怎樣做好基建工程檔案的管理工作

摘 要：檔案被認(rèn)為是人類記憶的大廈，是人類對(duì)自身發(fā)展回顧和認(rèn)識(shí)的載體?；üこ虣n案管理為基建工程項(xiàng)目的管理提供依據(jù)，能夠形成對(duì)施工方的監(jiān)督，能夠?yàn)槠渌üこ痰慕ㄔO(shè)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。但是，當(dāng)前在制度層面、施工方層面、信息化層面還存在一定的不足。為此，需要從不斷完善基建工程檔案管理的制度體系，提高施工方對(duì)基建工程檔案管理工作的重視度并強(qiáng)化監(jiān)督體系，提高基建工程檔案管理的信息化水平等層面進(jìn)行改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案管理；信息化；管理制度

基建工程所涉及利益相關(guān)者較多，工程項(xiàng)目的投資較大且后續(xù)使用時(shí)間較長(zhǎng)。在此背景下，基建工程檔案的保存，一方面能夠?yàn)楹罄m(xù)維護(hù)或改造提供參考，另一方面也能夠明確相關(guān)責(zé)任人以確保基建工程的高質(zhì)量完成。但是，在實(shí)踐中受到一系列主客觀因素的影響，基建工程檔案的管理還存在一定的缺失。為此，必須對(duì)其存在的問題及其原因進(jìn)行分析，從而改進(jìn)基建工程檔案的管理工作。

一、 基建工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

在基建工程的開展過程中檔案是工程項(xiàng)目的第一手資料，是最為重要與原始的資料。在基建工程開展的過程中開展檔案管理所具有的作用表現(xiàn)為：首先，為基建工程項(xiàng)目的管理提供依據(jù)。在工程項(xiàng)目的開展過程中檔案資料記錄了項(xiàng)目建設(shè)的各環(huán)節(jié)內(nèi)容，由此，能夠?yàn)楣芾碚哌M(jìn)行項(xiàng)目的全面管理創(chuàng)造有利的條件。其次，能夠形成對(duì)施工方的監(jiān)督，從而提高項(xiàng)目質(zhì)量。通過檔案記錄能夠明確項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的材料使用情況與施工工序情況，從而形成明確的責(zé)任體系。由此，使得施工方在進(jìn)行施工時(shí)必須嚴(yán)格按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行施工。再次，能夠?yàn)槠渌üこ痰慕ㄔO(shè)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。在其他工程項(xiàng)目建設(shè)的過程中通過查閱已有的基建工程檔案，能夠從中獲取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以為更好地開展其他基建工程提供參考。

二、 基建工程檔案管理存在的問題

當(dāng)前，我國(guó)正處于基建工程大發(fā)展的時(shí)代，但是，在基建工程檔案的管理上卻并未有同步的發(fā)展。當(dāng)前，基建工程檔案管理落后于基建工程實(shí)踐，主要的問題表現(xiàn)在以下方面：

（一） 缺乏完善的基建工程檔案管理體制

目前，我國(guó)的檔案管理制度與日新月異的社會(huì)發(fā)展需求還存在一定的不匹配性，而在基建工程領(lǐng)域這種制度上的不匹配性更為突出。例如，在基建工程建設(shè)的過程中對(duì)于那些信息資料必須存檔，信息資料存檔的方式以及流程等還缺乏制度上的詳細(xì)規(guī)定。這就使得相關(guān)工作人員在開展基建工程信息存檔時(shí)存在存檔內(nèi)容不全面或流程不合理的現(xiàn)象。

（二） 施工方對(duì)基建工程檔案管理的重視性不足，缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制

在基建工程檔案管理中施工方的重視程度直接影響到檔案管理工作開展的情況。目前，在實(shí)踐中部分基建工程項(xiàng)目施工方并不重視檔案管理工作，部分單位甚至是主動(dòng)逃避檔案管理。這就導(dǎo)致基建工程檔案管理工作難以有效開展。此外，在基建工程檔案管理中還存在相關(guān)監(jiān)督機(jī)制不完善的現(xiàn)象；由此，進(jìn)一步加劇了基建工程項(xiàng)目檔案管理不完善的情況。例如，在某基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中施工方為降低成本支出與簡(jiǎn)化工作流程，對(duì)檔案管理采取了“刪繁就簡(jiǎn)”的策略，導(dǎo)致大量的重要檔案信息未能夠被及時(shí)、準(zhǔn)確記錄與保存。

（三） 基建工程檔案管理的信息化水平不高

在當(dāng)前的信息化發(fā)展背景下基建工程檔案管理工作的開展也必須走向信息化，從而不斷提升檔案管理的效率并減輕檔案管理的成本支出。但是，當(dāng)前部分基建工程檔案管理還存在明顯的信息化水平不高的問題，由此一方面導(dǎo)致檔案的管理存在混亂情況，另一方面對(duì)檔案的后續(xù)調(diào)用也造成了一定的負(fù)面影響。例如，在某道路基建工程中施工方在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍然采用人工記錄為主的方式，這就使得該基建工程檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致后續(xù)的驗(yàn)收存在較大的問題并最終影響到項(xiàng)目的施工進(jìn)度。

三、 做好基建工程檔案管理工作的對(duì)策

根據(jù)前文的分析可知在基建工程檔案的管理中還存在一定的問題，為此，要做好基建工程檔案的管理工作就必須針對(duì)當(dāng)前存在的問題進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。具體而言應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)從以下方面著手進(jìn)行改進(jìn)：

（一） 不斷完善基建工程檔案管理的制度體系

在基建工程檔案管理中制度規(guī)范，是確保各項(xiàng)管理工作有序、科學(xué)、合理進(jìn)行的基本保障。在完善基建工程檔案管理的相關(guān)工作制度上應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)從在以下方面進(jìn)行改進(jìn)：完善基建工程檔案收集管理制度，確保檔案信息的收集能夠符合國(guó)家相關(guān)檔案管理的要求；完善基建工程檔案管理流程制度，確保各項(xiàng)管理流程能夠科學(xué)實(shí)施；完善基建工程檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，從而起到對(duì)相關(guān)工作人員工作的約束與激勵(lì)作用。

（二） 提高施工方對(duì)基建工程檔案管理工作的重視度并強(qiáng)化監(jiān)督體系

要促進(jìn)基建工程檔案管理工作的順利開展，離不開對(duì)施工方對(duì)檔案管理工作的支持。為此，可以通過相關(guān)宣傳或者說專題會(huì)議來培養(yǎng)施工方的基建工程檔案管理意識(shí)。此外，還必須加強(qiáng)對(duì)施工方在執(zhí)行基建工程檔案管理時(shí)的監(jiān)督力度，從而通過外部監(jiān)督力量來約束施工方的基建工程檔案管理行為。在強(qiáng)化監(jiān)督體系時(shí)可以從媒體監(jiān)督、公眾監(jiān)督、政府部門監(jiān)督等方面來進(jìn)行完善。

（三） 提高基建工程檔案管理的信息化水平

在當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主流，對(duì)于基建工程檔案管理工作而言推動(dòng)其走向信息化的發(fā)展也是一種必然。要推動(dòng)基建工程檔案管理的信息化發(fā)展，就必須做好以下工作：首先，對(duì)基建工程檔案管理部門進(jìn)行信息化的改造，添加信息化發(fā)展必要的硬件和軟件設(shè)備。其次，對(duì)基建工程檔案管理體系中的工作人員進(jìn)行信息化發(fā)展的培訓(xùn)。再次，對(duì)引進(jìn)專業(yè)的基建工程檔案管理人才，提高檔案信息化管理工作發(fā)展的人才支持能力。

四、 結(jié)論

基建工程檔案管理是基建工程項(xiàng)目相關(guān)信息資料保存的重要方式，也是后續(xù)追責(zé)的重要依據(jù)。當(dāng)前，我國(guó)在基建工程檔案管理中，還存在缺乏完善的基建工程檔案管理體制?；üこ虣n案管理的重視性不足且缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制，信息化水平不高等問題。為此，本文提出：可以從不斷完善基建工程檔案管理的制度體系，提高施工方對(duì)基建工程檔案管理工作的重視度并強(qiáng)化監(jiān)督體系，提高基建工程檔案管理的信息化水平等角度進(jìn)行優(yōu)化。

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作者簡(jiǎn)介：

徐莉，湖北省武漢市，武漢大學(xué)后勤保障部黨政辦公室。