會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中項(xiàng)目管理的應(yīng)用解析

黃驛淳

摘要：會(huì)展業(yè)是當(dāng)下比較熱門的產(chǎn)業(yè)之一，會(huì)展項(xiàng)目為企業(yè)單位提供了一個(gè)展示自我的窗口，同時(shí)為產(chǎn)品打開(kāi)了銷路，而且人們?cè)跁?huì)展中可以瀏覽大量不同品牌的商品，因此會(huì)展項(xiàng)目受到了大眾的喜愛(ài)。會(huì)展項(xiàng)目的成功與否在一定程度上取決于會(huì)展的策劃，但是會(huì)展策劃比較復(fù)雜，借助項(xiàng)目管理能夠讓會(huì)展策劃進(jìn)行的更加規(guī)范和順利，因此項(xiàng)目管理在會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中具有非常重要的意義。本文將以建筑建材展覽會(huì)為例來(lái)解析會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中項(xiàng)目管理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：會(huì)展策劃；項(xiàng)目管理；策劃實(shí)訓(xùn)；建筑建材展銷會(huì)

一、會(huì)展項(xiàng)目管理類型

（一）會(huì)展前期管理

會(huì)展前期管理主要涉及到項(xiàng)目的人員、資金、風(fēng)險(xiǎn)、策劃、目標(biāo)等方面，因此會(huì)展前期管理內(nèi)容很多，也很復(fù)雜。會(huì)展前期管理是會(huì)展項(xiàng)目順利實(shí)施的基礎(chǔ)，在會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中我們必須在這方面花費(fèi)很多的精力。會(huì)展前期管理首先要確定項(xiàng)目的管理目標(biāo)，以建筑建材展覽會(huì)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的目標(biāo)就是成功的舉辦本次展銷會(huì)，并且獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)影響力。其次針對(duì)這個(gè)目標(biāo)，我們先要進(jìn)行可行性分析，保證這個(gè)項(xiàng)目理論上能夠?qū)嵤?，再將完成這個(gè)目標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分解，將目標(biāo)的責(zé)任分解到個(gè)人頭上，例如項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)、招展目標(biāo)、安全目標(biāo)等等。然后在進(jìn)行策劃書(shū)的編制，編制策劃書(shū)是會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施的重要依據(jù)，因此策劃書(shū)必須盡可能的科學(xué)、合理。策劃書(shū)的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員、各成員的任務(wù)分工、項(xiàng)目的實(shí)施流程、項(xiàng)目的資金落實(shí)情況與使用計(jì)劃、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制、應(yīng)急預(yù)案、項(xiàng)目的目標(biāo)等。在項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制這塊，我們需要前期進(jìn)行調(diào)查研究，做好項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)查，包括目前消費(fèi)者對(duì)建筑建材商品的需求情況、展銷會(huì)的舉辦時(shí)間地點(diǎn)的選擇等。另一方面是對(duì)展銷會(huì)場(chǎng)地的選擇，場(chǎng)地的設(shè)備設(shè)施的新舊程度、應(yīng)急通道的情況等都會(huì)直接對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制造成影響。因此在項(xiàng)目的策劃時(shí)需要安排專人對(duì)場(chǎng)地的情況進(jìn)行排查，尤其是確保消防設(shè)施能夠正常使用。整理清楚事故發(fā)生后如何進(jìn)行人群的疏散，疏散通道是否通暢。因此在會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中引入項(xiàng)目管理的思想，將前期的管理變成項(xiàng)目管理中的預(yù)先控制管理，就可以讓會(huì)展項(xiàng)目的前期管理更加的具體完整，降低了會(huì)展事故發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）會(huì)展反饋管理

會(huì)展的反饋管理主要是針對(duì)會(huì)展項(xiàng)目管理的可行性，保證策劃方案與實(shí)際情況一致，如此項(xiàng)目才具有順利實(shí)施的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多的突發(fā)事件導(dǎo)致項(xiàng)目不能按照之前的策劃書(shū)進(jìn)行，因此管理人員需要及時(shí)根據(jù)實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的狀況對(duì)項(xiàng)目策劃書(shū)進(jìn)行調(diào)整，保證策劃書(shū)的時(shí)效性。例如在前期策劃中統(tǒng)計(jì)的消費(fèi)者人數(shù)會(huì)在2000人次左右，因此會(huì)展服務(wù)人員配置計(jì)劃安排50人，但是由于目前已經(jīng)交樓的樓盤很多，許多消費(fèi)者都會(huì)裝修的意向，導(dǎo)致會(huì)展人數(shù)可能會(huì)達(dá)到3000人次，因此在策劃書(shū)中要調(diào)整服務(wù)人員的編制，增派保潔、保安人員，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目的資金預(yù)算也要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保證在展會(huì)開(kāi)始當(dāng)天人員和資金都能夠落實(shí)。在會(huì)展項(xiàng)目的招展過(guò)程中，必須核對(duì)招展名單，按照招展計(jì)劃書(shū)進(jìn)行實(shí)施，保證會(huì)展參展商都能夠按時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，如果出現(xiàn)了與計(jì)劃不相符的情況，例如多家參展商提出與之前協(xié)商內(nèi)容不相符的要求等，應(yīng)該馬上分析參展商提出這種要求的原因，這件事情會(huì)對(duì)建筑建材展銷會(huì)造成的影響，然后決定是否能夠答應(yīng)參展商的要求，如果不能答應(yīng)將要如何解決，才能保證建筑建材展銷會(huì)順利的開(kāi)展。建筑建材展銷會(huì)面向的人群很廣泛，導(dǎo)致項(xiàng)目反饋管理中出現(xiàn)的特殊情況很多，需要我們?cè)陧?xiàng)目反饋管理中付出更多的心血。

（三）會(huì)展同期管理

會(huì)展同期管理主要內(nèi)容是會(huì)展會(huì)場(chǎng)的管理，會(huì)展會(huì)場(chǎng)會(huì)出現(xiàn)很多意外情況，需要會(huì)展團(tuán)隊(duì)具有較強(qiáng)的反應(yīng)能力和靈活性。對(duì)于出現(xiàn)的突發(fā)事件要及時(shí)的控制影響范圍，減少它對(duì)其他計(jì)劃的影響程度。雖然會(huì)展同期管理不屬于會(huì)展策劃的范圍，但是會(huì)展同期管理中出現(xiàn)的問(wèn)題會(huì)對(duì)以后項(xiàng)目的策劃具有一定的參考價(jià)值和借鑒意義。

二、會(huì)展項(xiàng)目管理內(nèi)容

（一）項(xiàng)目策劃團(tuán)隊(duì)人員安排

本次建筑建材展覽會(huì)的策劃團(tuán)隊(duì)一共8人，其中總負(fù)責(zé)人1名，3名可行性分析員，2名項(xiàng)目策劃書(shū)編寫員，1名項(xiàng)目宣傳人員，1名機(jī)動(dòng)人員。本次策劃團(tuán)隊(duì)人員都具備豐富的會(huì)展策劃經(jīng)驗(yàn)，為本次策劃提供了充足的人力資源。

（二）項(xiàng)目任務(wù)

在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成建筑建材展銷會(huì)的會(huì)展策劃書(shū)。

（三）項(xiàng)目計(jì)劃

此次項(xiàng)目策劃方案將在3個(gè)月內(nèi)完成，開(kāi)始30天將進(jìn)行可行性調(diào)查分析，調(diào)查目前消費(fèi)者對(duì)建筑建材商品的需求情況，對(duì)建材產(chǎn)品的參展范圍、展覽規(guī)模等進(jìn)行分析同時(shí)進(jìn)行會(huì)展項(xiàng)目的宣傳工作。之后45天將主要投入到項(xiàng)目策劃書(shū)的編寫中，根據(jù)前期的項(xiàng)目可行性分析確定項(xiàng)目的目標(biāo)，做到貼合生活實(shí)際，使策劃書(shū)能夠科學(xué)合理。最后15天主要是確定展館設(shè)計(jì)方案，完成展臺(tái)的搭建和布置。

（四）項(xiàng)目資金

項(xiàng)目資金主要來(lái)源是展銷商的參展費(fèi)用和入場(chǎng)門票費(fèi)用。

三、會(huì)展項(xiàng)目的可行性分析

隨著建筑業(yè)的持續(xù)繁榮，人們對(duì)住房環(huán)境的要求不斷增漲，在建筑建材的購(gòu)買上有很多的需求。但是家裝是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，包括家裝的設(shè)計(jì)、各種建材的選擇、家裝工程的承包方式等，消費(fèi)者都有一定的選擇困難癥，因此開(kāi)展建筑建材展銷會(huì)，能夠很大程度上刺激消費(fèi)者購(gòu)買欲。首先建筑建材展銷會(huì)涉及到了家裝的方方面面，消費(fèi)者可以一次性完成所有東西的采購(gòu)，學(xué)到很多的家裝知識(shí)。其次對(duì)于建材商而言，通過(guò)展覽會(huì)這個(gè)消費(fèi)者人數(shù)眾多的形式，能夠讓更多需要的人認(rèn)識(shí)到自己的產(chǎn)品，宣傳更加有針對(duì)性，而且通過(guò)與消費(fèi)者的交流，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)與不足。

因此，舉辦建筑建材展銷會(huì)是符合現(xiàn)場(chǎng)人們的需求的，只要合理的控制展銷會(huì)的實(shí)施情況，通過(guò)收取參展商的參展費(fèi)和消費(fèi)者的門票費(fèi)等是可以獲取一定的效益的。

四、會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)

（一）前言

為了提高建材行業(yè)的影響力，提升建材生產(chǎn)廠家的品牌形象，樹(shù)立正確的消費(fèi)觀念，特舉辦本次建筑建材展銷會(huì)。本次展銷會(huì)可以幫助建材生產(chǎn)廠家創(chuàng)建一個(gè)展示自己的窗口，同時(shí)清楚消費(fèi)者的需求，為以后的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和推廣提前做好計(jì)劃。另一方面為消費(fèi)者提供大量的建材商品，幫助消費(fèi)者尋找更加符合自身需求的產(chǎn)品，激發(fā)消費(fèi)者的消費(fèi)欲望。

（二）目的及意義

促進(jìn)建材行業(yè)的發(fā)展，提升參展商的品牌形象。

為消費(fèi)者提高更多的建材產(chǎn)品的選擇，激發(fā)消費(fèi)者的消費(fèi)欲望。

（三）展會(huì)主題

品味建材 品質(zhì)生活 品嘗幸福

（四）展覽時(shí)間

2018年9月15-2018年9月16日

1.2018年6月4日至2018年6月8日，確定參展商，并完成付款，同時(shí)進(jìn)行展覽項(xiàng)目的宣傳工作。

2.2018年8月15日確定展覽場(chǎng)地。

3.2018年9月1日，開(kāi)始進(jìn)行展館的設(shè)計(jì)和展臺(tái)的搭建工作。

4.2018年9月17日進(jìn)行撤展工作。

（五）展覽規(guī)模

參展商200名，預(yù)計(jì)到場(chǎng)消費(fèi)者5000人。

（六）參展范圍

陶瓷衛(wèi)浴、櫥柜、整體家居、門窗、集成吊頂、裝飾五金、建筑涂料、地面材料、供熱設(shè)備、家裝設(shè)計(jì)等。

（七）活動(dòng)形式

1.采用展臺(tái)銷售推廣形式，進(jìn)行產(chǎn)品的銷售。

2.在會(huì)展過(guò)程中，插入精彩的文藝節(jié)目。

3.進(jìn)行抽獎(jiǎng)、特賣活動(dòng)、現(xiàn)場(chǎng)家居設(shè)計(jì)。

（八）參展商報(bào)名方式

采用網(wǎng)絡(luò)報(bào)名的方式，以企業(yè)為單位。

（九）展臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)展位：面積6米*6米；角標(biāo)準(zhǔn)展位：面積6米*7米；特殊展位：面積6米*6米。周邊懸掛橫幅，彩旗，品牌logo等。

（十）消費(fèi)者入場(chǎng)方式

電話預(yù)約、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，然后到現(xiàn)場(chǎng)購(gòu)票，10元/張。

網(wǎng)絡(luò)直接購(gòu)買，入場(chǎng)券通過(guò)郵寄方式達(dá)到消費(fèi)者手上。

（十一）會(huì)展活動(dòng)部門配置及職責(zé)

客服部門：主要做好會(huì)場(chǎng)人員的迎賓接待工作，為消費(fèi)者做好指引工作。

財(cái)務(wù)部門：做好項(xiàng)目預(yù)算工作，以及與項(xiàng)目有關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷等，其次是參展商的費(fèi)用的收集整理，門票的費(fèi)用的收集。

商務(wù)部門：主要負(fù)責(zé)參展商的報(bào)名接待工作，與參展商對(duì)接會(huì)場(chǎng)的設(shè)計(jì)和布置工作以及會(huì)展當(dāng)天的接待參展商的工作。

工程部門：主要負(fù)責(zé)會(huì)展準(zhǔn)備階段對(duì)工程設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，保證相關(guān)設(shè)備設(shè)施能夠正常使用，特別是消防設(shè)備能夠正常運(yùn)行。一旦會(huì)展過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障要及時(shí)進(jìn)行維修處理。

保安部門：保證場(chǎng)館停車場(chǎng)秩序，進(jìn)場(chǎng)、退場(chǎng)通道的順暢，維持會(huì)場(chǎng)內(nèi)的秩序，防止人員的擁擠和聚集，提醒人群注意安全，避免擁擠，妥善保管自己的隨身物品。

保潔部門：做好現(xiàn)場(chǎng)的保潔工作，對(duì)會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生進(jìn)行巡檢，特別是衛(wèi)生間的衛(wèi)生。

禮賓部門：做好現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的安排，例如抽獎(jiǎng)、文藝節(jié)目等。

五、實(shí)訓(xùn)中項(xiàng)目管理的效果

項(xiàng)目策劃實(shí)訓(xùn)是為了加強(qiáng)理論知識(shí)的運(yùn)用，讓項(xiàng)目策劃人員具有更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在開(kāi)展本次展銷會(huì)活動(dòng)中，能夠讓項(xiàng)目策劃人員各方面素質(zhì)都得到提升。作為同一個(gè)項(xiàng)目策劃小組，大家必須擁有較強(qiáng)的集體榮譽(yù)感，發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，彌補(bǔ)他人的缺點(diǎn)，才能保證項(xiàng)目策劃能夠順勢(shì)的實(shí)施。例如團(tuán)隊(duì)中善于與人交流的人可以進(jìn)行項(xiàng)目的可行性調(diào)查，多與消費(fèi)者溝通，尋找項(xiàng)目的機(jī)會(huì)，盡可能的滿足消費(fèi)者和參展商的需求；善于文字編寫的人可以進(jìn)行策劃書(shū)的編寫，根據(jù)項(xiàng)目可行性分析情況，豐富策劃書(shū)的內(nèi)容，提出針對(duì)性的實(shí)施流程，提高了策劃書(shū)的參考性。大家在實(shí)訓(xùn)中找到了自己的特長(zhǎng)，增加了自己的責(zé)任心，而且通過(guò)實(shí)踐加強(qiáng)了業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。

結(jié)束語(yǔ)

在項(xiàng)目管理的指導(dǎo)方法下，本文以舉辦建筑建材展銷會(huì)為例進(jìn)行了會(huì)展策劃，通過(guò)對(duì)會(huì)展策劃中的項(xiàng)目管理的類型、內(nèi)容，以及如何運(yùn)用項(xiàng)目管理編制會(huì)展策劃書(shū)的解析，詳盡的闡明了項(xiàng)目管理在會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中的運(yùn)用。通過(guò)實(shí)訓(xùn)增加了策劃人員的自信心，提高會(huì)展策劃業(yè)務(wù)能力。不管是從會(huì)展策劃的內(nèi)容還是工作的效率來(lái)看，項(xiàng)目管理都為會(huì)展策劃提供了更好的工作方式，因此我們需要加強(qiáng)項(xiàng)目管理在會(huì)展策劃實(shí)訓(xùn)中的運(yùn)用，讓會(huì)展策劃工作更加的科學(xué)規(guī)范。

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