠快速完成，便利了工作人員的工作。在進行選題的過程中，對新型選題的選擇也能夠反映出社會熱點和人們的關注重心，能夠促進社會的相關建設。

（三）自動化

信息化的社會中，各種高新技術和設備的應用是十分普遍的，所以在檔案的編制工作中，各種新型的技術和設備都被應用，特別是相關軟件和技術的開發(fā)，使得工作人員在編制檔案時更加高效，自動化成為了現(xiàn)在電子檔案編制的一個顯著特點。利用相關的軟件，編制人員在編制時只要進行查詢，就能夠很快得到相關的數(shù)據(jù)和資料，進行編制，編制的效率明顯加快。

三、信息化環(huán)境下機關單位檔案工作編研與開發(fā)的措施

（一）完善統(tǒng)一的機關單位檔案信息化工作體系

統(tǒng)一的檔案信息化工作體系是信息化背景下檔案工作編研與開發(fā)的重要基礎和保障，可以推動檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和高效性，加強管理和監(jiān)督，有了一個完善的、統(tǒng)一的工作體系，能夠加強檔案工作的管理。想要建設完善統(tǒng)一的工作體系，首先是要完善運行機制，要建立由辦公部門牽頭、相關部門聯(lián)動的電子文件管理機制，實現(xiàn)電子文件的全程管理。在檔案的編制工作中，相關的檔案管理部門要注意加強管理和帶頭作用，要能夠?qū)崿F(xiàn)上下協(xié)調(diào)，共同促進檔案編制工作的發(fā)展，提高信息化在檔案編制工作中的比重，促進機關單位的電子檔案的編制，要充分利用部門的資源幫助編制檔案。其次是要規(guī)范檔案編制的行為，要在電子檔案的編制過程中嚴格對檔案信息的真實性和完整性進行檢查，制定相關政策，制定一系列的計劃，然后按照計劃進行編制，對編制人員的專業(yè)能力進行提高，保證檔案編制的專業(yè)性和科學性。

（二）規(guī)劃建設統(tǒng)一的檔案信息資源共享系統(tǒng)

在信息化的背景下，信息的流通和共享是很普遍的特征，人們更加重視對信息資源的共享，所以在進行檔案的編制時，需要做好信息資源的共享，要建立起統(tǒng)一的檔案信息資源共享系統(tǒng)，促進電子檔案的編制，然后將編制好的檔案進行共享，促進其傳播，盡量滿足人們對于信息的需求，加大對系統(tǒng)的建設，讓人們得到更多的便利。

（三）加強技術和資金支持

檔案的信息化編制工作是一項技術含量比較高的工作，需要大量的新科技和技術人員，所以在該過程中，需要消耗大量的人力和物力，其中最重要的是新技術的應用，所以機關單位要注意加強對檔案管理部門的技術和資金支持。

（四）建立統(tǒng)一的檔案信息查閱系統(tǒng)

信息化的檔案編制工作中，檔案的查閱工作也是十分重要的，資源的共享的實現(xiàn)也是通過建立快捷的查閱系統(tǒng)達到的，所以在進行信息化的檔案編制工作中，對查閱系統(tǒng)的建立也必須要重視，需要將檔案信息進行數(shù)字化的傳輸和共享，讓人們能夠利用專門的查詢軟件和系統(tǒng)查詢到。機關單位可以向公眾公開檔案信息查詢系統(tǒng)，通過充值和實名認證的方式授予用戶訪問權限，讓用戶能夠進行遠程查詢和使用，提高檔案信息的利用率。在機關單位的內(nèi)部也要建立起電子查閱系統(tǒng)，用電子查閱代替?zhèn)鹘y(tǒng)的查閱方式，方便信息的查閱和使用。

四、結(jié)語

信息化已經(jīng)成為了21世紀的重要趨勢，機關單位的檔案工作作為其重要的工作內(nèi)容，也應該順應時代的發(fā)展，推進其信息化進程，加強對電子檔案的編制。

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（作者簡介：蘇俠，本科，山西太原師范學院生物科學專業(yè)，山西陽泉市城區(qū)政府治超辦。）