計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

劉緣緣

摘要：計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在二十世紀(jì)八十年代以來由于微型的計算機(jī)技術(shù)和大容量信息化發(fā)展較快，目前計算機(jī)管理在社會各方面得到迅速普及，為了迎合現(xiàn)代化的檔案管理而出現(xiàn)的技術(shù)，給傳統(tǒng)管理帶來巨大沖擊。檔案管理的過程中普及到了計算機(jī)技術(shù)，尤其是計算機(jī)的檢索功能中，利用了計算機(jī)的容量和快捷等優(yōu)點來提升文件檔案管理工作的效率。目前電子檔案迅速流行，逐步建立了數(shù)字檔案館，這是一個檔案管理工作的新領(lǐng)域。為了實現(xiàn)快速查找檔案資料，公安機(jī)關(guān)和事業(yè)單位也采取了計算機(jī)辦公方式，逐漸替代紙質(zhì)信息辦公方式。隨著信息化加速發(fā)展，時代要求檔案管理人員跟進(jìn)時代步伐，要做到知識技能與新時代同步。

一、計算機(jī)技術(shù)管理檔案方面缺失部分簡析

1.基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，某些困難地區(qū)財務(wù)困難，經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不足，政府和單位的建設(shè)設(shè)施的經(jīng)費緊張，辦公區(qū)域條件有限，建設(shè)隊伍計量薄弱，條件不夠充分，地區(qū)文化水平較低，計算機(jī)水平普遍較低，檔案工作人員缺乏，大部分工作人員同時任職多項工作，無法將經(jīng)歷集中在檔案管理工作。

2.計算機(jī)管理滯后。從我國歷史原因來說，我國的檔案管理單位存在著不規(guī)范、不精準(zhǔn)的情況，不能按照程序和標(biāo)準(zhǔn)來搜索資料。歸檔單位的工作不規(guī)范，各類歸檔的資料也沒有進(jìn)行審核就直接歸檔，對檔案的分類沒有認(rèn)真辨別就收集歸檔，遭成歸檔信息混亂。由于歸檔人員不專業(yè)不認(rèn)真的工作使回檔工作遭成混亂?；貦n人員如果不能將收集檔案及時錄入計算機(jī)，造成計算機(jī)資料缺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

二、解決方法

1.加強(qiáng)檔案管理中計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，讓檔案更加便捷的出現(xiàn)在辦公或者是生活中。便于人們利用檔案資源，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的數(shù)字檔案，加快在現(xiàn)代化檔案管理中計算機(jī)設(shè)備的實地應(yīng)用，計算機(jī)系統(tǒng)就一個優(yōu)點就是在錄入檔案管理后可以自動檢索，辦理檔案業(yè)務(wù)，檔案自動化有利于文檔的整體管理與檔案儲存。

2.采用大容量儲存，大容量的儲存載體可以提高檔案的工作效率還能減輕工作人員的工作量，也可以運用光盤儲存系統(tǒng)，如此可以解決當(dāng)前信息儲存的難題。由此可見要進(jìn)一步更新計算機(jī)功能，增加儲存量，全面發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理中的作用。

3.建立健全信息化管理機(jī)制，全面運用到現(xiàn)代檔案信息化管理當(dāng)中?，F(xiàn)代化的檔案信息要從工作實際出發(fā)健全檔案錄入、儲存、運用的管理信息化機(jī)制。

3.制定現(xiàn)代化管理制度，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作，細(xì)化工作步驟和環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確逐步的完成檔案工作，建立健全檔案工作流程，熟悉技術(shù)規(guī)范與業(yè)務(wù)流程，制定標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化的信息檔案是重要的建設(shè)基礎(chǔ)之一，統(tǒng)一方案管理信息化計算機(jī)標(biāo)準(zhǔn)。

三、檔案管理應(yīng)用對技術(shù)需求

社會發(fā)展迅速，對檔案工作的要求越來越高，目前檔案需要迅速查閱資料，要做到全面準(zhǔn)確的分類管理相關(guān)檔案。為檔案的管理工作融入到計算機(jī)應(yīng)用當(dāng)中，為檔案管理提供現(xiàn)代化管理，為現(xiàn)代化工作的日益推進(jìn)創(chuàng)造了條件。

在平時工作期間，收集儲存了大量的資料，但是這些檔案資料大部分只是手頭上的管理，由于不將檔案存儲到計算機(jī)當(dāng)中很有可能完成存儲資料遺失的狀況，給工作造成不必要的麻煩，使檔案的內(nèi)容不符合流程規(guī)則，使儲存資料遭成內(nèi)容不準(zhǔn)確、科學(xué)性差、效率低下等狀況。所以人力的檔案儲存已經(jīng)不能滿足新時代的發(fā)展需求。計算機(jī)的發(fā)展改變了完全靠人力操作的方式，簡單的、具有流程的工作勞動滿滿的被計算機(jī)所取代，既節(jié)省了時間、人力、物力，也提高了工作效率。

目前新增了許多新型計算機(jī)技術(shù)，比如說復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)為資料的數(shù)量需求提供便利；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和激光掃描技術(shù)也逐漸代替笨拙的純手作勞動，為檔案的整理和儲存工作提供了便利。

計算機(jī)的儲存量和儲存空間較廣，處理速度很快，在一定程度上節(jié)省了時間，多樣化的輸出形式映入眼簾，極大的提高了檔案作用效率。運用計算機(jī)技術(shù)作為檔案信息的收集管理工作，使檔案工作收集便利、快捷，實現(xiàn)資源共享。

四、計算機(jī)管理條件

計算機(jī)中的管理數(shù)據(jù)要精心準(zhǔn)備，確保原始信息保持完整。計算機(jī)檔案需要具備兩個條件， 一是硬件，二是軟件。硬件是負(fù)責(zé)計算機(jī)設(shè)備和檔案管理的軟件，而軟件與管理工作密切相關(guān)。具有科學(xué)現(xiàn)代化的管理知識才能與現(xiàn)代化的技術(shù)相融合應(yīng)用，所以說計算機(jī)的信息化管理是基礎(chǔ)，只有這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代化的應(yīng)用工作。做好檔案的數(shù)據(jù)，要信息充分、準(zhǔn)確的輸入計算機(jī)，在整理的過程中會出現(xiàn)文獻(xiàn)類特殊內(nèi)容，所以在做這項工作時，還要做好特定信息的標(biāo)引工作來做到信息準(zhǔn)確。

五、存在問題

目前計算機(jī)的檔案管理僅僅是一種基礎(chǔ)的被動工具，檔案管理是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，他僅僅在檔案工作時的內(nèi)部邊牧和檢索環(huán)節(jié)做到局部的作用。并不是針對具體的檔案信息來進(jìn)行工作。

檔案的計算機(jī)輔助管理不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，它只是一種儲存的工具，與其他部門不連接，所以他只是作為一種輔助的地位來作為檔案管理人員的輔助部分。

檔案管理的目的是為了將檔案為全社會所用，在計算機(jī)管理的過程中根據(jù)資料的進(jìn)度、大小、利用率來決定文檔的重要性，將其整理過后，按一定的順序來進(jìn)行歸位，逐步推進(jìn)計算機(jī)輔助管理在檔案管理過程中的應(yīng)用，逐步研發(fā)出更多的新技術(shù)和新形式來幫助檔案管理工作的 發(fā)展進(jìn)程。

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