事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探究

吳金娥 陶勇

在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理是不可或缺的關(guān)鍵構(gòu)成部分，其對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重大作用。本文分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，進(jìn)而對(duì)此優(yōu)化途徑做出了深入探究。

針對(duì)事業(yè)單位管理工作的具體實(shí)施來講，檔案管理對(duì)其順利開展至關(guān)重要。因此，有關(guān)人員一定要對(duì)此項(xiàng)工作作出高度重視，真正認(rèn)知到信息化時(shí)代進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的實(shí)際意義，進(jìn)而根據(jù)不同角度人手，讓事業(yè)單位檔案管理工作的全面優(yōu)化得以實(shí)現(xiàn)，以至使之最終效果可以得到大幅提升。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足

1.1 工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作人員來講，其專業(yè)素質(zhì)普遍不高，而這也正是影響事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。較多檔案管理人員一般都不是檔案專業(yè)出身，對(duì)于相關(guān)的理論知識(shí)并沒有一個(gè)全面認(rèn)知，而且，一些檔案管理人員僅是兼職實(shí)施檔案管理，其實(shí)還在從事其他職位的工作，檔案館中并未安排專業(yè)人員實(shí)行管理，進(jìn)而致使檔案管理容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。此外，大多數(shù)檔案管理人員實(shí)際上并不具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，目前仍在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔形式，這不但容易產(chǎn)生人為錯(cuò)誤，甚至還會(huì)致使檔案丟失?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位還未建立較為系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，工作人員對(duì)于檔案管理并沒有引起足夠重視，在具體工作中經(jīng)常都是敷衍了事，以至在工作發(fā)生問題時(shí)無法在第一時(shí)間將此有效解決。

1.2 對(duì)于檔案管理工作的重視度不足

在事業(yè)單位工作的開展過程中，工作人員之所以缺乏認(rèn)真的態(tài)度，實(shí)際上就是因?yàn)閷?duì)于檔案管理工作沒有引起足夠重視。大多數(shù)工作人員認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展并沒有直接聯(lián)系，并且還會(huì)認(rèn)為此項(xiàng)工作根本不重要，在開展檔案管理工作的過程中并未對(duì)此進(jìn)行有效控制，進(jìn)而致使無人整理與歸納單位的相關(guān)檔案，當(dāng)單位想要調(diào)用有關(guān)資料時(shí)，無法快速且準(zhǔn)確的找出所需資料，而且還有可能發(fā)生資料缺失的現(xiàn)象。如若沒有將相應(yīng)的檔案管理工作做好，那么必將會(huì)耽誤或者不能完成有關(guān)工作，從而讓事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量呈現(xiàn)出下降趨勢(shì)，以至對(duì)其長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展造成較大影響。

1.3 檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施較為滯后

在現(xiàn)今時(shí)代的快速發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)改變始終停滯于傳統(tǒng)管理形式的這種發(fā)展現(xiàn)狀，并逐漸運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)施管理檔案，這樣才可以讓檔案管理工作變得相對(duì)更為規(guī)范。不過根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況來看，我國(guó)事業(yè)單位還未對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)管理，基本上只有極其少數(shù)的單位可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等比較先進(jìn)的設(shè)施提升管理效率，而更多單位卻依舊在運(yùn)用效率較低的傳統(tǒng)管理形式，進(jìn)而使事業(yè)單位的發(fā)展受到了一定阻礙。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

2.1 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

第一，提升專業(yè)素質(zhì)。針對(duì)檔案管理人員來講，其必須具有責(zé)任心，只有認(rèn)真的心態(tài)才是確保工作順利開展的基本要求。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具有一定的專業(yè)素質(zhì)，只有深入了解檔案管理學(xué)等一系列相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，才可以更加熟練的開展檔案管理工作。第二，提升知識(shí)素質(zhì)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面掌握管理檔案的基礎(chǔ)與專業(yè)知識(shí)。例如，檔案管理人員必須掌握?qǐng)D書館學(xué)與管理學(xué)，這樣才能更好的整理與歸納檔案。因此，為了讓檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到有效提升，事業(yè)單位則應(yīng)當(dāng)定期對(duì)其開展相關(guān)培訓(xùn)，而且需構(gòu)建較為完善的檔案管理機(jī)制。在當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展中，管理人員必須不斷將自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)加以提升，才可以在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)更大優(yōu)勢(shì)，從而促使自身更加順利的完成相應(yīng)的檔案管理工作。

2.2 提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度

在事業(yè)單位中，普遍存在對(duì)檔案管理缺乏重視度的情況，而很對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新和改革也產(chǎn)生了很大影響，因此，必須采用科學(xué)且有效的方式讓事業(yè)單位對(duì)檔案管理予以高度重視。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)完善和檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)法律法規(guī)，并將嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與相應(yīng)的工作流程加以制定。針對(duì)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員來講，其應(yīng)當(dāng)提升自己對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，只要領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案管理工作予以高度重視，那么整體的檔案管理水平便可以得到大幅提升，進(jìn)而使事業(yè)單位形成從上到下的管理創(chuàng)新。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)部門指定的法律標(biāo)準(zhǔn)，并與自身單位的實(shí)質(zhì)情況進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，制定出較為合理的檔案管理工作體系，在原本已有的法規(guī)基礎(chǔ)上將此細(xì)化，進(jìn)而對(duì)與本單位發(fā)展相適應(yīng)的創(chuàng)新管理形式做出深入探究。

2.3 及時(shí)更新檔案管理設(shè)施

檔案管理設(shè)施主要分為硬件與軟件設(shè)施兩類，其將會(huì)在很大程度上影響到檔案管理工作的進(jìn)度，好的設(shè)施可以節(jié)省大量時(shí)間、精力以及工作成本，以此使工作進(jìn)度得到有效提升。檔案管理的設(shè)施應(yīng)當(dāng)包含：檔案柜、電腦與復(fù)印機(jī)等，這些均是對(duì)檔案進(jìn)行收集與記錄的必備硬件設(shè)施。另外，在檔案管理的辦公室還應(yīng)當(dāng)配置滅火器與保險(xiǎn)箱等各種確保檔案材料與管理人員人身安全的軟件設(shè)施。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理一定要和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，把以往的紙筆記錄的方式轉(zhuǎn)變成為自動(dòng)化管理檔案，積極引入較為先進(jìn)的管理系統(tǒng)，以此通過數(shù)字化平臺(tái)在一定程度上減少管理工作人員的負(fù)擔(dān)，這樣才可以促使其在同一時(shí)間內(nèi)有效完成更多工作，從而讓檔案管理工作的實(shí)際效率得到更大提升。

通過事業(yè)單位有關(guān)部門人員的不斷努力，當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)了很大改變，較多區(qū)域的檔案管理獲得了有效改善，并且有關(guān)工作人員自身的工作態(tài)度與工作積極性方面也有顯著提升。針對(duì)檔案管理工作來講，其是事業(yè)單位平日管理中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，而且其他各項(xiàng)工作也和檔案收集整理具有密切聯(lián)系，因此，采取科學(xué)且合理的方式進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，必將能夠在一定程度上推進(jìn)其他工作的順利實(shí)行，以至使事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展得以真正實(shí)現(xiàn)。