檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

閻淼

【摘要】：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化成為一種主要管理形式，促進(jìn)了檔案管理今后的發(fā)展趨勢(shì)。采用檔案信息化管理，不僅促進(jìn)檔案內(nèi)部資料的長(zhǎng)期保存，還實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和融合。從信息化建設(shè)及管理現(xiàn)狀來(lái)看，在信息化建設(shè)及管理中還存在各種不足，還需要不斷改進(jìn)和完善。

【關(guān)鍵詞】：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對(duì)檔案進(jìn)行記錄的基礎(chǔ)上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進(jìn)行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業(yè)管理的過(guò)程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業(yè)內(nèi)部的人力資源以及領(lǐng)導(dǎo)管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

1、檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.1檔案信息化建設(shè)的革新性

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進(jìn)不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢(shì)之一。現(xiàn)代信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比具有革新性，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案管理部門利用電子信息技術(shù)能夠及時(shí)收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過(guò)程中的很多麻煩；檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理，能夠?qū)κ占男畔⑦M(jìn)行真假分辨，并且結(jié)合信息的使用范圍進(jìn)行分類，提高內(nèi)容的可靠性，實(shí)現(xiàn)快速處理；檔案管理信息化建設(shè)為信息資源的存儲(chǔ)提供無(wú)限空間，信息處理完畢后，自動(dòng)歸檔，并存儲(chǔ)在虛擬的庫(kù)房中，省去實(shí)際空間占用的問(wèn)題，提高存儲(chǔ)安全性。在信息化的建設(shè)下，檔案管理要實(shí)現(xiàn)全面革新，迎來(lái)更好的管理模式。

1.2檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分繁雜，所以檔案完善建設(shè)階段需要較長(zhǎng)時(shí)效。在新時(shí)期，檔案管理部門在加強(qiáng)建設(shè)內(nèi)容的同時(shí)，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設(shè)內(nèi)容細(xì)化、分化、消化。檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性主要指，建設(shè)時(shí)期對(duì)時(shí)間觀念的有效掌控，為避免建設(shè)時(shí)期過(guò)長(zhǎng)，建設(shè)時(shí)間要以保障信息化建設(shè)檔案的質(zhì)量為前提。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統(tǒng)軟件及設(shè)施。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)性準(zhǔn)則，建設(shè)途中至建設(shè)結(jié)束都應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)效性原則。

2、影響檔案信息化建設(shè)及檔案管理的因素分析

2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

隨著信息社會(huì)的到來(lái)，檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善，慢慢使得檔案管理方式發(fā)生了巨大的變革，尤其體現(xiàn)在檔案管理的服務(wù)理念上的革新和變化。信息技術(shù)對(duì)檔案管理主要有以下幾個(gè)影響：首先檔案管理信息化使得單個(gè)部門的工作效率能夠得到有效提高；其次檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)最直接明顯的成果是能夠使得檔案查閱利用起來(lái)更加方便快捷，這樣一來(lái)使得個(gè)人工作效率得到有效提高，并且方便于民；最后檔案管理的信息化能有實(shí)現(xiàn)資源共享，提高組織效率。由于部分工作人員并未清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了信息化建設(shè)進(jìn)程，大大降低了檔案管理能力，影響了檔案管理工作的效率。

2.2檔案息化水平差異大

地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡是我國(guó)普遍存在的一個(gè)問(wèn)題，在檔案管理信息化進(jìn)程上也體現(xiàn)的非常明顯。經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高的地區(qū)相較于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平落后的地區(qū)檔案管理部門在信息化設(shè)施上以及管理人員的專業(yè)水平上都有著較大的差異，這導(dǎo)致檔案管理水平參差不齊。

3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)及檔案管理對(duì)策建議

3.1加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享

資源共享是信息化建設(shè)最突出的特點(diǎn)之一，依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化建設(shè)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。在當(dāng)前的新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)將工作的重點(diǎn)放在推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享兩個(gè)方面。首先，要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。應(yīng)遵循科學(xué)合理的原則編制相應(yīng)的工作計(jì)劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。應(yīng)在滿足用戶使用需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財(cái)、物等方面的投入力度，進(jìn)而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享?？筛鶕?jù)國(guó)家最新出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間有機(jī)融合，這樣能實(shí)現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過(guò)程的網(wǎng)上操作。

3.2搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺(tái)

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，必須建立全面的數(shù)字化平臺(tái)，這樣就可以為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統(tǒng)，在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中需要從實(shí)際情況出發(fā)，有目的、有規(guī)劃地建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)以及檔案管理信息軟件平臺(tái)。在平臺(tái)信息化建設(shè)的過(guò)程中，還需要建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要依靠一個(gè)綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣就可以更好地進(jìn)行收集、歸檔、整理。

3.3不斷創(chuàng)新檔案信息化管理模式

檔案管理最終目的是為人們進(jìn)行檔案查閱與搜集等檔案需求行為服務(wù)的管理體制，而管理體制若想符合當(dāng)代人們對(duì)檔案管理服務(wù)要求，檔案管理者就應(yīng)將檔案管理工作立于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)“優(yōu)勝劣汰”的大環(huán)境中，不能抱著得過(guò)且過(guò)的消極思想進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)具有“生于憂患死于安樂(lè)”的危機(jī)意識(shí)，不斷突破傳統(tǒng)檔案管理理念局限，運(yùn)用創(chuàng)新思維打破檔案管理工作瓶頸，企業(yè)應(yīng)不斷豐富、拓寬檔案管理理念，并不斷扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案意識(shí)，即將“只重視檔案保管、忽視檔案利用”向“重視檔案利用、合理保管檔案”的檔案管理理念轉(zhuǎn)變。在確保檔案管理安全、可靠前提下，檔案管理者應(yīng)將檔案向社會(huì)開放，從而使檔案真正為人們服務(wù)。對(duì)于檔案管理人員，能夠使檔案管理方法行之有效的前提，是不斷強(qiáng)化自身管理能力，與檔案服務(wù)意識(shí)，使自身管理綜合素質(zhì)符合當(dāng)今管理信息化需求，從而引領(lǐng)檔案發(fā)展走向社會(huì)化、科技化、科學(xué)化、人性化發(fā)展道路。

結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)時(shí)間比較長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)的工程。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用給檔案管理工作提供了更好的發(fā)展空間，有效地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術(shù)，有效地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】：

[1]姚保華.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（04）：15+34.