工程項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式芻議

尹詩楠

我們都知道，安全效益是衡量工程產(chǎn)品是否優(yōu)秀的主要指標(biāo)，然而工程檔案卻經(jīng)常被人忽略，由于其承擔(dān)著真實(shí)、完整記錄工程項(xiàng)目建設(shè)事項(xiàng)的責(zé)任，假如其一旦發(fā)生失真或者是丟失的情況，那么都會對工程質(zhì)量帶來嚴(yán)重的影響，甚至還會引發(fā)諸多問題，究其原因主要在于項(xiàng)目管理理念的匱乏，因此本文對其管理模式進(jìn)行探析。 工程檔案管理是滲透到所有施工環(huán)節(jié)中的一根紐帶，其管理質(zhì)量是相關(guān)企業(yè)管理質(zhì)量的充分體現(xiàn)，是促使其朝著規(guī)范化方向發(fā)展的關(guān)鍵所在。而如何科學(xué)有效的開展工程檔案管理工作，是當(dāng)前相關(guān)企業(yè)值得深思的課題。

1工程項(xiàng)目管理與工程檔案管理概述

1.1工程項(xiàng)目管理

所謂工程項(xiàng)目管理，簡單的說是將工程項(xiàng)目當(dāng)作主要管理對象的系統(tǒng)管理方式，在建立柔性組織的基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、指導(dǎo)以及控制，促使項(xiàng)目全過程的動態(tài)管理以及相關(guān)目標(biāo)都可以達(dá)到互相協(xié)調(diào)的效果。

1.2工程檔案管理

檔案管理屬于檔案學(xué)的名詞，實(shí)質(zhì)上是相關(guān)人員直接對檔案資源信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)的管理，是提供服務(wù)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。通常情況下，工程檔案管理主要包含以下幾點(diǎn)：第一，對工程文件、檔案進(jìn)行實(shí)體的管理，其中包含工程文件、檔案整理、鑒定等一系列工作；第二，對相關(guān)文件、檔案信息進(jìn)行充分開發(fā)與利用。

2試析工程檔案的價(jià)值及意義

2.1工程檔案是工程項(xiàng)目日后正常運(yùn)營的技術(shù)支持

因?yàn)楣こ虣n案真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄了所有工程項(xiàng)目建設(shè)事項(xiàng)，這些檔案資料包含很多內(nèi)容，如項(xiàng)目審批、質(zhì)檢驗(yàn)收等。顯然這些檔案資料會在工程交付完畢以后能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目順利運(yùn)營與后期改建等提供相應(yīng)的參考依據(jù)。

2.2工程檔案是保護(hù)相關(guān)單位切身利益的關(guān)鍵所在

一般而言，工程檔案管理會涉及到很多的部門與工作人員，同時(shí)時(shí)間跨度較長。所以在開展工程項(xiàng)目的時(shí)候，出現(xiàn)差錯責(zé)任的追究幾乎都要依賴于工程檔案。工程檔案的真實(shí)性能夠在第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，進(jìn)而保護(hù)無過失單位的切實(shí)利益。尤其是針對工程項(xiàng)目交付以后產(chǎn)生的問題來說，無論是勘察設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)還是監(jiān)理環(huán)節(jié)等原因的查找都要依賴于工程檔案。

2.3工程檔案能夠王菲市政工程施工提供有價(jià)值的參考資料

由于市政工程包含很多方面，如道路、綠化等，其也充分的體現(xiàn)出了動態(tài)不連續(xù)的特征，而這些工作內(nèi)容都是在建筑工程項(xiàng)目竣工以后才可以進(jìn)行的。無論對于勘察設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)來說，還是施工環(huán)節(jié)而言，都會借鑒相應(yīng)的檔案信息。假如沒有原始資料當(dāng)作參考，那么勘察設(shè)計(jì)工作就會盲目的進(jìn)行，這樣很容易加劇工程事故發(fā)生的概率。

3基于工程項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式的建立

3.1建立一支穩(wěn)定而又高效的工作隊(duì)伍

通常情況下，工程檔案管理會涉及到很多的部門與工作人員，同時(shí)時(shí)間跨度較大，所以建立一支穩(wěn)定的隊(duì)伍就顯得尤為主要。對于檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)由以下幾個人員共同組成才能使得檔案管理和項(xiàng)目管理結(jié)合在一起：第一，項(xiàng)目管理高層人員；第二，項(xiàng)目技術(shù)人員；第三，專業(yè)檔案人員。不僅如此，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考核等多種途徑來提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.2對管理機(jī)制加以創(chuàng)新，促使工程檔案管理同項(xiàng)目管理融合

在保障相關(guān)管理人員配備情況與項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)一致的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)從工程項(xiàng)目的決策制度、獎懲機(jī)制等多個方面出發(fā)，盡可能加快檔案管理和項(xiàng)目管理有機(jī)結(jié)合的腳步。例如，在開展日常運(yùn)營工程的時(shí)候，可以靈活運(yùn)用工程檔案記錄多的特征促使工程可以有條不紊的開展。在實(shí)際施工的時(shí)候可能會發(fā)生圖紙內(nèi)容變更的問題，因?yàn)楣こ虣n案會對工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行追蹤管理就要求全部手續(xù)準(zhǔn)備充分以后才能開展施工。顯然這樣做就可以保障工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，而且也在某種程度上起到了節(jié)約資金的作用。

3.3和項(xiàng)目管理人員保持友好往來，確保工程檔案質(zhì)量

通常情況下，工程檔案是否準(zhǔn)確與檔案價(jià)值對項(xiàng)目管理的合理性有著密切的聯(lián)系，這樣就要求工作人員應(yīng)當(dāng)與相關(guān)管理人員保持親密的溝通，尤其是針對基層管理人員以及相關(guān)技術(shù)人員來說更是如此。這是因?yàn)樗麄兪熘こ添?xiàng)目的實(shí)際狀況，并且他們在工程檔案中扮演著使用者的角色。所以，采取恰當(dāng)?shù)氖侄未_保檔案的真實(shí)性能夠充分的體現(xiàn)出工程項(xiàng)目的全過程。對于項(xiàng)目管理人員來說，應(yīng)當(dāng)以最飽滿的熱情深入到一線工作當(dāng)中，并采取有效措施宣傳工程檔案管理的重要性，引導(dǎo)工作人員對檔案資料做好收集工作，確保所有人員都可以規(guī)范的應(yīng)用工程檔案。雖然當(dāng)前工程檔案的管理形式還是以手工操作為主，但是只要我們認(rèn)可工程檔案的價(jià)值，那么總有一天檔案管理模式會被新型的管理模式所取代，進(jìn)而為檔案管理的順利進(jìn)行打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4加人檔案資源深層次編研加工的力度

在對檔案資源進(jìn)行編研的時(shí)候一定要找準(zhǔn)切入點(diǎn)，并結(jié)合相關(guān)企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況，在確立專題以后，就可以結(jié)合其實(shí)際狀況進(jìn)行一次、二次或者是三次加工。所謂一次加工，簡單的說是對相關(guān)企業(yè)對最原始的材料經(jīng)過復(fù)制、注釋以后編制成冊，例如管理制度匯編、畫冊等；針對二次加工來說，實(shí)質(zhì)上是相關(guān)企業(yè)在原始材料中提取所需信息以后組成相應(yīng)的資料，例如大事記、專題材料等；就三次加工而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體比例對相關(guān)企業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行匯總以后得到相應(yīng)的資料，例如專業(yè)手冊、年鑒等。在對檔案資源進(jìn)行編研的過程中，無論對于檔案部門自身來說，還是就相關(guān)人員而言，都要將目光放在檔案信息資源編研工作的上面，主動撰寫具有參考價(jià)值的編研成果。當(dāng)一項(xiàng)成果完成以后，需要在第一時(shí)間通知企業(yè)全員，為查詢利用提供便利。顯然通過對檔案資源的深層次編研加工，能夠促使資源變得更加優(yōu)質(zhì)化，同時(shí)也可以充分的體現(xiàn)出其在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮出的作用。

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作的時(shí)候，只有始終圍繞著項(xiàng)目施工核心任務(wù)，打造不一樣的亮點(diǎn)，才能促使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，并在服務(wù)當(dāng)中提高自身的地位，為可以得到最佳定位打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。