試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

葉友合

對于文書檔案的收集與歸檔工作，對于維護(hù)檔案管理的全面性與可靠性意義重大，在根本上推動文書檔案管理工作的順利發(fā)展。本文全面探討了文書檔案收集與歸檔工作的相關(guān)問題，提出了針對性的建議，以期促進(jìn)文書檔案管理工作的真正提升。

立足文書檔案管理實踐，收集與歸檔工作是核心與關(guān)鍵，成為整個文書檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的焦點。在社會不斷發(fā)展進(jìn)步中，文書檔案資源規(guī)模呈現(xiàn)持續(xù)擴(kuò)大的趨勢，給文書檔案收集與歸檔工作帶來難度，提出挑戰(zhàn)。因此，要重視文書檔案收集與歸檔工作的有序開展，采取積極有效的優(yōu)化措施，提升可靠性與可行性，實現(xiàn)文書檔案收集與歸檔工作的穩(wěn)步發(fā)展。

1基于行業(yè)發(fā)展深入挖掘文書檔案收集與歸檔工作的價值

強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作的鞏固與加強(qiáng)。立足新的發(fā)展時期，信息資源呈現(xiàn)海量倍增的趨勢，大量原始文件產(chǎn)生。通常情況下，原始資料的收集工作尚未專業(yè)化，存在很多兼職人員代為保管的情況。為此，積極開展文書檔案收集與歸檔工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案基礎(chǔ)管理工作的鞏固，以便更好發(fā)揮參考資源的價值。

文書檔案收集與歸檔工作是實現(xiàn)檔案集中管理的途徑。對于檔案資料而言，通常采取集中管理的模式，目的是維護(hù)文書檔案的完整性與系統(tǒng)性，保證檔案資料的安全性。在文書檔案形成發(fā)展中，大量價值性資料得以形成，只有進(jìn)行高效的收集與歸檔，才能維護(hù)信息資源的全面性，避免檔案材料的遺漏與損壞。

2全面剖析文書檔案收集與歸檔工作過程中存在的問題

收文工作不及時，存在嚴(yán)重的延時現(xiàn)象。立足文書檔案工作流程，收文是首要環(huán)節(jié)，也是重要內(nèi)容。在實際管理中，收文工作及時性不強(qiáng)，存在延時現(xiàn)象。例如，在一些有關(guān)上級單位發(fā)文的收文工作中，盡管要求在規(guī)定時間內(nèi)完成資料上報，但是，檔案部門尚未給予重視，存在嚴(yán)重的拖延現(xiàn)象，使得很多資料沒有及時歸到檔案部門，資料信息有效性被忽視。

文書檔案內(nèi)容單一，亟需進(jìn)行豐富與完善。對于文書檔案資源的收集，材料內(nèi)容缺乏豐富性與多元化，單一性與片面性問題比較突出。具體講，在文書檔案形成過程中，內(nèi)容缺少多元化，片面性問題嚴(yán)重，將歸檔內(nèi)容局限在常規(guī)材料范疇，缺少對新業(yè)務(wù)、新事物等的收錄與歸檔。另外，由于信息觀念不強(qiáng)，很難通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行價值信息的下載，很多信息被遺漏，信息完整性很難保證。

文書檔案收集與歸檔工作模式落后，工作力度亟待增強(qiáng)。當(dāng)前，文書檔案收集與歸檔工作模式較為傳統(tǒng)，尚未將先進(jìn)的技術(shù)與科學(xué)的管理手段引入其中，加之文書檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，增大了文書檔案收集與歸檔工作的誤差率，給整個文書檔案收集與歸檔工作造成巨大壓力與難度。

文書檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，綜合素質(zhì)不高，培訓(xùn)不到位。對于文書檔案，其與所在行業(yè)與單位的發(fā)展歷程息息相關(guān)，涉及重大事件與各項議程，但是，在機(jī)構(gòu)設(shè)立以及經(jīng)費調(diào)配方面尚未給予重視。具體講，文書檔案管理人員很多并非專業(yè)，兼職居多，培訓(xùn)的目的是評職稱，培養(yǎng)工作不到位，時間有限，培訓(xùn)效果不佳，很難提升專業(yè)技能。另外，崗位缺乏穩(wěn)定性，變動性較大，影響檔案移交工作的有序性。

3如何提升文書檔案收集與歸檔水平

以自動化辦公系統(tǒng)為依托，做好文書檔案的收集，優(yōu)化檔案服務(wù)。辦公自動化為文書檔案的收集與處理工作提供巨大便利。在自動化辦公系統(tǒng)的支持下，文書檔案工作流程被簡化，工作效率得以提升，整個工作更顯便捷性與安全性。具體講，基于自動化辦公系統(tǒng)，文書檔案管理人員設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，以便及時掌握各級部門工作要求，保證查閱的可靠性。借助對系統(tǒng)的跟蹤，及時向相關(guān)部門收集材料，保證同步性、有效性與時效性。

深入掌握業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)，重視部門間的協(xié)調(diào)與互動。為了維護(hù)文書檔案工作的完整性，切實提升檔案利用效率，要重視對資料內(nèi)容的核查。具體講，要對相關(guān)請示與報告進(jìn)行全面檢查與審閱，實現(xiàn)批復(fù)性文件與請示文件的有機(jī)結(jié)合。一旦發(fā)現(xiàn)缺乏正式批復(fù)、但是有處理意見的情況，需要對請示文件進(jìn)行備注，加蓋相關(guān)部門的公童。與此同時，要善于通過多種渠道，如辦公系統(tǒng)，官網(wǎng)，微博等，進(jìn)行各個部門業(yè)務(wù)情況、發(fā)展動態(tài)的了解，重視與各個部門及檔案人員的交流與協(xié)作。

突破傳統(tǒng)文書檔案收集歸檔模式的束縛，加快管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展。立足信息社會，各行各業(yè)的信息量都成倍增加，文書檔案管理工作更顯繁雜性，傳統(tǒng)的文書檔案收集與歸檔方式凸顯滯后性，與管理需求不相適應(yīng)，要積極創(chuàng)新，采用現(xiàn)代化科學(xué)的管理方式，強(qiáng)化文書檔案收集與歸檔效率的提升。

積極開展文書檔案管理人員培訓(xùn)與教育，強(qiáng)化考核。對于文書檔案的收集與歸檔，工作效果與管理人員管理水平息息相關(guān)，為了實現(xiàn)檔案管理的高效性，提升收集與歸檔效率，檔案管理人員的培訓(xùn)與教育工作不容忽視。另外，要加強(qiáng)管理與監(jiān)督，切實提升業(yè)務(wù)水平。積極組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視行業(yè)交流，加強(qiáng)考核。

明確文書檔案歸檔內(nèi)容與范疇，建立健全管理制度。對于文書檔案管理工作，要結(jié)合自身發(fā)展實際，構(gòu)建科學(xué)的文書檔案收集與歸檔制度，明確收集時間，確定歸檔范圍與內(nèi)容。另外，要健全監(jiān)督作用，以便更好發(fā)揮人員工作積極性與熱情。

綜上，立足新的發(fā)展時期，檔案資源對于行業(yè)發(fā)展意義深遠(yuǎn)，因此，文書檔案收集與歸檔工作不容忽視。要結(jié)合時代發(fā)展，深入體會文書檔案收集與歸檔工作的價值，正視發(fā)展中的問題，形成針對性的策略，加快先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，切實提升檔案資源利用效率，增強(qiáng)文書檔案的完整性與準(zhǔn)確性，更好發(fā)揮檔案資源的價值。