探究如何做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作

劉山林 王洪

運用怎樣的方法來體現(xiàn)檔案的現(xiàn)實作用，促進其有效地為學(xué)生所用，為學(xué)生走上工作崗位提供信息上的支持，是大中專畢業(yè)生檔案管理工作所面臨的首要問題。要想良好體現(xiàn)檔案的現(xiàn)實作用，促進其有效地為學(xué)生所用，為學(xué)生走上工作崗位提供信息支持。大中專院校就需要結(jié)合現(xiàn)代社會發(fā)展需求，對以往的工作方法進行分析、改良，制定出現(xiàn)代的檔案管理萬式。

在我國綜合實力不斷增強的現(xiàn)今時代，市場經(jīng)濟穩(wěn)步提升，出現(xiàn)了更加寬泛的就業(yè)選擇空間，所以就致使人才資源的流動性愈加明顯。不僅如此，在科技水平不斷增強的背景下，民眾生活質(zhì)量和學(xué)歷也在逐步提高，畢業(yè)生隊伍也在不斷擴大。這就使得大中專院校的檔案管理變得愈加困難。以往的檔案管理方式也因此伴隨著一些干擾因素，那么就應(yīng)該建立現(xiàn)代的管理措施，來有效的解除以往檔案管理方式中的干擾因素。

1大中專畢業(yè)生檔案所包含的內(nèi)容

大中專院校屬于培訓(xùn)機構(gòu)，其中的學(xué)生檔案屬于人事檔案中的一部分，其中記載著學(xué)生在整個大中專院校期間的歷史事件，是學(xué)生在大中專院校學(xué)習(xí)的主要履歷簿。可以說畢業(yè)生檔案為學(xué)生的就業(yè)等提供現(xiàn)實依據(jù)。重點涵蓋了學(xué)生的家庭背景、學(xué)生在大中專院校時期經(jīng)歷的主要事件、每次專業(yè)考核結(jié)果等學(xué)生的成長記錄。

2目前在大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

畢業(yè)生本身對人事檔案的關(guān)注度不足。大部分學(xué)生在中專院校學(xué)習(xí)期間，都還沒有融入社會環(huán)境，與各行業(yè)領(lǐng)域的聯(lián)系也較少，所以對檔案管理的現(xiàn)實意義不能充分理解。學(xué)生更多時候會注重畢業(yè)證件，他們覺得畢業(yè)證件才是自身走上工作崗位的的憑據(jù)。這些學(xué)生不了解檔案的現(xiàn)實作用，不理解學(xué)生時期的檔案是學(xué)生在社會環(huán)境中辦理崗位調(diào)換時的現(xiàn)實依據(jù)。所以，在學(xué)生走出校園步人工作環(huán)境中時，并不會想到盡快將自身檔案有效的導(dǎo)出，更無法及談及對自身檔案的關(guān)注。所以，這也為學(xué)生檔案管理造成了較大的難度，也在一定程度上妨礙了自身的發(fā)展，妨礙了借助基礎(chǔ)信息來進行人才提升的實現(xiàn)。

目前大中專畢業(yè)生檔案管理手段落后。在信息技術(shù)逐漸增強的現(xiàn)今時期，各地區(qū)大中專院校的檔案管理，沒有將這種新技術(shù)做出良好的運用，還在沿用傳統(tǒng)的徒手管理。面對于智能終端設(shè)備運用，更是時候是借助智能終端的設(shè)備的數(shù)據(jù)庫，來調(diào)取學(xué)生的檔案排序，然后再到實體空間進行查找等。這就會直接造成檔案管理過程的緩慢、大量人力的投入、查找不精準(zhǔn)等不良后果，所以就需要借助信息技術(shù)，理解和掌握現(xiàn)代的檔案管理方式，有效借助智能終端設(shè)備體現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實作用。

檔案管理制度亟待完善。在我國發(fā)展能力逐漸提升的背景下，各行業(yè)領(lǐng)域也都取得了良好地發(fā)展。以往的檔案管理方式也明顯不符合現(xiàn)實社會發(fā)展需求，在檔案管理環(huán)節(jié)中，所遵照的制度也略顯陳舊。現(xiàn)階段，現(xiàn)行的制度依據(jù)于《流動人員人事檔案投票結(jié)果暫行規(guī)定》等文件，這些文件精神與現(xiàn)如今的實際情況有所不同，應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)下實際情況和時代特點制定出更加完善、有效的檔案管理制度。

畢業(yè)生檔案質(zhì)量問題堪憂。在國內(nèi)很多大中專院校的檔案中，都往往會呈現(xiàn)各種各樣的問題，這些問題主要是體現(xiàn)在內(nèi)容不清晰、反復(fù)變更留下的印跡和內(nèi)容項目不完整等。不完整的學(xué)生檔案，會在很大程度上，削弱其自身的現(xiàn)實性和可靠性，而這也正是在各地區(qū)大中專院校所廣泛呈現(xiàn)的典型問題，這樣檔案管理狀態(tài)令人堪憂。不僅如此，更需要說明的是，許多大中專院校檔案管理所呈現(xiàn)的問題明顯的就是內(nèi)容項目的缺失。這重點是歸因于學(xué)生由于各種緣由沒能將主要信息進行及時傳遞所導(dǎo)致。

3加強大中專畢業(yè)生檔案管理的方法

提高學(xué)生對自己人事檔案的關(guān)注度。各地區(qū)大中專院校需要最大程度的借助一些機會，積極宣傳人事檔案對畢業(yè)生發(fā)展的重大意義，以激起學(xué)生對檔案關(guān)注的意識和積極性，讓學(xué)生充分了解其檔案中所體現(xiàn)的所有項目、能夠?qū)W會對檔案資料的有效使用等。大中專院校需要重點借助日常教學(xué)、校內(nèi)活動等來強化對這方面教育的重視力度，在循序漸進中強化學(xué)生重視人事檔案的意識，轉(zhuǎn)變學(xué)生以往對自身檔案輕視的態(tài)度，以此緩解目前廣泛呈現(xiàn)的畢業(yè)生檔案內(nèi)容不完善，運用不充分等問題。以這樣從根本上緩解檔案管理困難的方式需要很好的進行宣傳運用。

對大中專畢業(yè)生檔案進行現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理。針對現(xiàn)階段檔案管理所呈現(xiàn)的問題，大中專院校就需要對以往的檔案管理方式進行全面的改良和優(yōu)化。可有效借助智能終端設(shè)備，優(yōu)化管理方法，制定完善地管理制度，以此強化檔案管理質(zhì)量和水平。不僅如此，還需要對檔案的整理和歸檔上做出改良和優(yōu)化，以此為日后的檔案查找提供便利。

畢業(yè)生檔案規(guī)范化。在學(xué)生檔案中，會有較多的冗余部分，工作人員就需要將這些冗余部分進行分析和刪減，在確保內(nèi)容完善的基礎(chǔ)上注重核心。主要整理可以彰顯學(xué)生專業(yè)技能的內(nèi)容，彰顯學(xué)生的閃光點，不僅如此，還要考慮整理可以彰顯學(xué)生專業(yè)理論基礎(chǔ)的內(nèi)容，以充分體現(xiàn)學(xué)生的核心素養(yǎng)，以此為學(xué)生走上工作社會的就業(yè)提供信息憑證。同時，還需要總結(jié)出各項內(nèi)容間的關(guān)系，將緊密相關(guān)的信息組合到一起，形成更有價值的檔案。除此之外，在檔案管理工作進行中，為了便于日后查找，就需要結(jié)合相關(guān)規(guī)范，對這些檔案進行排序，并制定多種調(diào)取方法，從而為提高對檔案的運用能力奠定基礎(chǔ)。

建立健全畢業(yè)生檔案管理的規(guī)章制度。從目前的大中專畢業(yè)生檔案管理工作看來，對于人事檔案的管理工作力度明顯不夠，無法讓畢業(yè)生的人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此就要結(jié)合各地區(qū)的實際情況，制定出符合地區(qū)特色的檔案管理方式，為畢業(yè)生日后的工作提供最正規(guī)、最可靠、最科學(xué)的依據(jù)。

總而言之，運用怎樣的方法來提高畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，是大中專院校在發(fā)展中所要面臨的主要問題。對此，大中專院校就應(yīng)該以積極的態(tài)度對以往的管理方式進行革新，促進人事檔案可以更好的為學(xué)生所用，以切合現(xiàn)實社會發(fā)展需求，為社會持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展盡職盡責(zé)。