采購及物資管理平臺中詢價系統(tǒng)流程設(shè)計及實現(xiàn)

遠振海 程霄 劉瑞敏 張仙芬

摘要：詢價表示買賣雙方，詢問商品價格或者同行競爭對手之間相互打聽相關(guān)產(chǎn)品在市場上的價格。詢價的目的是從詢價中獲得最精準的價格信息，以便在報價過程中對工程材料（設(shè)備）及時、正確的定價，從而保證準確控制投資額、節(jié)省投資、降低成本。傳統(tǒng)詢價方式仍然采用人工的方式，對于企業(yè)特別是大中型企業(yè)，需要投入大量人力物力完成詢價管理工作，在信息化飛速發(fā)展的當下，可以通過信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)詢價流程的快速操作。該文針對這一問題，在大中型企業(yè)的采購及物資管理平臺中，規(guī)范了詢價流程，并通過信息化手段實現(xiàn)并開發(fā)了詢價系統(tǒng)，有效提高了工作效率，簡化了詢價流程。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品詢價；業(yè)務(wù)流程；系統(tǒng)設(shè)計；信息化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）11-0060-02

當今全球市場競爭日益激烈，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了深刻的變化，產(chǎn)品品種日益增加和不斷更新，消費需求日益多元化，世界制造業(yè)市場發(fā)生了重大的變化，已經(jīng)從傳統(tǒng)的相對穩(wěn)定型的市場演變?yōu)閯討B(tài)多變型市場。企業(yè)為了適應(yīng)新的市場競爭環(huán)境，迫使企業(yè)在技術(shù)支持、組織結(jié)構(gòu)和經(jīng)營戰(zhàn)略等多個方面進行調(diào)整與改革。在現(xiàn)代社會，價格是由社會平均生產(chǎn)能力所決定的，企業(yè)只有以低于社會平均價格的成本生產(chǎn)出同質(zhì)的產(chǎn)品，才能生存。企業(yè)在正確核算出所生產(chǎn)的產(chǎn)品的成本后，才能夠考慮是否接受定單，從而保證企業(yè)能夠獲利。同時，只有明確成本發(fā)生的原因，才能有效降低產(chǎn)品的成本。隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展和完善，市場經(jīng)濟對企業(yè)經(jīng)營者提出了“快速反應(yīng)”的要求，產(chǎn)品詢價研究正是在這種背景下逐漸興起并得到了迅速發(fā)展與應(yīng)用。如今大多數(shù)企業(yè)采取的詢價方式仍然是用EXCEL表格和人工的方式。這不僅不利于大量數(shù)據(jù)的總結(jié)，更不利于對銷售利潤的控制，使用軟件進行產(chǎn)品詢價對外有利于企業(yè)提高企業(yè)的綜合競爭力，對內(nèi)有利于提高成本管理和控制的水平，簡化了詢價流程、提高了工作效率，同時降低了成本。本文提出了一種大中型企業(yè)采購及物資管理平臺中詢價系統(tǒng)的流程設(shè)計的可能性，并通過開發(fā)設(shè)計實現(xiàn)該系統(tǒng)。

1 詢價業(yè)務(wù)流程設(shè)計

詢價業(yè)務(wù)流程全程分為創(chuàng)建采購計劃、尋源、確定詢價方式及編輯詢價、發(fā)布采購公告、供應(yīng)商報名、報名審批、供應(yīng)商報價、報價時間終止、報價結(jié)果查看、查看報價結(jié)果并預授標對象、審核、創(chuàng)建訂單、訂單審批、發(fā)布中選結(jié)果和訂單跟蹤及物流管理總計十五個步驟，具體業(yè)務(wù)流程順序如圖所示。

特別說明，如果是邀請詢價項目，供應(yīng)商無需報名，可直接報價。如果是公開詢價項目，系統(tǒng)設(shè)置項中可配置“報名設(shè)置”功能（此功能由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)設(shè)置中按采購組織進行設(shè)置）。當該采購組織的公開詢價項目報名設(shè)置為需要報名時，供應(yīng)商先報名，后報價；如果設(shè)置為無需報名，則供應(yīng)商直接報價。

當采購員在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置開啟某采購組織的報名功能后，該采購組織下的采購員可在創(chuàng)建公開詢價單時選擇“是否自動審核報名”，即將該公開詢價單中的報名供應(yīng)商審核功能設(shè)置成系統(tǒng)自動審核通過或手動審核通過兩種方式。

2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與ERP數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)

業(yè)務(wù)系統(tǒng)與ERP流轉(zhuǎn)主要包含采購計劃導入、電子商城（5.2.1流程002-009）流程、傳輸詢價單、報價單、ERP審批預授標結(jié)果、生成有效訂單、訂單傳輸總計六個步驟，其中流程如圖所示。

采購計劃傳輸。電子商城系統(tǒng)以接口方式自動接收ERP系統(tǒng)有效的采購計劃，每個采購計劃只做一次有效傳輸（即上傳到電子商城的采購計劃不會隨ERP中此計劃的修改而改變）。

ERP審批流程。供應(yīng)商在電子商城系統(tǒng)中完成報價，電子商城將詢價業(yè)務(wù)全貌（包含詢價單、所有供應(yīng)商報價單）返回ERP系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)進行預授標結(jié)果審批和訂單的審批流程。

訂單傳輸。ERP系統(tǒng)中生成的有效訂單自動傳輸?shù)诫娮由坛窍到y(tǒng)。

3 總結(jié)

本文通過研究采購及物資管理流程中的詢價業(yè)務(wù)流程，針對大中型企業(yè)的詢價業(yè)務(wù)，提出了一種多業(yè)務(wù)場景下的詢價業(yè)務(wù)流程，并設(shè)計了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方式，最終通過信息化手段開發(fā)固化詢價業(yè)務(wù)功能模塊，有效提升了工作效率，簡化了詢價業(yè)務(wù)流程。

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