檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問題探究

焦麗燕

摘要：隨著外國先進的管理制度傳入中國，我國逐漸發(fā)現(xiàn)了自身與世界先進國家在檔案管理方面的差距，并且不斷努力改善這種情況，以達到我國民眾的期盼。將檔案管理逐漸的向信息化的方面邁進，并且逐漸完善檔案服務(wù)工作是當前我國檔案管理工作的重中之重，而且要知道檔案信息化的建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，其中存在著很多問題，所以在就如何推進檔案信息化建設(shè)以及檔案服務(wù)工作進行了探討與研究，并且提出了一些有利于完成工作的措施，以期對大家以后的工作提供一定的借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案服務(wù)工作；問題；措施

檔案信息化建設(shè)一直以來就是我國檔案行政管理部門工作的重點，加快我國檔案管理信息化的進程有利于將現(xiàn)代信息技術(shù)更好的應(yīng)用到檔案管理活動中，更好的對檔案中的信息進行處理，方便對檔案進行審查以及查找，從而更好的實現(xiàn)為社會服務(wù)的目標。檔案服務(wù)工作也應(yīng)該跟上檔案信息化的腳步，檔案服務(wù)工作作為檔案研究的后續(xù)工作應(yīng)該保證持續(xù)跟進，同時也應(yīng)該具有自己的特點。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是指檔案信息的數(shù)字化即通過先進的數(shù)據(jù)技術(shù)手段將傳統(tǒng)的文檔和已經(jīng)保存的電子檔案綜合起來用來構(gòu)建一個檔案信息庫，此外檔案信息化建設(shè)還包括檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。

一、檔案信息化建設(shè)以及檔案服務(wù)工作的重要性和緊迫性

將檔案自身的資料信息化或者說是將檔案的信息與政治經(jīng)濟·社會文化等進行融合處理信息化的過程被業(yè)界稱為檔案信息化。檔案信息化建設(shè)的目標就是致力于將檔案中的信息進入到社會的大交流系統(tǒng)中去，這樣才可以將檔案中的信息在最大的范圍內(nèi)傳播，更好的服務(wù)社會，造福大眾。近年來國家相繼出臺了一系列的法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，想借助國家政府的力量來幫助檔案信息化建設(shè)以及檔案服務(wù)工作的進行。在這樣的大背景下檔案信息化建設(shè)較前幾年取得了突飛猛進的發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)速度大大加快，全國各地的檔案部門幾乎都進行了積極的探索與創(chuàng)新，并且取得了明顯的效果。目前來看檔案管理信息化建設(shè)可以說是邁上一個新的臺階，檔案信息化建設(shè)的重要性可以分為以下三個方面：

（一）檔案信息化建設(shè)可以改善檔案管理工作

就目前我國檔案部門關(guān)于檔案管理的現(xiàn)狀來看，只有將數(shù)字化技術(shù)引進到檔案管理工作中才能突破傳統(tǒng)的檔案管理工作的局限，實現(xiàn)預(yù)期的網(wǎng)上歸檔，網(wǎng)上管理，信息共享和網(wǎng)上便捷查檔。這些措施都可以極大的提高檔案管理工作的工作效率，減少一些不必要的資源浪費，同時節(jié)約了時間。同時檔案管理信息化可以使檔案管理工作逐漸的公開，是檔案管理部門從封閉走向開放，揭開了原來的神秘面紗，實現(xiàn)了檔案信息資源的最佳配置，進而為社會提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）檔案信息化是當今發(fā)展大形勢的要求

當今時代是信息化的時代，是大數(shù)據(jù)管理的時代。數(shù)字檔案館便是體現(xiàn)這種時代特征的最好的代表，步入二十一世紀以來，各級檔案管理部門紛紛都成立了數(shù)字檔案館，由于無法共享的特點，這就使得一些珍貴的信息資源不能很好的被各級政府機關(guān)群眾所使用，從而喪失了其存在的部分意義，所以說建立一個全新的電子數(shù)據(jù)檔案館這個新項目就逐漸被提上議程了。

（三）檔案信息化以及檔案服務(wù)問題是社會的強烈需求

當今社會，人們的時間觀念越來越強，再加上生活節(jié)奏越來越快，所以說當部門管理領(lǐng)導(dǎo)做出決策后就要求其所屬的工作人員迅速的做出反應(yīng)；各職能部門的工作考察也要具有快速·準確的特點；社會廣大觀眾對檔案信息的需求量也不斷的增加。這就要求檔案信息管理部門做出一些改變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，采用一些現(xiàn)代化的服務(wù)方式，將檔案信息及時的提供給需要的人們，切實做好檔案服務(wù)工作。

二、如何推進檔案信息化建設(shè)與檔案管理服務(wù)

很多人認為檔案信息化只是一個簡單的文字概念而已，其實不然這是一項真實存在的復(fù)雜且龐大的工程。目前檔案信息化建設(shè)以及服務(wù)工作中存在著很多問題，首先限制性最強的便是資金因素此外還受到人員·管理·技術(shù)等多種因素的制約，所以我們要相信過程，不斷的總結(jié)過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，使檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)趨于完善。

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于人們的觀念意識比較落后，總是認為檔案管理部門是一個可有可無的部門，將檔案管理人員看成是倉庫管理員，總是認為他們是在這里的工作是養(yǎng)老。這就極大程度上打擊了他們的工作積極性，再加上有的地方的政府對檔案信息管理人員的重視程度不夠，只為他們進行了簡單的工作培訓(xùn)，沒有進行深層次專業(yè)性的培訓(xùn)，這就造成了檔案管理人員能力較低現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而進一步降低了檔案服務(wù)工作的工作水平，不能更好的服務(wù)大眾。

針對這樣的現(xiàn)象，我們應(yīng)該對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的工作能力，同時應(yīng)該端正檔案管理人員的工作態(tài)度，樹立責(zé)任意識。嚴格工作人員的選拔制度，選拔出一批能力強的專業(yè)的檔案管理人員。

（二）引進先進的檔案管理技術(shù)

目前各大應(yīng)用平臺不能實現(xiàn)信息共享，這很大一方面的責(zé)任在于信息管理部門對檔案管理的方式不相適應(yīng)，經(jīng)常出現(xiàn)南轅北轍的現(xiàn)象。從一定程度上降低了領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度和檔案管理人員的積極性，形成檔案歸檔不詳細-利用率低下-檔案工作不受重視的惡性循環(huán)。所以說檔案管理部門不能拘泥于現(xiàn)狀，應(yīng)該引進先進的科學(xué)技術(shù)同時改變檔案管理模式，提高檔案信息化的質(zhì)量，還應(yīng)該打破傳統(tǒng)的那種信息庫之間的隔閡，實現(xiàn)檔案信息共享，更好的為人民大眾服務(wù)。

（三）注意檔案信息系統(tǒng)的維護

目前市場上檔案信息化軟件較多，但水平良莠不齊篩選起來十分的困難，這就影響了部分單位檔案信息化的質(zhì)量，再加上這些軟件的售后服務(wù)得不到保護，一旦軟件發(fā)生問題，造成檔案信息泄露和遺失就會造成嚴重的負面影響。

三、結(jié)論：

總而言之，檔案管理走上信息化的道路是大勢所趨，所以我們應(yīng)該認識到檔案信息化的重要性以及要明白檔案信息化及檔案服務(wù)工作的重要性。合理利用一些措施來解決檔案管理信息化過程中存在的問題，是我國的檔案管理工作更好的為人民群眾所服務(wù)。

參考文獻：

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