醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)代化管理

唐志華

基建檔案現(xiàn)代化管理是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，基建檔案記錄了醫(yī)院工程項(xiàng)目過程中最原始的數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院的規(guī)劃發(fā)展和運(yùn)營維護(hù)起到了關(guān)鍵的作用。本文分析了目前存在的一些問題，并提出了基建檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)策略。

隨著近年來醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)的大力發(fā)展，醫(yī)院基建檔案數(shù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，對(duì)醫(yī)院基建檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。同時(shí)隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析在醫(yī)院工程建設(shè)中的廣泛應(yīng)用，給醫(yī)院基建檔案管理也帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。

一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）管理制度不夠完善，專業(yè)化不夠

醫(yī)院基建檔案管理具有一定的專業(yè)性，對(duì)于不同材料的分類歸檔需要一定的專業(yè)知識(shí)和培訓(xùn)基礎(chǔ)，然而目前檔案管理專業(yè)化人才還比較稀缺，人員歸檔意識(shí)還不夠，缺乏有效的科學(xué)管理。同時(shí)基建檔案的管理制度也不夠完善，很多環(huán)節(jié)存在著歸檔漏洞和模棱兩可的解釋，技術(shù)性文件資料上的署名、圖紙、印章比較模糊，施工資料的缺失，這些都給醫(yī)院基建檔案的收集和整理帶來了一定的困難。

（二 ）崗位流動(dòng)性人，系統(tǒng)性不好

醫(yī)院基建檔案管理崗位上的人員流動(dòng)性較大，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于人員崗位調(diào)動(dòng)以及人員銜接不上，導(dǎo)致檔案材料流動(dòng)混亂甚至出現(xiàn)丟失的情況，同時(shí)人員頻繁變動(dòng)也使得檔案管理的責(zé)任變得模糊清楚。由于目前的基建檔案整理工作很大程度上是靠著新老員工之間的傳幫帶，因此人員的頻繁變動(dòng)使得檔案資料得收集整理工作變得困難，不利于基建檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。

（三）項(xiàng)目跨度周期長，牽涉面廣

一個(gè)基建工程從設(shè)計(jì)方案、立項(xiàng)招投標(biāo)到最后的竣工驗(yàn)收，往往需要長達(dá)數(shù)年的時(shí)間，跨度周期的變長，一方面使得各種材料數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，另一方面材料的復(fù)雜程度也急劇增加。這兩個(gè)因素使得基建檔案管理部門在材料收集、分類整理、長時(shí)間存儲(chǔ)等方面遇到了較大的挑戰(zhàn)。基建工程的建設(shè)檔案包含了設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)書、有關(guān)部門報(bào)批材料、施工合同、水電工程資料等，基建工程的完成通常需要醫(yī)院、施工方、政府管理部門等多方面的相互配合，這之間的相關(guān)合同和申報(bào)材料都使得醫(yī)院基建檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。

（四）信息化程度不夠

目前，醫(yī)院基建檔案的收集和整理工作絕大多數(shù)還是依賴于人工，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案數(shù)量較多，電子化程度還不夠高。當(dāng)前的計(jì)算機(jī)使用多是用于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)等輔助管理，輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，而缺乏對(duì)具體檔案信息部分的快速整理。隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，不少醫(yī)院都開始使用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)軟件，但是由于軟件開發(fā)的技術(shù)限制，功能普遍比較單一，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，共享性較差。由于至今基建檔案管理沒有相應(yīng)的行業(yè)和國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院的檔案管理的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展存在著較大的盲目性和差異性，難以形成較大范圍內(nèi)的統(tǒng)一管理。

二、醫(yī)院基建檔案現(xiàn)代化管理的策略

隨著醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)中計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，信息化工作的深入開展，產(chǎn)生了大量的電子信息文檔，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)基建檔案管理產(chǎn)生了巨大的沖擊。因此需要在原有的理念、規(guī)則、方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效創(chuàng)新，使之適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的需要，在此基礎(chǔ)上提出了醫(yī)院基建檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理策略。

（一）創(chuàng)新基建檔案管理模式

隨著科技手段的快速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院基建檔案管理也要隨之進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步完善優(yōu)化醫(yī)院基建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，已成為醫(yī)院基建檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)、新時(shí)代、加快發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，為了更好地完成基建檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展工作，檔案管理部門要依托計(jì)算機(jī)信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，堅(jiān)持將計(jì)算機(jī)信息管理與傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)相結(jié)合，相互取長補(bǔ)短。同時(shí)在遵循相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，摸索出一套具備能夠滿足新時(shí)期的需求，提供靈活的檢索方式，快速全面的檔案數(shù)據(jù)查詢的基建檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理由傳統(tǒng)向信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，從而不斷提高醫(yī)院基建檔案現(xiàn)代化管理水平。近年來，醫(yī)院通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的信息資源共享，特別是檢測(cè)監(jiān)管、運(yùn)營維護(hù)和決策管理部門之間的信息共享，提高了基建檔案信息的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，降低了醫(yī)院管理成本，提高了工作效率，同時(shí)也提高了醫(yī)院基建檔案管理的整體水平。

（二）創(chuàng)新基建檔案管理機(jī)制

建立合理、高效的基建檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)基建檔案現(xiàn)代化管理的根本保障。醫(yī)院結(jié)合本院的實(shí)際情況，對(duì)基建檔案信息化處理相關(guān)的流程作出明確的規(guī)定，對(duì)歸檔材料范圍、分類方法、出庫入庫查詢等作出詳細(xì)的規(guī)定，以保證基建檔案的安全性和連續(xù)性。由于管理體制和運(yùn)行機(jī)制的不同，不同醫(yī)院通常隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，使大多數(shù)醫(yī)院的基建檔案處于封閉式的檔案管理模式，造成了自成系統(tǒng)、各自為政的現(xiàn)狀，這種重復(fù)性建設(shè)直接導(dǎo)致了大量人力、物力的浪費(fèi)，影響了基建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。因此，建立信息化平臺(tái)是解決當(dāng)前問題的必要手段。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，在各醫(yī)院和相關(guān)政府部門間建立資源共享的信息交流平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院基建檔案管理的發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)，有利于整合不同醫(yī)院間的基建檔案資源，形成區(qū)域范圍內(nèi)的基建檔案信息交流共享機(jī)制。

（三）創(chuàng)新基建檔案管理人才培養(yǎng)

基建檔案管理模式和機(jī)制的創(chuàng)新都離不開檔案管理人才的培養(yǎng)，合理的人才培養(yǎng)、科學(xué)的人才配備和機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置是推動(dòng)醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵因素。在過去相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院基建檔案工作不被重視，專業(yè)培訓(xùn)較少，隊(duì)伍整體專業(yè)水平偏低，再加上上崗人員流動(dòng)性大，人員結(jié)構(gòu)配備不合理，限制了醫(yī)院基建檔案事業(yè)的發(fā)展。目前，越來越多的醫(yī)院開始重視基建檔案管理人才的培養(yǎng)，加大了上崗人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，設(shè)立了相應(yīng)的考核機(jī)制，提高了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，極大地推動(dòng)了醫(yī)院基建檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

醫(yī)院基建檔案現(xiàn)代化管理通過創(chuàng)新管理模式和管理機(jī)制，引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理人才，利用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)和大數(shù)據(jù)分析方法，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，對(duì)醫(yī)院基建檔案管理模式和機(jī)制進(jìn)行有效的創(chuàng)新和改進(jìn)，使基建檔案管理實(shí)現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化，快速、準(zhǔn)確地提供檔案信息，充分發(fā)揮基建檔案的數(shù)據(jù)支撐和指導(dǎo)作用，為醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)和運(yùn)營維護(hù)提供有效保障。因此，加快醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。