實施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

李瑋

摘要：伴隨現(xiàn)代社會信息化的飛速發(fā)展，信息技術(shù)對人類產(chǎn)生了各方面的影響，而互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用則成為高校檔案發(fā)展的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展?jié)M足了高校檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求，充分表現(xiàn)出高校檔案的技術(shù)化、現(xiàn)代化，并加快了高校檔案管理發(fā)展的步伐。而實施文檔一體化管理則是高校檔案管理的必然性發(fā)展趨勢，可以有效提高高校的教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，真正落實教育資源的共享化。本文將對實施文檔一體化的意義進(jìn)行分析，并提出實施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的方法。

關(guān)鍵詞：實施文檔一體化；檔案信息化；建設(shè)

引言

在檔案信息化建設(shè)的過程中，實施文檔一體化管理是社會信息發(fā)展的結(jié)果，對于檔案管理的方法和手段都產(chǎn)生了較大的影響。不斷加快檔案信息化建設(shè)的腳步，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，這將是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

一、實施文檔一體化管理是社會發(fā)展的客觀要求

隨著我國教育水平的提高，受國家政策的影響，高等學(xué)校的擴(kuò)招現(xiàn)象日益嚴(yán)重，高校學(xué)生日益增多，畢業(yè)生的就業(yè)問題受到了廣泛的關(guān)注。一方面是學(xué)生就業(yè)困難，一方面是用人單位在眾多畢業(yè)生中進(jìn)行人才的挑選十分困難，實施文檔一體化的管理可以幫助用人單位更快捷地查詢到畢業(yè)生的成績、在校表現(xiàn)等情況，有助于優(yōu)秀畢業(yè)生的合理就業(yè)，做到人才的合理安排，從而推動社會的發(fā)展。同時，文檔一體化的管理可以讓信息實現(xiàn)很大程度的共享，學(xué)生能夠利用網(wǎng)絡(luò)獲得自己所需要的學(xué)習(xí)資源，進(jìn)而讓學(xué)生的學(xué)習(xí)水平得到提升。

二、高校檔案管理建設(shè)存在的問題

1.學(xué)校對檔案工作的重視程度不夠高。現(xiàn)在高校在學(xué)校的管理過程中，往往把提高學(xué)校的軟硬件設(shè)施，提高學(xué)校的教學(xué)水平和質(zhì)量，以及提高學(xué)校的科研水平，擴(kuò)大學(xué)校的影響力作為學(xué)校管理的主要任務(wù)。檔案管理作為一種不放在表面的，不影響實力的工作，被放在了非常次要的地位，大多數(shù)高校都對檔案工作的重視程度不高，沒有充分認(rèn)識到學(xué)校檔案管理的真正作用及其意義，也未能充分地認(rèn)識到檔案管理可以為學(xué)校的科研工作和教學(xué)工作提供便利。正是因為這種對檔案管理工作不重視甚至輕視的心態(tài)，使得學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題。比如說對一些資料歸檔立卷不及時，導(dǎo)致一些資料材料擠壓，或者說檔案存放的質(zhì)量低下，歸類不明確，導(dǎo)致查詢不便利等。同時，也由于高校對檔案工作的重視程度不夠，所以高校沒有形成完備的檔案工作的管理體系和相關(guān)的制度，也沒有在檔案工作上投入足夠的經(jīng)費(fèi)。

2.檔案工作人員管理意識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案工作人員是進(jìn)行檔案工作計劃、安排和管理的工作人員，是檔案信息資源存儲的重要人員，但是檔案工作人員在檔案管理工作方面也存在一些問題。部分高校檔案管理的工作人員可能以為自己所在高校的主要任務(wù)是學(xué)校的教學(xué)工作以及科研工作，因此會在心理上覺得自己的檔案管理工作不重要，會把自己放在一個比普通教師低的位置上，心理上的落差會導(dǎo)致他們管理的懈怠。另外，我們知道，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程尤為重要，因此熟練地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計算機(jī)，是檔案管理人員的一項必備技能。

三、實施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略

1.完善檔案管理規(guī)范。實施文檔一體化的管理方式來推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，是需要一定的財力、人力和物力作為支持的，需要有關(guān)部門建立相關(guān)的平臺來實現(xiàn)文檔一體化管理。在構(gòu)建平臺的過程中，相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)要不斷強(qiáng)化自身的管理力度，并完善檔案管理規(guī)范，從而為規(guī)范化的檔案管理提供有力保障。在規(guī)范檔案管理的過程中，肯定需要購買相關(guān)的辦公用品，這就需要嚴(yán)格按照相關(guān)的購買規(guī)定，對文件信息實行合理科學(xué)的分類。

2.系統(tǒng)化地規(guī)劃檔案管理軟件。部分檔案機(jī)構(gòu)的管理軟件無法兼容其他檔案部分的軟件，這就在很大程度上降低了檔案信息的利用效率。所以，要不斷規(guī)劃檔案管理軟件，結(jié)合文檔一體化過程中的實際問題，以全盤管理的角度作為分析的出發(fā)點(diǎn)。首先，檔案管理部門要選擇高智能、高應(yīng)用性能的系統(tǒng)軟件，從而讓文件信息可以自由地在部門內(nèi)部進(jìn)行無障礙輸送，這將是實施文檔一體化管理的基礎(chǔ)條件。其次，要針對檔案管理中的差異性進(jìn)行研究，根據(jù)不同部門的工作內(nèi)容來確定檔案保管的時間范圍和方式方法。最后，要保證檔案信息的安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息的安全性不斷受到侵襲，要避免文檔在使用過程中遭到病毒、黑客的攻擊。除此之外，要將文檔進(jìn)行合理科學(xué)的分級整理，并運(yùn)用相關(guān)的加密技術(shù)保證信息的安全性。為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應(yīng)在初期使用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，當(dāng)確認(rèn)電子檔案無誤完整之后，可以考慮將紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀。

四、對文檔一體化管理系統(tǒng)的科學(xué)選用

高校文檔一體化管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)維護(hù)、公文管理、其他檔案管理等多個項目內(nèi)容。其中公文管理又可以簡單地分為收文管理和發(fā)文管理。前者主要是將高校各職能部門的業(yè)務(wù)活動通過電子文件的形式加以處理，根據(jù)公文的登記日期、序號、流轉(zhuǎn)狀態(tài)等信息進(jìn)行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登記、催辦等，監(jiān)控整個流程后順利完成文件發(fā)布。后者主要是處理一些高校的內(nèi)部文件和外來文件，在起草電子公文后將其發(fā)送到相關(guān)部門，走審批、修改、會簽等正常程序，待形成正式公文后發(fā)布到學(xué)校辦公系統(tǒng)中。具體流程包括起草發(fā)文、流轉(zhuǎn)、催辦、監(jiān)控流程、完成發(fā)布。另外，紙質(zhì)公文和電子公文在形式上是有區(qū)別的，電子公文需要進(jìn)行初次鑒定和銷毀，檔案管理員對于那些有價值的電子公文可以整理歸檔。

結(jié)束語

總而言之，檔案信息是十分重要的信息來源。隨著社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人的需求，實施文檔一體化管理模式是必然選擇。文檔一體化的檔案管理模式不僅可以提高檔案的利用率，還能使檔案的自身作用最大化，從而在一定程度上促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，讓檔案管理更加規(guī)范。

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