淺談無紙化辦公給檔案管理帶來的重要性

宋小杰

摘要：隨著科技和電子信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用和普及，針對無紙化 辦公的特點進行重要的研究。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；特點；重要性；研究

隨著科技和電子信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用和普及，在辦公工作逐步實現(xiàn)自動化的今天，實現(xiàn)電子檔案的管理，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，辦公逐步實現(xiàn)了無紙化。檔案管理下也繼續(xù)緊跟信息化步伐，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進檔案管理的發(fā)展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的重要性的有關(guān)問題進行了研究。

一、無紙化辦公的特點

（一）無紙化檔案的概述

無紙化檔案是未來檔案工作中的超前模式，其以管理簡單、存儲方便的優(yōu)勢得到國內(nèi)各地檔案管理部門工作者的一致認可，其存儲方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)區(qū)別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統(tǒng)檔案管理快，它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

（二）有效地提高了工作效率

無紙化辦公可以通過辦公室自動化系統(tǒng)節(jié)省辦公成本，減少人力浪費。這種便利的具體表現(xiàn)形式在于對相關(guān)的檔案的查詢不需要通過大量的資料進行查詢，而是只要通過相關(guān)的索引就可以對檔案有全面的獲得，這種情況為檔案的相關(guān)使用人員提供了便捷的查詢。另外對于使用相關(guān)的無紙化辦公在一定程度上可以實現(xiàn)是信息共享，從而很大程度提高辦公效率。這種辦公效率提高的同時還會使得相關(guān)的時間和人力的投入有一定的減少，進一步對相關(guān)公司的經(jīng)濟效益和對相關(guān)的工作效率都有進一步的提升，非常明顯的減少了辦公用紙和印刷設(shè)備及耗材數(shù)量，節(jié)省了人力資源和財政資源。

二、檔案管理迎接新的重要性

（一）檔案部門要參與歸檔工作重要性。檔案部門如果已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待整理文件庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。電子檔案應(yīng)按機關(guān)檔案分類方案進行分類、整理，并于第二年年初將上年度的電子文件在檔案系統(tǒng)中進行歸檔。

同時歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔要有法律效應(yīng)的安全性。電子檔案的形成過程是紙質(zhì)文件形成過程的仿真過程，電子檔案必須保存最終文件形成的所有痕跡，包括每個過程的責(zé)任者（起草、修改、審核、簽發(fā)者），都要在電子檔案中得到體現(xiàn)，特別是領(lǐng)導(dǎo)的每次修改痕跡，要在電子檔案中得到保存。電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M行保護。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護。

（三）電子文件是檔案利用的重要性。檔案工作始終是“服務(wù)先行”，檔案在線利用是檔案提供服務(wù)的新型渠道。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠在網(wǎng)上申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案系統(tǒng)規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護。

（四）電子文件保管的重要性。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度、縮短利用者的查閱時間，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

電子文件需要依靠計算機、數(shù)據(jù)庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數(shù)據(jù)恢復(fù)機制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常提供利用。

三、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展，社會的進步，無紙化辦公將成為一種主流的辦公方式，面對網(wǎng)絡(luò)化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的重要性，要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對檔案人員計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務(wù)，為機關(guān)辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機。因此電子文件的數(shù)學(xué)化信息屬性決定了電子文件利用具有紙質(zhì)文件、檔案無法比擬的優(yōu)勢。

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