淺談電子檔案文件數(shù)據(jù)管理與電子檔案的保護(hù)

吳佳興

一、電子檔案文件數(shù)據(jù)管理

采用數(shù)字化通信手段的機(jī)構(gòu)會形成大量的電子文件，為保證這些文件的憑證作用，就需要在文件周期的整個過程中加倍重視數(shù)據(jù)管理的問題進(jìn)一步明確文件和檔案管理的需求。必須認(rèn)真分析機(jī)構(gòu)文化和技術(shù)能力的基礎(chǔ)上選擇切實可行的方案。機(jī)構(gòu)最高管理層對文件的形成保管和利用做出決策，并考慮到帶有一定的風(fēng)險性。同時電子辦公環(huán)境的改變迫使機(jī)構(gòu)不得不以一種新的眼光重新看待檔案，必須改變舊的行為方式去適應(yīng)新的環(huán)境。在電子文件環(huán)境中，對數(shù)據(jù)的管理仍將遵循最基本的理論原則，適應(yīng)環(huán)境的變遷并不意味對原有理論的否定。

檔案管理和文件管理具有一個共同目標(biāo)，那就是提供機(jī)構(gòu)憑證。然而，在電子環(huán)境中，要想實現(xiàn)這一目標(biāo)并非輕而易舉。文件的證據(jù)作用在于自文件的形成之日起就能夠提供信息查閱，滿足讀者的需求，這是至關(guān)重要的。在公共部分，文件的證據(jù)作用即可保障公眾知曉政府信息的權(quán)利，同時也保護(hù)隱私權(quán)。

如何使檔案管理人員及程序管理員明確電子信息系統(tǒng)的這些功能需求，這是檔案工作者不可忽視的一項職責(zé)。只有使所有的機(jī)構(gòu)工作人員認(rèn)識到電子文件的特性及憑證作用的重要性，各項規(guī)章制度才得以實施。

機(jī)構(gòu)內(nèi)部的通訊方式正在發(fā)生著根本的劇變，而這也是引入以計算機(jī)為基礎(chǔ)的電子通訊技術(shù)的必然結(jié)果。這些技術(shù)的引入不僅為信息傳遞提供了新的途徑，同時也改變了通訊的社會屬性，傳統(tǒng)通訊方式多為撰寫分析報告，或給公司主管上報一份理由充分的請示，請求一段時間后給予批復(fù)，而電子通訊則鼓勵交互式的、對話式的交流——在對話過程中，人們多次訪問數(shù)據(jù)庫，從中不斷提取更深層次的線索，并以一種保密性良好，難以隨意解讀的格式進(jìn)行傳遞。隨著交流性質(zhì)的改變，記錄文件的格式也將相應(yīng)地發(fā)生變化。

我們正步入這樣一個通訊環(huán)境。在這個環(huán)境中，電子信息系統(tǒng)無處不在，機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的人際交流完全以電子方式進(jìn)行。電子系統(tǒng)不但使文件的格式發(fā)生變化，并且打破了以往檔案館所采用的一些基本的判斷檔案標(biāo)準(zhǔn)，文件存放地和文件的原始順序?qū)⒃絹碓骄哂须S機(jī)性。舊的標(biāo)準(zhǔn)不再適應(yīng)新的環(huán)境，檔案管理人員根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)必須重新界定文件的標(biāo)準(zhǔn)，找到一種保存文件合理的方法。文件是業(yè)務(wù)活動的證據(jù)，在電子系統(tǒng)中通過邏輯轉(zhuǎn)換器進(jìn)行傳遞。因而文件只有在傳遞時才會成為一種通訊手段。

檔案工作者保護(hù)電子證據(jù)的能力如何，主要取決于采用何種措施鞏固先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理實踐。然而在實際中，不同的機(jī)構(gòu)文件背景產(chǎn)生的電子文件管理的條件各有不同，機(jī)構(gòu)文化的變量因素勢必影響到管理政策、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施程序、標(biāo)準(zhǔn)的制定等一系列策略的成敗。

文件和檔案工作者之間之所以都將業(yè)務(wù)活動中的應(yīng)用系統(tǒng)作為重點(diǎn)，一方面是由于這些系統(tǒng)自身能夠形成文件；另一方面是因為保存電子證據(jù)的特殊要求取決于業(yè)務(wù)活動的不同特點(diǎn)。一旦將重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)上，文件和檔案工作者便可以借助風(fēng)險性管理方法進(jìn)行決策。就檔案和文件管理方面的決策而言 ，風(fēng)險性管理方法比成本收益更為科學(xué)、合理。盡管這種方法在很大程度上無法估量長期效益，但有經(jīng)驗豐富的管理人員還是傾向于采用這種方法來評估多項現(xiàn)實效益。

在電子信息系統(tǒng)的整個生命周期中都存有上述風(fēng)險，檔案工作者和文件管理人員要想對其加以控制，就需要在一系列嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理的實踐活動中進(jìn)行摸索。重要的文件管理，隱私權(quán)的有效維護(hù)以及信息自由和安全的保證都同樣需要這種實踐活動。為此，檔案工作者越來越需要尋求檔案部門與機(jī)構(gòu)中其他職能部門的共同利益，進(jìn)而并肩前行。同時，還必須意識到電子通訊環(huán)境的影響所導(dǎo)致檔案實踐領(lǐng)域的變化，探尋與傳統(tǒng)工作環(huán)境的相同之處與不同之處。

電子文件數(shù)據(jù)管理必須確定長期保管電子文件的場所及其管理人員。電子文件的實體管理并不能保證其證據(jù)的完整性，必須采取其它相應(yīng)安全防護(hù)措施。如果只對文件進(jìn)行智能控制，而未從實體和法律角度予以管理，除非能與各數(shù)據(jù)一一鏈接，否則這種控制的精確性很難保證。辦公室應(yīng)有完善的文件保管系統(tǒng)，對于機(jī)構(gòu)來講，檔案文件轉(zhuǎn)載同現(xiàn)行文件的轉(zhuǎn)載是相互獨(dú)立的，并且必須確保電子文件的法律效力。例如：必須保留文件與所記錄的活動之間的聯(lián)系，與此相類似的是，用縮微品代替原件在法庭上作為證據(jù)。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實際應(yīng)用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

（一）軟磁盤的保護(hù)包括以下幾個方面

1.統(tǒng)一軟盤規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。

2.把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量的軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

3.規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%—50%，溫度控制在14—24℃。

4.加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

5.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

6.在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。最好放入防磁柜中。

（二）光盤的保護(hù)包括以下幾個方面

1.規(guī)范排放和使用，光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

2.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14—24℃，相對濕度40%—65%。

3.注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

因此，電子文件數(shù)據(jù)管理與電子檔案的保護(hù)是非常重要的，也是極必要的。