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    計算機二級office字處理軟件的重難點總結(jié)

    2018-07-28 07:18:52賈福運石曉明李琨
    電腦知識與技術(shù) 2018年15期
    關(guān)鍵詞:重難點

    賈福運 石曉明 李琨

    摘要:隨著信息時代的來臨,計算機等級考試受到了全國大學(xué)生的熱捧,分析了近年來全國計算機二級考試之MS OFFICE高級應(yīng)用的字處理題目中的各類真題,認真總結(jié)的相關(guān)經(jīng)驗與方法,特別是字處理軟件中考生難掌握且易錯的知識點,希望給以后的計算機二級之MS OFFICE應(yīng)用的培訓(xùn)者及輔導(dǎo)者提供某種意義上的建議,給今后備考計算機二級的考生提供相關(guān)做題筆記。

    關(guān)鍵詞:計算機二級;MS OFFICE;字處理;重難點

    中圖分類號:TP393 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-3044(2018)15-0200-02

    1引言

    當(dāng)今社會已經(jīng)是信息時代,中國乃至世界互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日新月異。中國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)迎來了新四大發(fā)明時代(高鐵,網(wǎng)購,移動支付,共享單車),但是這一切的一切都離不開計算機的發(fā)展以及支持。計算機技術(shù)在迅速發(fā)展,時代特征要求當(dāng)代大學(xué)生必須掌握計算機技術(shù)才能適應(yīng)時代的發(fā)展需要。計算機等級考試作為檢測當(dāng)代大學(xué)生計算機水平的一個工具,受到了學(xué)生的積極歡迎,廣大考生積極報考。對于非計算機專業(yè)的學(xué)生來說,計算機二級之MS OFFICE高級應(yīng)用是報考人數(shù)最多,難度較大的一個考試。筆者所在高校的學(xué)生也有非常大的報考熱情,在輔導(dǎo)學(xué)生準備計算機二級之MS OFFICE的時候,筆者認真總結(jié)歷年真題的特點,針對MS OFFICE中的關(guān)鍵項目字處理軟件總結(jié)了相關(guān)知識點,以及準備了相關(guān)重難點的解題新方法新思路。

    2字處理軟件中的重難點及解決方案

    一是字處理軟件中的另存為問題,如果你做過計算機二級,你會發(fā)現(xiàn)幾乎每道題都有另存為的問題,針對另存為你可以使用快捷鍵F12,或者在文件菜單下選擇另存為命令,無論你使用哪一個,都會彈出來一個另存為的對話框,在這里你需要更改文件的文件名,因為更改文件名也是題目的要求。在這里有個問題就是在寫文件名的時候要不要添加后綴名的問題,筆者認為你可以寫也可以不寫,因為不寫它會自動加上(保存類型已經(jīng)決定)。但是如果你關(guān)閉文件后再重命名,如果后綴名可見,你不能去掉,但是如果后綴名不可見,千萬不能加上,因為后綴名隱藏了,如果加上就會出現(xiàn)考試系統(tǒng)檢索不到考生文件,導(dǎo)致此項目零分。

    二是頁面設(shè)置的問題,這個問題無非就是調(diào)整頁邊距、紙張大小、紙張方向等。針對這個問題,考生可以在頁面布局選項卡里面找相關(guān)的命令,但是筆者仍然建議考生直接點擊頁面布局右下角的啟動器按鈕,因為只要點擊那個按鈕就可以一次性地解決問題,不需要一個個去設(shè)置。

    三是字體字號顏色的問題,針對這個問題,學(xué)生經(jīng)常問我題目里沒有要求具體是幾號字體呀,怎么樣看出來它到底是幾號呢。這個知識點,我認為出題的老師不是讓你非要看出來幾號字,而是有個差多不多就行了,只要你的字號與樣例中的不是差別太大,都是可以拿到分的。另外一般情況下,題目的字體一般都是黑體并且加粗的,你只要看到樣例中的字體比較黑,然后你就調(diào)成黑體或者加粗是不會有錯的。關(guān)于字體的顏色,如果沒有要求就用默認的自動顏色就行,如果有要求就要嚴格執(zhí)行要求,因為有的顏色要調(diào)成標(biāo)準色的,如果你調(diào)成了相對色,即使顏色再怎么相似都是無用的。

    四是查找與替換的問題,這個問題不是要求你單純的查找與替換,而是要具備利用查找與替換的思維來解決非查找與替換的問題。它的第一個應(yīng)用是刪除word文檔中的空格,刪除空格不可能讓你手動刪除,因為里面的空格太多了,手動刪除需要付出很大的時間代價,這時就需要具有查找與替換的思維,使用快捷鍵Ctrl+H或者點擊命令調(diào)出替換對話框。在查找內(nèi)容輸入框里面輸入空格(如果是全角的空格,需要用SHIFT+SPACE切換),然后在替換為的輸入框里面什么都不要輸入,點擊全部替換即可。它的第二個應(yīng)用是word文檔中的空行問題,所謂空行就是空的段落,有空的段落出現(xiàn)的地方就會有兩個連續(xù)的段落標(biāo)記,這個時候我們就可以想到用兩個段落標(biāo)記來替換為一個段落標(biāo)記的方法來實現(xiàn),調(diào)出替換對話框,在插入內(nèi)容的輸入框連續(xù)輸入兩次段落標(biāo)記(更多→特殊格式→段落標(biāo)記),在替換對話框里面輸入一次段落標(biāo)記,最后點擊全部替換。不僅如此,通過查找與替換還可以設(shè)置段落樣式,在真題17套的字處理的題目中,要求把標(biāo)注有“一級標(biāo)題”的段落設(shè)置為標(biāo)題1,同理設(shè)置標(biāo)題2與標(biāo)題3。正確而又簡單的做法是調(diào)出替換對話框,然后查找內(nèi)容為“一級標(biāo)題”,替換為內(nèi)容為“標(biāo)題1”格式(格式→樣式→標(biāo)題1),同理,可以實現(xiàn)標(biāo)題2與標(biāo)題3的設(shè)置。這一題還有個問題就是如何刪除“一級標(biāo)題”的字樣,同樣,我們也是通過查找與替換的方法實現(xiàn)的,具體方法與刪除空格相似,這里就不再敘述。還有就是數(shù)字更改字體顏色的問題,題目要求把所有的數(shù)字變?yōu)榧t色,同樣調(diào)出替換對話框,查找內(nèi)容為任意數(shù)字(更多→特殊格式→任意數(shù)字),替換為字體紅色樣式(更多→格式→字體→紅色)。

    五是頁眉頁腳的問題,這個問題很復(fù)雜,并且?guī)缀踉诿恳惶渍骖}里面都有出現(xiàn)。針對這個問題,無非要么設(shè)置不同的頁眉格式,要么設(shè)置首頁不同,要么設(shè)置不同的奇數(shù)偶數(shù)頁樣式,要么設(shè)置不同的頁碼格式。針對不同的頁眉格式,這個一定要通過分節(jié)符來實現(xiàn),分節(jié)符就是可以把文章分成不同的部分,針對不同的部分可以設(shè)置不同的頁眉樣式,分節(jié)符有連續(xù)型的還有分頁型的,但是在絕大多數(shù)情況下不同的節(jié)都要另起一頁的,所以為了方便直接插入分節(jié)符(下一頁)既實現(xiàn)了分頁又實現(xiàn)了分節(jié),如果你要插入連續(xù)型的分節(jié)符還要插入分頁符才可實現(xiàn)。由于在默認的情況下不同節(jié)的頁眉之間都有連貫性,所以在設(shè)置不同的頁眉格式的時候一定要把這種連貫性斷開,斷開的方式是把光標(biāo)置于下一節(jié)的頁眉處,然后取消“鏈接到前一條頁眉”的選中狀態(tài)即可。針對首頁不同的問題,可以把光標(biāo)置于該節(jié)的頁眉處,然后勾選首頁不同即可。針對設(shè)置不同的奇數(shù)偶數(shù)頁樣式的問題,可以把光標(biāo)置于該節(jié)的頁眉處,然后勾選奇偶不同,然后再分別設(shè)置不同的奇數(shù)頁樣式與不同的偶數(shù)頁樣式。針對設(shè)置不同的頁碼格式的問題,也需要先插入分節(jié)符把內(nèi)容分開,然后把光標(biāo)置于不同節(jié)的頁眉或者頁腳處,在頁眉與頁腳選項卡下選擇頁碼→設(shè)置頁碼格式→編號樣式\頁碼編號。

    六是郵件合并的問題。郵件合并是字處理的重要考點,在不多的真題中總有幾套是涉及郵件合并的。所謂郵件合并就是批量制作樣式相同的文檔。步驟如下:郵件→選擇收件人→使用現(xiàn)有列表→選擇數(shù)據(jù)源→插入合并域。有的題目中是要求設(shè)置規(guī)則的,如果設(shè)置規(guī)則的話就這樣:郵件→規(guī)則→如果……那么……否則。有的題目中是要求條件的生成信函的,那么它的步驟如下:郵件→選擇收件人→篩選條件。郵件合并中最難的是插入圖片的問題,這個需要在插入圖片的合并域之前插入圖片的域控制代碼。步驟如下:插入→文檔部件→域→鏈接與引用→Include Picture→輸入圖片所在的路徑→確定。然后選中圖片的文檔部件區(qū)域,按SHIFT+F9調(diào)出域代碼,在剛才相對路徑的后面輸入兩個“\”,然后郵件→插入合并域→照片。最后在完成郵件合并的過程中可能圖片顯示不出來,這是按CTRL+A全選,然后按F9刷新公式即可。

    七是對相同格式的段落設(shè)置格式的問題。這個問題不需要選中所有格式相同的部分,如果這些段落都是屬于“正文”的格式,那么步驟如下:開始→樣式→正文→修改。

    八是跨節(jié)斷碼的問題。有的文檔中存在一頁中存在好多節(jié)的現(xiàn)象,比如說在一頁中如果出現(xiàn)不同的分欄現(xiàn)象就會在這一頁中出現(xiàn)好多節(jié),然后在頁面視圖下就會出現(xiàn)連續(xù)的節(jié)之間不能“續(xù)前節(jié)”。針對這個問題要把文檔切換至草稿視圖下,然后在插入→頁碼→設(shè)置頁碼→續(xù)前節(jié)即可。

    3結(jié)語

    針對眾多非計算機專業(yè)的在校大學(xué)生選擇考試的計算機二級之MS OFFICE高級應(yīng)用科目,筆者在多年輔導(dǎo)本校學(xué)生計算機二級的基礎(chǔ)上,認真總結(jié)經(jīng)驗,整理了最近幾年來在二級考試中易考、易錯、難度較大的知識點。然后給出了這些知識點的筆者認為最簡單的解決方法,并以此希望給今后的教師進行相關(guān)的培訓(xùn)中提供經(jīng)驗,給今后參加備考計算機二級的考生以做題筆記。

    參考文獻:

    [1] 李亞芳,張萌.提高計算機二級考試通過率的措施[J].信息與電腦(理論版),2017(1):204-205.

    [2] 林敏.高職院校計算機二級考試的精準教學(xué)[J]. 武漢工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2017,29(2):96-98.

    [3] 沈德松.全國計算機等級考試二級MS Office高級應(yīng)用的要點研究與分析[J].魅力中國,2017(19).

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