檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

劉春蕾

摘要：隨著信息化時代的全面發(fā)展，社會各行各業(yè)都充分運用著網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，這同樣也不排除事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)。由于傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)與管理比較繁雜和老舊，并且在個人信息的查找上耗時耗力，所以運用信息化來加強檔案的管理工作是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

引言

在經(jīng)濟迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術(shù)，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發(fā)展，是檔案管理行業(yè)面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化存在的不足

（一）思想觀念上缺乏重視

當前很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的信息化建設(shè)沒有給予足夠的重視，認為檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展來說沒有重要作用，檔案信息化的建設(shè)需要投入大量的資金和設(shè)備，同時需要派遣專業(yè)的人員進行維護和管理，這都需要管理者從經(jīng)營資金中予以抽調(diào)，會影響企業(yè)其他業(yè)務(wù)的經(jīng)營，因此有的企業(yè)管理者沒有將檔案信息化建設(shè)放在應(yīng)有位置，沒有認識到檔案信息化建設(shè)對企業(yè)信息管理所產(chǎn)生的重要意義。另外企業(yè)中落后的管理觀念、人才儲備不足等問題都嚴重制約了檔案信息化建設(shè)。

（二）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

目前，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過程當中，由于企業(yè)發(fā)展水平的差異在檔案管理信息化硬件管理、軟件管理等層面存在著一定的差異，這種信息化建設(shè)發(fā)展的不平衡，在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化的踐行效果。有的企業(yè)在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程當中，僅僅關(guān)注相應(yīng)的硬件建設(shè)，對必要的檔案管理軟件缺乏必要的與時俱進意識，這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進度與效果。

（三）人為因素

人是管理檔案活動的主體，是檔案管理的關(guān)鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細心、不負責(zé)的工作態(tài)度，很容易在日常瑣碎的檔案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數(shù)字化和信息化新時代的到來，隨著計算機和多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，讀取檔案信息的設(shè)備和軟件升級換代，管理人員的基本能力有時并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

（四）檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

二、檔案管理信息化的完善措施

（一）從思想認識上給予高度重視

提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度，是開展檔案信息化建設(shè)的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設(shè)對企業(yè)經(jīng)營和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用，才能落實到行動上，主動采取措施，促進企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級管理人員和檔案管理人員兩個層次入手，高級管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案，下級部門才能按照方案組織實施。檔案管理部門也應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)給予高度重視，積極配合上級部門的決策，制定合理的實施方案，為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級管理人員可以加強宣傳，提高檔案管理部門、制度設(shè)計部門、人事管理部門對檔案信息化建設(shè)的重視程度，做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的，同時也是每個員工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，發(fā)動全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。

（二）加強檔案管理的數(shù)字化資源共享建設(shè)

遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設(shè)期間，數(shù)字化資源共享平臺的建立，將社會發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計劃，強化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

（三）重視企業(yè)檔案信息化人才建設(shè)

目前，在我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程當中，影響其建設(shè)效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應(yīng)該從檔案信息化建設(shè)的長遠發(fā)展角度出發(fā)，不斷地加大對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才的引進力度，一方面，通過提供優(yōu)良的條件來吸引檔案管理信息化專業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極的與高校進行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要實施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導(dǎo)廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮出自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

（四）提高檔案檢索效率

對很多檔案管理人員來說，檢索是日常工作內(nèi)容之一，而檢索工作效果的好壞與否主要涉及兩個方面：一是做好檔案信息的收集工作，保證信息資料的全面性。二是提高檢索的效率，快速獲得檔案信息。只有做好這兩個方面，才能有效地提升檢索的實際效率。

結(jié)束語

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展契機，如何利用信息化的手段來提高企業(yè)對檔案資料的收集、整理和開發(fā)是當前我國諸多企業(yè)檔案管理工作改進的主要方向。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程當中，需要企業(yè)充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不斷的對檔案信息化管理進行必要的優(yōu)化與完善，從而促進企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)水平的提高。

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