淺談檔案管理

段旭巖

摘要：人事檔案是人事管理活動中所形成的，真實記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，也是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。隨著人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事檔案存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。因此，要從根本上解決目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事檔案管理新模式。

關鍵詞：檔案管理；重要性

想要做好檔案工作，我們必須要在思想觀念上有巨大的改變。我們需要提倡并且極力地支持自主開拓的創(chuàng)新意識和精神，要做到進一步地推進檔案管理工作中的創(chuàng)新改革，并且營造新的、積極的工作氛圍?？偨Y檔案管理工作中的好經(jīng)驗，做到取其優(yōu)點，改正其缺點和不足。將檔案工作中的規(guī)律和特點穩(wěn)穩(wěn)掌握的同時，要積極使用新的觀念和思維解決工作過程中所能遇到的各種瓶頸和問題。所以，改革目前的檔案管理工作，健全新的檔案管理體制，使檔案更好地服務于人們的各項工作是當前一項十分重要的任務。

一、檔案管理的重要性

首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，單位職工流動率高、變動頻繁也是一個普遍存在的現(xiàn)象，在這樣一種形勢下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎；其次，我們能夠通過對檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，對某一項工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

二、檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的工作意識薄弱

檔案管理工作是單位信息工作的基礎，與單位其他部門的工作緊密相連，很多單位對歸檔和建檔的意義不夠重視，從管理層方面的服務意識較為薄弱，對檔案建設和管理也沒有深刻的認識，導致只能做一些常規(guī)性的工作，不能把檔案管理工作完整化和系統(tǒng)化，長期下去，導致檔案工作只是流于形式，不能實現(xiàn)長期性、連續(xù)性和有效性，發(fā)揮不出檔案工作應有的作用。

（二）缺乏規(guī)范的檔案管理制度

目前我國很多企事業(yè)單位缺乏規(guī)范的檔案管理制度，即使有檔案管理制度，也比較陳舊，不夠合理化，適應不了新形勢下檔案管理工作的發(fā)展。其主要表現(xiàn)有以下幾點：一是對檔案的收集不夠規(guī)范，檔案收集制度的落實不到位，存在檔案疏漏和重復的現(xiàn)象，沒有明確的管理制度和考核標準；二是對檔案的整理不夠規(guī)范，很多單位由于沒有對應的工作制度對檔案整理進行約束，導致檔案目錄和實際的檔案內(nèi)容不一致，或者缺失的現(xiàn)象，從而造成信息丟失；三是對檔案的保存不夠規(guī)范，檔案管理人員對檔案資料的保存存在混亂和難以查找的現(xiàn)象，很多時候明明知道檔案資料就在資料庫中，但卻找不到，或者找到了卷內(nèi)目錄，卻找不到卷內(nèi)文件的現(xiàn)象。這些不足都是因為缺乏一套規(guī)范完善的檔案管理制度所導致的。

三、檔案創(chuàng)新管理模式研究

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新重要的實施途徑便是實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新，通過檔案管理制度的創(chuàng)新來實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。首先必須確保檔案管理制度對于檔案管理工作具有較好的指導與約束力度，能夠指導檔案管理工作的開展?？梢越Y合《檔案法》中的相關要求，根據(jù)檔案管理部門的實際情況制定完善的檔案管理規(guī)章制度。其次，在檔案管理機構的管理上，應該對檔案管理部門的崗位職責分工予以明確，通過明確的分工來避免檔案管理工作的盲目性，進而形成職能分工清晰、管理流程嚴謹以及能夠保障管理措施落實到位的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理機制的靈活高效運轉。第三，應該針對檔案管理部門的實際情況制定檔案管理工作目標與檔案管理工作考核標準，借助于目標管理以及考核制度，督促檔案管理措施的落實，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與標準化。

（二）實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結合

隨著計算機網(wǎng)絡技術進一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術有機的結合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應具備服務意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現(xiàn)代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

（三）注重檔案管理人才隊伍的創(chuàng)新建設

人才隊伍的建設是檔案管理工作創(chuàng)新的基礎，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠檔案管理工作人員來實現(xiàn)，因此，必須重視結合檔案管理部門的實際情況，建立高水平的檔案管理人才隊伍。檔案管理工作的信息化以及現(xiàn)代化對檔案管理人員也提出了更高的要求，檔案管理工作人員應該熟悉檔案管理基本理論，具備足夠的信息技術能力，能夠適應新時期檔案管理工作的要求，并且能夠在檔案管理工作開展過程中，積極的探索實踐新的檔案管理方式與技巧。因此，在檔案管理工作隊伍的建設上，必須遵循這些原則，通過檔案管理人才隊伍建設的創(chuàng)新，推動檔案管理創(chuàng)新工作的開展。

總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現(xiàn)其科學化、制度化、規(guī)范化。然而，檔案管理工作在單位現(xiàn)代化改革過程中，依然面臨著許多不足與缺陷，這是我們無法否認的現(xiàn)實，然而，只要找到了癥結所在，迅速、有效地采用有力的措施對其進行積極改進，那么檔案管理工作必將會沿著高效、健康的道路不斷向前發(fā)展，為提升整個單位的綜合實力作出應有的貢獻。

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