在新時代背景下的醫(yī)院智能化人事檔案管理研究

李海霞

近幾年來，我國科技水平在快速發(fā)展，信息技術也得到了各行業(yè)領域的廣泛運用。醫(yī)院部門由于工作項目繁雜，也將信息技術運用到了人事檔案管理工作中，使檔案管理工作不再單調的資料實體空間存放，而是以信息化的方式歸入到了智能終端的信息資源中。這不僅提高了檔案管理工作的效率，而且也增強了實際工作質量。本文對新時代背景下的醫(yī)院智能化人事檔案管理工作目前狀況進行分析，并給出相應的發(fā)展對策，以供參考。

人事檔案，是每個單位工作人員都必不可少的個人重要事件、資料的記錄和保存。近年來，隨著我國科學技術的提高，醫(yī)院人事檔案管理工作也采用了信息化管理模式，便捷、高效也已成為檔案管理工作的全新標準和要求。但是在檔案信息化建設過程中，仍然存在一些問題，需要我們客觀對待。

1醫(yī)院智能化人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理應用系統(tǒng)建設滯后

現(xiàn)階段，國內大部分地區(qū)醫(yī)院的人事檔案管理工作，都已經配備了電腦，采用了信息化管理模式，并發(fā)揮了實效性。然而一些及農村地區(qū)，一些醫(yī)院的人事檔案管理工作仍不完善，計算機等設備不到位、網絡資源匱乏等情況普遍存在，給這些地區(qū)的人事檔案管理工作帶來嚴重影響。雖然多數醫(yī)院已安裝使用人事檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)版本陳舊，功能單一，在當前信息量突飛猛漲的條件下已經不能適應當前的檔案管理工作的需要，亟待研發(fā)更加新型的檔案管理系統(tǒng)。

1.2檔案信息化標準有待完善

到目前，各地區(qū)醫(yī)院針對檔案管理所制定的規(guī)章制度及其工作標準已達到60項以上，但是在這些規(guī)章制度中，特指信息技術方面的項目只有1/10，這樣的狀況與信息化管理工作健康發(fā)展的需求，還存在著很大的距離。除此之外，一些醫(yī)院還在沿用信息化管理模式前的的員工守則和職業(yè)規(guī)范，這些守則和規(guī)范隨著信息化管理模式的發(fā)展，其現(xiàn)實作用勢必也會不斷降低，對于檔案工作的指導更不能發(fā)揮其實效，所以，醫(yī)院內部的各項規(guī)章制度、信息化管理模式辦法，需要盡快完善。

1.3檔案信息化人才隊伍亟待培養(yǎng)

專業(yè)技術人員是醫(yī)院向前發(fā)展的后盾，而要檔案管理工作人才也具有不可忽視的重要作用。然而現(xiàn)階段一些醫(yī)院存在著專業(yè)人才嚴重缺失的問題，現(xiàn)管理人員工作狀態(tài)已經不符合醫(yī)院向現(xiàn)代化發(fā)展的需求，這個問題亟待改善?，F(xiàn)有檔案管理人員的本身的信息技術水平、職業(yè)技能普遍較低，這些問題的存在主要歸因于，對現(xiàn)有工作人員培訓的重視程度不高，對員工所實行的鼓勵性政策也不完善等。

2新時期醫(yī)院智能化人事檔案管理的建議

2.1提高認識，統(tǒng)籌規(guī)劃

在進行檔案管理工作過程中，首先工作人員必須要充分了解自身工作的現(xiàn)實意義，以主動熱情的態(tài)度進行工作，全面遵照檔案管理部門的員工守則，充分運用檔案管理方面的專業(yè)知識，為檔案管理工作的有序進行和發(fā)展提供保障；其次，確?？傮w規(guī)劃工作質量。醫(yī)院總體工作人員眾多，檔案管理人員的工作任務也較大，檔案管理人員需要在一定時期內，結合檔案內容，進行一些調查工作，工作內容要包括核對檔案劃分類別是否與實際情況相切合、各科室人員是否有調轉工作、離職、退休等情況。然后，結合這些情況，對檔案進行重新劃分和整理，并制定人事檔案統(tǒng)籌管理的措施，必要時可以借助先進設備引進以及智能化軟件開發(fā)的規(guī)劃工作，保證檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2檔案管理要有所側重

現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院管理工作的不斷革新，人力資源逐漸加大，相關的業(yè)務考核報表也在增多，這樣就勢必也會加大檔案管理人員的工作任務。然而以醫(yī)院現(xiàn)有的信息技術和設備狀態(tài)來看，要將以工作人員所有資料及其考核報表都歸入其中，會有一定的難度。在大量的人員檔案和考核報表中，可以按照相關規(guī)律和標準，將這些信息劃分出重視等級。然后先將最重要的信息做出整理，掃描、歸檔。再將其余信息原件在實體空間保存，從而實現(xiàn)檔案管理工作的高效性。除此之外，需要重點強調的是，結合檔案管理特點以及智能化管理工作發(fā)展需求，制定具有指導意義的標準或規(guī)章制度，以保障檔案管理工作的科學化。

2.3做好檔案智能化的全程摔制

第一是在對檔案原件進行檢查。在進行整理過程中，要保證其中各項內容的真實性完整性，并且根據相關規(guī)律將檔案資料進行排序、編好頁碼，同時對資料的破損處進行修補，必要時可以將破損嚴重的資料進行重新錄入打印，以保證掃描環(huán)節(jié)的高效性。第二是對整理、掃描檔案中的各項內容進行細致的檢查，看其中內容是否有不清晰、不完整的情況。第三是信息內容核對。借助智能終端中的信息庫與經過掃描的資料進行有效鏈接，以使二者中的內容相對應，然后再啟動相關程序進行比對。在整理檔案過程中，工作人員必須要加強各環(huán)節(jié)質量，認真細致進行檢查，以確保檔案管理工作的可靠性。

2.4加強相關人才隊伍建設

第一是需要以規(guī)律性的時間，對現(xiàn)有檔案管理工作人員進行崗位工作培訓，并且要從相關高校畢業(yè)生中，錄用具有專業(yè)管理能力的人才，從而為檔案管理工作儲備后備力量。第二是在以規(guī)律時間對現(xiàn)有人員進行培訓基礎上，更要注重其工作理念的創(chuàng)新和專業(yè)技能提升，以此來有效調動他們的工作熱情，并且能夠從長遠發(fā)展的角度對管理工作方法不斷的進行革新，以確保人事管理工作效果與醫(yī)院發(fā)展需求的切合性。

在信息化管理方式被廣泛應用的新時代，各地區(qū)醫(yī)院的管理工作的模式要進行整體的革新，其中人事檔案管理的智能化發(fā)展，更要加強重視程度，并且將其中的不良問題，做出精準的診斷，制定相應的解決措施，增強人事檔案管理工作質量。要實現(xiàn)這樣的目標，就需要加強對檔案管理工作隊伍建設的重視程度，要調動檔案管理人員整體精神面貌，增強其職業(yè)素養(yǎng)，從而為各醫(yī)院智能化人事檔案管理的發(fā)展提供保障。