中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑探析

董曉燕 陳斐

摘要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息不斷的更新，對(duì)于中學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)，原來(lái)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在社會(huì)的信息需求，因此，在中學(xué)檔案管理中使用數(shù)字化方法是為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。檔案管理數(shù)字化不僅節(jié)約了很多時(shí)間，還為中學(xué)在檔案管理方面進(jìn)行改革帶來(lái)了新的機(jī)遇。本文就中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行研究，進(jìn)而對(duì)中學(xué)檔案管理數(shù)字化方面提出一些看法，以便檔案管理數(shù)字化更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中學(xué)學(xué)校；檔案管理；數(shù)字化發(fā)展

檔案管理是學(xué)校中比較重要的工作，使檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的模式，將在很大程度上減輕了學(xué)校的管理工作。中學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、保存，以便后期使用，在一定程度上簡(jiǎn)化了檔案管理工作，進(jìn)而提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)中學(xué)工作更好的進(jìn)行。

一、數(shù)字化發(fā)展在中學(xué)檔案管理中的價(jià)值

在中學(xué)檔案管理中采用數(shù)字化的方法，具有很多好處。檔案管理數(shù)字化也就是把紙質(zhì)檔案通過(guò)一些方法轉(zhuǎn)化成電子檔案，然后借助于計(jì)算機(jī)的終端對(duì)其進(jìn)行保護(hù)和存放，由于電子檔案占用空間相對(duì)較小，能夠進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的使用，較容易復(fù)制，使其在檔案內(nèi)容抄送的時(shí)候，相較于紙質(zhì)的檔案更方便、快捷，也更容易保管。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子檔案的使用將更加廣泛。而中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展意味著檔案管理方式的重大突破，從紙質(zhì)檔案管理模式到數(shù)字化檔案管理的模式，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有很大的影響作用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理也是由社會(huì)發(fā)展的需要所決定的，是中學(xué)檔案管理改變的方向。中學(xué)為人才培養(yǎng)提供了場(chǎng)所，是對(duì)人進(jìn)行培養(yǎng)的重要階段，在此階段，主要是培養(yǎng)學(xué)生對(duì)各種知識(shí)的學(xué)習(xí)。社會(huì)在變化，中學(xué)的制度也在不斷地變化，檔案的種類更加多種多樣，信息也變得越來(lái)越復(fù)雜。而隨著中學(xué)教學(xué)的不斷改革，教學(xué)理念的不斷完善，中學(xué)檔案管理數(shù)字化也更加符合中學(xué)的教學(xué)理念。另外，中學(xué)檔案管理數(shù)字化進(jìn)行對(duì)檔案工作人員提出了新的要求，要求他們要不斷的進(jìn)行自我提升，以滿足時(shí)代的發(fā)展需要。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，因此，對(duì)信息不斷變化的現(xiàn)在來(lái)說(shuō)中學(xué)檔案管理數(shù)字化是必須要走的路。

二、中學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展策略

如今，檔案管理處于轉(zhuǎn)型的時(shí)期，數(shù)字化成為其轉(zhuǎn)型的新方向，要想對(duì)中學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，以下就中學(xué)檔案管理的情況進(jìn)行分析，總結(jié)出中學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展策略。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化

首先，要對(duì)數(shù)字化管理工作進(jìn)行調(diào)整使其優(yōu)化。中學(xué)的學(xué)生流動(dòng)性比較強(qiáng)，以致于檔案資料比較多，其中包括畢業(yè)或者新入學(xué)還沒(méi)有被處理的和處理完成的檔案，如果沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行原始的處理，而就開(kāi)始進(jìn)行檔案數(shù)字化，不會(huì)給檔案管理人員及使用者帶來(lái)便利，反而會(huì)給工作人員及使用者帶來(lái)很大的困難和負(fù)擔(dān)，在使用了這么多人力、物力、財(cái)力的情況下，沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，可以說(shuō)是一種浪費(fèi)的行為，因此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化方式要合理。要想使檔案管理工作得到優(yōu)化，就要結(jié)合中學(xué)檔案管理的一些實(shí)際情況，包括中學(xué)檔案的保管年限、保密情況、產(chǎn)生日期等來(lái)制定一份比較合理的檔案優(yōu)化方案。

其次，對(duì)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行篩選。依據(jù)制定的檔案優(yōu)化方案，對(duì)于檔案的情況進(jìn)行分析，確定檔案的實(shí)用性及價(jià)值，然后在根據(jù)中學(xué)檔案保密、內(nèi)容、年限等方面來(lái)對(duì)檔案數(shù)字化的開(kāi)展范圍進(jìn)行簡(jiǎn)單的了解。檔案數(shù)字化是一個(gè)耗時(shí)、耗力比較大的過(guò)程，因此，可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)那些急需修補(bǔ)和使用率比較高的檔案采取優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，以方便檔案資源能被充分的使用。另外，對(duì)于一些檔案，由于特殊原因，如：沒(méi)有解密或保密級(jí)別比較高的、不被使用的及具有保存價(jià)值的檔案，暫時(shí)可以不對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，等到數(shù)字化技術(shù)更新后在對(duì)其進(jìn)行處理，檔案數(shù)字化對(duì)其信息內(nèi)容就有選擇性。

最后，采取多種工作手段。如今，隨著數(shù)字化的進(jìn)行，對(duì)于數(shù)字化使用的方法也在不斷地變化，可以說(shuō)是種類繁多，其中主要有照片、掃描圖片及編輯等形式，因此，在檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)就會(huì)有很多種手段可以選擇，但是要結(jié)合檔案的種類，選擇合適的數(shù)字化手段。在進(jìn)行檔案數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)于各手段需要注意的問(wèn)題要特別關(guān)注，進(jìn)而針對(duì)此問(wèn)題制定出合理的標(biāo)準(zhǔn)，使其操作更加規(guī)范化，從而有助于后期對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作。然而，由于紙質(zhì)的文檔通過(guò)掃描出來(lái)以后，實(shí)際上是圖片，能對(duì)其進(jìn)行檢索，因此對(duì)于全文閱讀有一定的局限性。文檔可以通過(guò)打印的方式對(duì)其進(jìn)行閱讀，但是，存在費(fèi)用高及沒(méi)有憑證等問(wèn)題，要想文檔經(jīng)過(guò)打印后具有憑證的作用，需要原件復(fù)印后蓋有檔案證明章才更有說(shuō)服力。而對(duì)于聲像、實(shí)體文件可以通過(guò)攝像或拍照等數(shù)字化手段使其形成電子文件，進(jìn)而上傳至檔案庫(kù)即可。然后，對(duì)電子文件的相關(guān)信息進(jìn)行說(shuō)明，并進(jìn)行編輯。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件檔案化

在中學(xué)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，電子文件檔案化對(duì)其來(lái)說(shuō)也是一個(gè)比較重要的內(nèi)容。但是對(duì)于電子文化檔案化管理，對(duì)檔案管理制度有著嚴(yán)格的要求，因此，在對(duì)電子文件檔案化過(guò)程中，要不斷的完善檔案管理制度，然后將電子文件按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔。檔案管理制度的完善有助于檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作起到很大的作用。另外，對(duì)于處理紙質(zhì)相關(guān)的電子文件檔案時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的核對(duì)一些相關(guān)的內(nèi)容，并標(biāo)明移交的情況，以致于方便文件的運(yùn)程使用。同時(shí)，電子文件的檔案化處理要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的格式，如：圖片使用格式是JPEG、文檔使用格式是PDF等。除此之外，需要注意的是，有些電子文檔的由來(lái)是紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描后上傳的，因此，在歸檔時(shí)要仔細(xì)認(rèn)真，以防出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

為了使中學(xué)檔案管理工作具有有序性、科學(xué)性、規(guī)范性，對(duì)中學(xué)檔案管理采用了數(shù)字化的管理方法，為中學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了很多便利，更加方便了使用者對(duì)檔案的使用。然而，檔案管理數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，要想更好的發(fā)展檔案管理數(shù)字化，就必須對(duì)數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)具有深刻的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而對(duì)中學(xué)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而提高了中學(xué)檔案管理工作的工作效率。

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