車企榮譽檔案管理實踐
——以上汽大眾汽車有限公司為例

文/上汽大眾汽車有限公司 李龍

上汽大眾汽車有限公司是一家成立于1985年的中德合資企業(yè)，截至2018年1月，上汽大眾累計產量已突破1800萬輛，是國內保有量最大的乘用車企業(yè)，旗下的桑塔納、朗逸、途觀等車型深受廣大消費者的喜愛。上汽大眾在30多年的發(fā)展歷程中，憑借其優(yōu)秀的產品、強烈的社會責任感得到了社會的充分認可，收獲了無數(shù)榮譽：上汽大眾曾連續(xù)12年榮膺“中國杰出雇主”，連續(xù)9年被評為全國質量效益型企業(yè)、并連續(xù)8年榮獲中國十佳合資企業(yè)稱號……

這些榮譽不僅是公司及員工價值的體現(xiàn)，更是幾代上汽大眾人的心血結晶。因此，管好、用好這些數(shù)目繁多、形態(tài)各異的榮譽檔案，是檔案員義不容辭的責任。在此，筆者談談榮譽檔案管理的具體操作實踐。榮譽檔案作為一種數(shù)量相對較少且形態(tài)各異的特殊載體檔案，國家及行業(yè)鮮有標準或文件規(guī)范榮譽檔案的管理。面對1000多件待整理的榮譽檔案，在缺乏權威文件指導的情況下，筆者開始從以下方面思考榮譽檔案的管理：

1.檔案管理的目的都是“方便查找、便于利用”，榮譽檔案也不例外。一切管理手段都應服務于榮譽檔案的“方便查找和便于利用”。

2.參考“中國知網(wǎng)”上榮譽檔案管理相關的理論及實踐論文，了解其他單位榮譽檔案管理實踐。

基于上述思考及實踐，再結合公司榮譽檔案管理實際，逐步形成了較為成熟的榮譽檔案的管理方案。簡而言之，榮譽檔案的管理可大致分為“收集”“整理”“保存”“利用”四方面。

一、收集

（一）歸檔范圍。一個公司大大小小的榮譽獎項種類繁多、數(shù)目巨大，如果都納入榮譽檔案的范疇進行管理，檔案庫房將不堪重負。榮譽獎項的獲獎主體可分為個人、部門、公司、品牌、產品等，基于經濟性及檔案重要性及利用率的考慮，我們重點關注獲獎公司級（即獲獎主體為“公司”“品牌”“產品”）的榮譽獎項。因此，我們定義榮譽檔案的歸檔范圍為：各級政府、行業(yè)協(xié)會、社會團體等頒發(fā)給上汽大眾有限公司及其品牌、產品的各種形式的榮譽實物，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、獎狀、獎旗、獎章等。如獎項《年度最具社會責任企業(yè)——上汽大眾》《中國汽車十年影響力整車企業(yè)品牌——上汽大眾》《2015年度緊湊級車型——上汽大眾新朗逸》的獲獎主體分別為“公司”“品牌”“產品”， 均屬于榮譽檔案的范疇，

（二）歸檔人、歸檔時間及要求。由于榮譽獎項有相當部分是玻璃制品，容易損壞，因此榮譽檔案應盡快移交到檔案部門。我們要求榮譽獎項的業(yè)務對口部門的同事負責領取相應的榮譽獎項及配套外包裝，保持榮譽獎項的完整、清潔，并在榮譽獎項領取之后一禮拜內向檔案部門歸檔。因故需在本部門保存一段時間的，應先移交檔案部門拍照登記后辦妥相關利用手續(xù)。檔案部門后續(xù)會對移交的榮譽檔案逐一拍照留存電子照片。

（三）歸檔途徑。為確保榮譽檔案的應歸盡歸，除個人主動歸檔外，檔案部門每年會在管理類文件歸檔通知中，要求部門檔案聯(lián)絡員提醒部門員工及時移交未歸檔的榮譽檔案；同時，檔案部門也會密切關注公司網(wǎng)站簡訊、表彰大會進行榮譽檔案的跟蹤收集。

二、整理

（一）外包裝。由于榮譽檔案大多是玻璃、金屬制品，很容易磕破損壞，因此有必要為無包裝的榮譽檔案配備合適的盒子（可在淘寶采購）。下圖是我們?yōu)楠劆詈酮劚m配的盒子。

（二）分類。榮譽檔案以“榮譽形式+獲獎年度”進行實體分類，榮譽形式分為“獎牌”“獎杯”“證書”“獎狀”“其他”五類，其代號分別為“01”“02”“03”“04”“05”。

（三）排列。根據(jù)“榮譽形式+獲獎年度”的分類方案，每件榮譽檔案在最低一級類目（即獲獎年度）內按歸檔先后順序依次排列。

（四）編號。每件榮譽檔案應按分類方案和歸檔順序逐件編檔號，檔號由“獲獎年度”“榮譽形式代號”“歸檔順序號”共同構成。如 “2011-01-12”。

獲獎年度：該榮譽獎項表彰內容所針對的年度，區(qū)分于榮譽獎項的頒發(fā)年度，由4位阿拉伯數(shù)字組成。如獎牌“2015年度緊湊級車型——上汽大眾新朗逸”上的落款日期為“2016年1月”，該獎牌的獲獎年度為2015，頒發(fā)年度為2016。如獎項表彰的內容是跨年度的，我們以起始年度作為獲獎年度，如獎杯“2013年—2016年最佳汽車名牌——XXX”，其獲獎年度為“2013”。榮譽形式代號：“01”“01”“02”“03”“04”“05”，分別代表“獎牌”“獎杯”“證書”“獎狀”“其他”。歸檔順序號：特定榮譽形式特定年度下榮譽檔案歸檔的順序。如2012年歸檔的第12塊獎牌，其歸檔順序號為“12”，檔號為“2012-01-12”。

（五）貼標簽。每件檔案需貼兩個標簽，一處貼于外包裝的顯眼位置，便于查找時迅速識別檔號；另一處貼于榮譽檔案本體上的隱秘部位，避免影響榮譽檔案的美觀度和完整性。標簽可以選用能打印的不干膠貼紙，可一定程度上提供整理效率。

三、保存

（一）保管期限。根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對于各種非紙質載體、介質及實物形式的文件材料保管期限的建議，并結合公司實際，我們將榮譽檔案的保管期限均定義為“永久”。

（二）裝具及擺放。由于榮譽檔案載體形式各異，無法采用統(tǒng)一的保管模式，因此對榮譽檔案可分別采取不同的方式進行保管。獎牌：外包裝盒的脊背處貼上標簽，按歸檔順序依次豎放于專用柜中，見“圖一”；獎杯：外包裝盒的外側貼上標簽，按歸檔順序平放于專用柜中，見“圖二”；證書：將證書按歸檔順序依次豎放入裝有吊掛文件夾的抽屜中，見“圖三”；獎狀：外包裝盒底部貼上標簽，按歸檔順序平放于專用柜中，見“圖四”。

圖一

圖二

圖三

圖四

（三）庫房要求及檔案防護。同紙質檔案庫要求，溫度維持在14℃—24℃，相對濕度維持在45%—60%，其他要求詳見《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010）中的“5檔案防護”部分。檔案員應保持庫房及榮譽檔案裝具的整潔，定期除塵，避免榮譽檔案褪色，同時做好防蟲、防腐蝕生銹的保護，確保榮譽檔案的完好無損。

四、利用

（一）檢索工具。員工可通過檢索工具——榮譽檔案目錄查詢所需檔案，通過檔案目錄，利用者可以清楚地了解到該檔案的名稱、頒發(fā)時間、授予單位等信息，榮譽檔案目錄格式如下：

序號：所有榮譽檔案按檔號升序排列時所固定的流水號，用阿拉伯數(shù)字依次表示。檔號：由“獲獎年度”“榮譽形式代號”“歸檔順序號”共同構成。如“2015-01-26”。榮譽名稱：榮譽獎項名稱，如“2015年度緊湊級車型——上汽大眾新朗逸”。頒發(fā)時間：榮譽獎項頒發(fā)的具體時間，由8位阿拉伯數(shù)字組成，如“20150402”。授予單位：獎項頒發(fā)的單位或機構，不可簡寫。榮譽形式：“獎牌”“獎杯”“證書”“獎狀”“其他”五類。獲獎主體：獎項授予的對象，有“公司”“產品”“品牌”三類。備注：需注明的其他事項。

（二）利用審批登記?？紤]到榮譽檔案是公開、正能量的，因此在保護原件的基礎上，應盡可能開放榮譽檔案的利用，減少審批登記手續(xù)。我們要求對于利用榮譽檔案照片及相關信息的，僅需利用人登記個人信息及利用目的，即可利用；對于利用榮譽檔案原件的，基于保護原件的考慮，還需利用人直屬領導簽字確認，并說明利用原件的必要性。

（三）利用形式。檔案管理的終極目標是“利用”，因此，為開發(fā)利用榮譽檔案信息資源，最大限度地為公司各項工作提供服務，除個人申請利用榮譽檔案的常規(guī)形式外，公司還積極拓寬利用形式：請專用的廣告公司在公司展示大廳設計了榮譽墻，以展示公司各階段所獲得的各類重要獎項。與此同時，公司官網(wǎng)上也設置了展示公司榮譽照片及信息的欄目。通過榮譽墻及網(wǎng)上展示對榮譽檔案進行展示，獲得了員工極大的關注，檔案利用率提升的同時，也增強了員工的集體歸屬感和集體榮譽感，極大地改變了榮譽檔案寂寞無聲的局面。