略談如何使檔案得到有效利用

孟兆陽(yáng)

摘要：機(jī)關(guān)檔案對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，其是對(duì)機(jī)關(guān)工作的真實(shí)記錄，能夠客觀反映機(jī)關(guān)單位的工作水平。并且，檔案信息具有很高的利用價(jià)值，其能為機(jī)關(guān)工作提供參考依據(jù)。因此，為促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化，需要明確管理重點(diǎn)，并提升其服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案信息有效利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；措施

保障檔案的有效利用，既需要從利用成本控制、利用收益增加和效果提高兩個(gè)方面思考對(duì)策，也需要從利用服務(wù)的改善和利用宣傳對(duì)需求的引導(dǎo)和激發(fā)角度開展工作。

一、控制檔案利用成本

降低檔案利用成本應(yīng)該根據(jù)檔案工作實(shí)際情況從兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：通過(guò) 科學(xué) 控制檔案部門的管理成本，提高管理資源配置率，集中力量增加對(duì)與利用者滿意度直接相關(guān)的工作投入；同時(shí)提供方便高效的利用服務(wù)和方式創(chuàng)新，從整體上間接地降低利用者利用檔案的使用成本和機(jī)會(huì)成本、時(shí)間成本和資金成本。

（一）控制管理者成本

在檔案利用成本中，占用比例最大也最容易計(jì)量統(tǒng)計(jì)的成本就是檔案部門投入到檔案利用過(guò)程中的管理者成本。這部分投入來(lái)自于國(guó)家社會(huì)對(duì)檔案部門的公益性投入，并與檔案信息資源的收集、整理、保管程度和提供利用服務(wù)的力度息息相關(guān)。相對(duì)于其他社會(huì)文化事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)備、軟件設(shè)施和人員經(jīng)費(fèi)都相對(duì)偏低，不應(yīng)進(jìn)一步削減，但是現(xiàn)有資源的使用效率卻存在可以提高的空間，尤其是目前館藏檔案耗資不薄。

（二）降低利用者成本

檔案利用者的利用行為本身是需要付出成本和“代價(jià)”的。利用者需要付出時(shí)間和精力、人力、物力和財(cái)力來(lái)真正實(shí)現(xiàn)與檔案信息的互動(dòng)。在利用者所付出的成本中，除了較為獨(dú)特的“檔案原件”利用要耗費(fèi)較大的財(cái)力和資金，絕大部分利用活動(dòng)主要花費(fèi)的都是時(shí)間成本，并以同樣時(shí)間內(nèi)不進(jìn)行檔案利用而進(jìn)行其他生產(chǎn)活動(dòng)創(chuàng)造其他收益的“機(jī)會(huì)成本”形式存在。因此，檔案部門一定要在利用活動(dòng)中重點(diǎn)考慮檔案利用的時(shí)間成本，通過(guò)各種利用方式優(yōu)化、檔案信息整合來(lái)盡力降低利用者的成本投入，從而提高檔案的有效利用度。

二、提高檔案利用收益/效果

檔案有效利用必須重視對(duì)利用者需求的研究，以檔案利用者滿意度和需求滿足程度作為衡量利用收益和效果的現(xiàn)實(shí)指標(biāo)。因此，提高檔案利用收益可以重點(diǎn)關(guān)注利用者需要什么內(nèi)容的檔案信息，以及如何進(jìn)一步正確引導(dǎo)和激發(fā)擴(kuò)大利用者的利用需求。

（一）收集與利用者需求匹配的檔案信息

檔案利用者的滿意度是檔案利用收益的客觀體現(xiàn)，直接取決于需要利用的檔案與實(shí)際提供利用的檔案之間的匹配程度。檔案部門在收集能力有限而利用者需求無(wú)限的矛盾情況下，要盡可能地提高檔案利用收益，就必須確定一個(gè)檔案信息的核心收集范圍，集中人力、財(cái)力和物力保證核心檔案信息的供應(yīng)和服務(wù)。

（二）優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)

盡管利用者需求是一種客觀存在，但對(duì)需求的認(rèn)識(shí)和表達(dá)卻因人而異，存在不同的層次和狀態(tài)。如果利用者潛在的利用需求無(wú)法轉(zhuǎn)變成實(shí)際的利用行為，那么檔案利用的收益仍然無(wú)從體現(xiàn)。所以，優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)，宣傳引導(dǎo)合乎利用目的的正確的需求表達(dá)，是保證利用收益不可忽視的重要措施。

檔案利用者需求從層次區(qū)別上可以分成檔案利用需求的客觀狀態(tài)、認(rèn)識(shí)狀態(tài)和表達(dá)狀態(tài)?？陀^狀態(tài)的檔案利用需求不受主觀意識(shí)支配，是一種客觀存在，由檔案利用者的工作性質(zhì)、任務(wù)、社會(huì)環(huán)境等綜合決定。對(duì)客觀需求的控制只能是一種預(yù)測(cè)和了解，無(wú)法完全主觀掌控，檔案部門對(duì)其的準(zhǔn)確把握還要依靠多方面的共同努力。因此，檔案部門要把對(duì)檔案利用需求的優(yōu)化控制重點(diǎn)放在可以進(jìn)行主觀控制的認(rèn)識(shí)需求和表達(dá)需求兩個(gè)層次之上。

第一，通過(guò)檔案宣傳激發(fā)檔案認(rèn)識(shí)需求。檔案利用的認(rèn)識(shí)需求是一個(gè)由需求心理活動(dòng)支配的意識(shí)和思維過(guò)程。因?yàn)?，利用者一般都是在特定的工作環(huán)境和檔案環(huán)境等因素刺激下開始意識(shí)到檔案利用的價(jià)值和作用的，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上思考自己的工作活動(dòng)與檔案利用之間的關(guān)系，從而認(rèn)識(shí)自己客觀的利用需求。所以，對(duì)利用者認(rèn)識(shí)需求狀態(tài)的優(yōu)化控制重點(diǎn)在于控制其檔案需求心理活動(dòng)，即通過(guò)檔案宣傳工作有針對(duì)性地激發(fā)社會(huì)潛在利用者對(duì)檔案利用價(jià)值的認(rèn)同和實(shí)施利用的必要。例如，可以通過(guò)檔案利用成果展覽以生動(dòng)活潑的形式向社會(huì)展示檔案利用所產(chǎn)生的巨大社會(huì)效益和 經(jīng)濟(jì) 效益，必要時(shí)還可通過(guò)反面實(shí)例說(shuō)明未利用檔案所帶來(lái)的資源損耗和浪費(fèi)，從而強(qiáng)化社會(huì)利用檔案的意識(shí)，激發(fā)利用檔案的愿望，鼓勵(lì)有效的檔案利用行為。

第二，通過(guò)內(nèi)外調(diào)節(jié)引導(dǎo)檔案表達(dá)需求。潛在的檔案利用需求是大量而廣泛的，但是只有部分需求能夠被正確表達(dá)出來(lái)，也就是說(shuō)，表達(dá)出來(lái)的需求比實(shí)際需求要少得多。而且，未經(jīng)引導(dǎo)的表達(dá)需求常常也無(wú)法反映利用者最確切的需要，準(zhǔn)確性有限。因此，檔案部門需要通過(guò)內(nèi)部和外部的兩種調(diào)節(jié)方式來(lái)引導(dǎo)檔案需求的正確表達(dá)。內(nèi)部調(diào)節(jié)即明確不同利用群對(duì)信息的需求心理和習(xí)慣，并加以疏導(dǎo)和調(diào)節(jié)。如 科學(xué) 研究者對(duì)檔案內(nèi)容的求新和一般利用者的求快心理所產(chǎn)生的需求是不同的。檔案部門只有因人而異地加以內(nèi)部調(diào)節(jié)才能在需求順利表達(dá)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更大的利用者滿意度。外部調(diào)節(jié)即通過(guò)出版發(fā)行檔案館指南和開辦檢索系統(tǒng)使用培訓(xùn)等方式讓利用 者接觸檔案信息或檢索工具，使利用需求有的放矢。在 計(jì)算 機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的有力輔助下，檔案部門逐漸開始提倡自助服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)，這一舉措實(shí)際上也是從需求引導(dǎo)角度提高需求滿足度的有益方式。

檔案需求從客觀狀態(tài)向認(rèn)識(shí)狀態(tài)的飛躍并進(jìn)而產(chǎn)生的實(shí)際檔案利用行為提高了利用檔案的活動(dòng)次數(shù)，為檔案利用收益的提高創(chuàng)造了更大空間；而檔案需求的正確表達(dá)和合理控制有利于檔案部門更好地為利用者提供有針對(duì)性的令人滿意的服務(wù)，直接帶來(lái)利用收益。因此，實(shí)際工作中檔案部門也常將檔案利用教育和宣傳作為提高檔案有效利用的促動(dòng)力。

總之，結(jié)合檔案利用效益社會(huì)性、隱蔽性的特點(diǎn)重視外部環(huán)境對(duì)利用者的影響，發(fā)揮好檔案宣傳教育對(duì)利用者的激發(fā)和引導(dǎo)作用，并提高檔案利用效益的明朗度和社會(huì)認(rèn)同度。