人力資源檔案管理存在的問題及對策研究

詹少瓊

摘 要：隨著人才基本信息采集程度的提升以及電子信息化的不斷完善，人力資源檔案向多樣、復(fù)雜的方向發(fā)展。對人力資源檔案進(jìn)行科學(xué)化、高效化管理成為單位邁向現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，也能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位其他工作的開展提供充分的信息支持。但是當(dāng)前各單位的相關(guān)部門在對人資檔案進(jìn)行管理時依然被傳統(tǒng)老套思維所束縛，在人資檔案建設(shè)中需要剔除傳統(tǒng)管理模式中被動性、經(jīng)驗(yàn)性、不確定性、粗放性的特點(diǎn)?，F(xiàn)行人力資源檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采用精細(xì)化、嚴(yán)密化的操作，歸納并總結(jié)出高效、科學(xué)的管理流程，從而使人力資源檔案管理具備標(biāo)準(zhǔn)性、主動性、確定性、高效性。本文立足于分析實(shí)踐中對人資檔案管理存在的困境，借鑒其他檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，探索創(chuàng)新人資檔案管理的新方式。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案；困境

一、人力資源檔案管理的必要性分析

人力資源檔案管理主要是指：人力資源部門按照相關(guān)檔案管理規(guī)范，統(tǒng)籌對人力資源檔案進(jìn)行管理，使檔案存放更具有序性、科學(xué)性、合理性。[]首先，新時期下，人才儲備競爭趨勢日益激烈，單位如果要謀求更長遠(yuǎn)的發(fā)展，如何對人才的檔案進(jìn)行管理、分析、運(yùn)用是迫切需要關(guān)注的命題，其關(guān)乎到人才信息的高效使用。其次，人資檔案信息其反映了單位相關(guān)人才的基本情況、能力水平、專業(yè)化程度，只有對其進(jìn)行管理，相關(guān)單位才能在競爭激勵的社會經(jīng)濟(jì)生活中提高競爭軟實(shí)力，滿足工作形勢的需求。最后，人力資源檔案管理工作的順利開展可以給相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在引進(jìn)人才和確定投資目標(biāo)方面提供相關(guān)指導(dǎo)，使得相關(guān)單位的運(yùn)營更加具有高效性、有序性。

二、人力資源檔案管理存在的困境

（一）人力資源檔案管理硬件配置程度低、檔案放置環(huán)境差

首先，相關(guān)硬件設(shè)施的不達(dá)標(biāo)會影響人資檔案管理操作，進(jìn)而導(dǎo)致開展該項(xiàng)工作的工作人員的實(shí)際工作待遇不達(dá)標(biāo)。[]只有引進(jìn)更新新型的信息化處理器材，才能最大化地對相關(guān)人力資源檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析以及整理。其次，相關(guān)單位不重視人資檔案管理，對該塊的經(jīng)費(fèi)支持力度小，無法購買到高質(zhì)量、高效率的設(shè)備以及器材。最后，有些小型單位對人力資源檔案管理仍舊采取老式的紙質(zhì)檔案管理模式，而沒有采取信息化的管理模式，檔案放置環(huán)境差，部分檔案直接霉變、蟲蛀、丟失，不利于檔案進(jìn)行查找、歸納、整理。

（二）人力資源檔案管理人員專業(yè)水平不高、工作效率低、綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

首先，相關(guān)單位或相關(guān)部門對人資檔案進(jìn)行管理的過程中，許多管理人員對自身工作的重要性意識程度低，常常認(rèn)為自己的工作是“流水式”的，只要簡單的將人事資料進(jìn)行歸納、存檔就可。但是，在如今人資檔案已經(jīng)成為關(guān)系網(wǎng)的控制處的情形下，管理人員這樣粗放式的管理方式可能會影響到單位人才的流入和流失。其次，相當(dāng)一部分管理人員工作積極性不高、工作效率低下，這在剛進(jìn)入檔案管理工作崗位的管理人員身上尤為凸顯。該部分管理人員由于其剛步入檔案管理工作環(huán)境，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作方面以及與各個部門的對接方面都缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，致使進(jìn)行檔案管理時出現(xiàn)各種各樣的紕漏。最后，管理人員的相關(guān)專業(yè)水平的缺失，管理方法不夠先進(jìn)，不能使用高效、成熟的工作流程對檔案進(jìn)行管理。

三、完善人力資源檔案管理的思考

（一）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理意識

首先，提升職業(yè)素質(zhì)是當(dāng)代促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展的重要因素，為了適應(yīng)新的形勢變化，單位可以建立檔案管理人員考評機(jī)制，對其進(jìn)行終審考評，對管理人員進(jìn)行等級認(rèn)定，根據(jù)相應(yīng)的等級認(rèn)定界定薪資標(biāo)準(zhǔn)和其他福利標(biāo)準(zhǔn)。其次，要提升管理層面的檔案管理意識，檔案意識是人力資源檔案管理工作開展賴以生存和發(fā)展的基本條件。單位可以通過對單位現(xiàn)存的檔案管理規(guī)范為宏觀準(zhǔn)則，提高單位管理層面對檔案工作的重視，將人資檔案管理與革新落實(shí)到實(shí)處，形成一種真正的檔案運(yùn)用的優(yōu)良文化，利用這種文化的凝聚力影響單位的檔案管理，提高單位整體的創(chuàng)造力。最后，必須加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和崗前培訓(xùn)，建立相關(guān)的培訓(xùn)、考核制度，從提高管理人員素質(zhì)方面解決相關(guān)問題。

（二）更新硬件配套設(shè)施

硬件配套設(shè)施的好壞影響管理人員的工作環(huán)境和工作情緒。為此，單位要及時更新硬件配套設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施可以提高人資檔案管理效率，精簡管理部門人員。

（三）創(chuàng)新制度建設(shè)，強(qiáng)化管理規(guī)范

傳統(tǒng)的檔案管理制度阻礙了信息的傳播和共享，需要通過制度設(shè)計(jì)來引領(lǐng)單位檔案管理的改革。首先，要人事檔案的建檔、使用、管理權(quán)需要放開，形成一種有相對人進(jìn)行監(jiān)督、參與的新型檔案管理體制，從而提高單位的人事檔案質(zhì)量。其次，可以整合現(xiàn)有的管理方法、流程和信息收集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，通過這種方式，可以使單位檔案管理平臺與建設(shè)更具科學(xué)合理性。[]最后，可以將人力資源檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類。為了使得擁有的信息能更高效的被傳播和共享，必須對這些人事信息建立相對標(biāo)準(zhǔn)的分類。具體實(shí)施分類時可以通過單位部門、專業(yè)崗位進(jìn)行劃分，也可以按照其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，但是無論采取哪種方式進(jìn)行分類，都必須要保障信息整齊劃一，保持單位人事信息的連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性。

四、結(jié)語

當(dāng)今世界，知識經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，多項(xiàng)事業(yè)改革步伐在深入。人力資源檔案管理工作受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如果不創(chuàng)新新的管理工作方式，勢必會影響單位對人才競爭的軟實(shí)力，制約單位未來發(fā)展動力。因此，必須站在當(dāng)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境、社會環(huán)境視角下，從人力資源檔案的基礎(chǔ)理論出發(fā)，分析現(xiàn)代人力資源檔案管理現(xiàn)狀來深入探究人力資源檔案的創(chuàng)新發(fā)展與實(shí)踐需求，使單位將人力資源檔案融入進(jìn)日常的經(jīng)營管理活動當(dāng)中，發(fā)揮其本身具有的服務(wù)效能，助力單位科學(xué)化、高速化的向前發(fā)展，增強(qiáng)單位的生命力和發(fā)展活力。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：廣州市南方人力資源評價中心有限公司）