我國檔案安全保障體系建設(shè)概況及其思考

楊丹一

文件安全系統(tǒng)包括安全子系統(tǒng)的檔案管理、檔案維護(hù)安全系統(tǒng)、檔案安全子系統(tǒng)信息資源的開發(fā)與利用三個(gè)子系統(tǒng)。三個(gè)子系統(tǒng)貫穿于檔案的整個(gè)生命周期，包括安全基礎(chǔ)設(shè)施、安全全過程控制、安全組織管理和安全法律法規(guī)四個(gè)方面。檔案安全保障體系的建設(shè)包含著檔案安全保護(hù)的方方面面，是對檔案信息安全的全面保護(hù)。因而，檔案安全保障體系建設(shè)是必不可少和不能停止的。

一、我國檔案安全保障體系建設(shè)的工作現(xiàn)狀

我國檔案安全保障體系總體建設(shè)從檔案工作實(shí)際出發(fā)，在檔案保護(hù)工作上發(fā)揮了很好的指導(dǎo)作用。我國各個(gè)部門重視并強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，積極開展各種檔案安全保障體系建設(shè)活動(dòng)，如召開檔案工作會(huì)議強(qiáng)調(diào)檔案安全保護(hù)、檔案安全工作會(huì)議部署檔案工作、舉辦有關(guān)檔案安全學(xué)術(shù)交流會(huì)等，總體上呈現(xiàn)一片盛況景象。但是，由于大量電子文件和電子檔案自身的獨(dú)有特點(diǎn)，原有的檔案安全保障體系難以適應(yīng)電子檔案的安全保障工作，面臨的新問題不斷產(chǎn)生。

（一）國家和各級檔案館開展檔案安全保障活動(dòng)成效顯著

2016年9月底，全國檔案館工作會(huì)議在沈陽召開，與會(huì)人員并發(fā)表了重要講話。會(huì)議強(qiáng)調(diào)降低文件安全風(fēng)險(xiǎn)，牢牢把握文件安全底線，這是穩(wěn)定的途徑。會(huì)議精神落實(shí)到各個(gè)檔案部門，督促開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范和保護(hù)工作。2017年6月5日，檔案界與會(huì)人員代表到天津參加全國檔案安全工作會(huì)議。該會(huì)議強(qiáng)調(diào)檔案安全保護(hù)屬于維護(hù)國家安全的范疇，增強(qiáng)問題意識和責(zé)任落實(shí)，完善有關(guān)檔案安全制度建設(shè)。由此可見，國家檔案局帶領(lǐng)著全國檔案部門將檔案安全工作作為工作重點(diǎn)，根據(jù)形勢所需，作出具體的檔案安全工作部署。

根據(jù)國家檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的指示和不同檔案館安全保障建設(shè)的實(shí)際情況，各級各類檔案館對檔案安全保障建設(shè)作出積極響應(yīng)。下面是對檔案館的檔案安全防護(hù)工作成功做法的列舉，以供其它部門借鑒。檔案館通過引進(jìn)有關(guān)安全保護(hù)技術(shù)的人才，并由相關(guān)人員負(fù)責(zé)建設(shè)檔案館實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)容災(zāi)備份備份和系統(tǒng)恢復(fù)活動(dòng)項(xiàng)目管理，如通過招標(biāo)的方式擇優(yōu)選取軟件公司對數(shù)字檔案館安全的維護(hù)技術(shù)，進(jìn)行各自檔案館安全保障建設(shè)并取得成效。其中浙江省檔案局在部署全省安全保障建設(shè)工作部署較完善，檔案館自然災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案的制定和出臺有利于提高檔案館的安全保障和救災(zāi)能力，在最大程度上確保館藏檔案安全?？梢姡骷壐黝悪n案館的安全保障建設(shè)成效突出，減少和避免了很大的損失，是應(yīng)該繼續(xù)保持的。

（二）我國檔案館安全保障體系建設(shè)中存在問題與挑戰(zhàn)

在檔案安全保障體系的建設(shè)過程中遇到瓶頸。檔案安全體系建設(shè)還存在許多問題，如檔案安全管理設(shè)施缺乏、安全管理措施不到位、缺乏必要的安全知識等。

1.檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備投資少

檔案保管環(huán)境，檔案存儲(chǔ)設(shè)施、檔案利用設(shè)備、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備、檔案搶救與恢復(fù)設(shè)施等都屬于檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施。檔案館建設(shè)結(jié)構(gòu)存在缺陷以及一些檔案館的檔案保存環(huán)境很差，易受自然災(zāi)害的影響，對檔案的制成材料的耐久性造成損害。有些檔案館缺乏對特殊類型檔案保護(hù)的設(shè)備、環(huán)境條件?，F(xiàn)實(shí)中存在的問題使檔案安全保障建設(shè)困難重重。

2.檔案安全保障體系建設(shè)機(jī)制更新緩慢

近年來，社會(huì)快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)、政治、生態(tài)、人文等環(huán)境都在發(fā)生不斷的變化，檔案部門也不例外。先前的檔案安全保護(hù)已無法全面確保各種類型檔案的信息安全，檔案安全保障體系很少根據(jù)實(shí)際變化作出修正改進(jìn)或適時(shí)添加新的防御條目等，嚴(yán)重滯后，比如針對數(shù)字檔案的安全保護(hù)的措施很少，低水平重復(fù)建設(shè)，因而很少能發(fā)揮該體系的安全保護(hù)作用，難能取得預(yù)期的效益。

3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息載體更新頻繁

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，網(wǎng)絡(luò)通信的即時(shí)性越來越強(qiáng)，不同介質(zhì)檔案的信息安全很容易受到黑客、病毒、系統(tǒng)漏洞等的攻擊和威脅，如最近的“勒索”病毒侵?jǐn)_著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，給重要的數(shù)據(jù)造成極大的損失。在紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案長期安全保管方面，由于信息技術(shù)更新快，數(shù)字檔案保管系統(tǒng)存在不兼容現(xiàn)象，造成數(shù)字檔案的可讀性、可用性障礙等。檔案的安全保障體系深受受計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的影響。電子檔案信息安全面臨多個(gè)網(wǎng)絡(luò)層次的威脅，包括物理層、鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層等都存在安全隱患。檔案信息安全的現(xiàn)實(shí)情況確實(shí)亟待引起重視與思考。

4.我國檔案工作者檔案安全保障意識和素質(zhì)較差

人們在頻繁利用檔案的同時(shí)，忽視對數(shù)字檔案信息的保護(hù)，易造成檔案信息消失；檔案館管理人員安全保障意識淡薄，在檔案安全保障體系建設(shè)方面資金匱乏，因而，無法確保計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備的投入使用。檔案工作人員沒有主動(dòng)探討和研究檔案安全工作，掌握的知識陳舊，熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)的人才很少。以上這幾個(gè)方面都使檔案安全保障體系面臨困境。

5.檔案館安全管理制度不健全

檔案部門制定的安全保護(hù)制度互相照抄照搬，模式大體相同，與各自檔案館安全保護(hù)情況不符，并不能有效指導(dǎo)檔案安全保護(hù)工作。檔案安全管理制度中對崗位職責(zé)規(guī)定模糊，業(yè)務(wù)操作權(quán)限混亂，工作效率低下。由于制度存在很多漏洞，容易引起不法分子竊取機(jī)密信息，造成難以彌補(bǔ)的損失。

二、解決檔案安全保障體系中的問題應(yīng)對策略

原有的檔案安全保障體系針對新型載體檔案的出現(xiàn)暴露出諸多問題和漏洞，并且檔案信息多為重要且機(jī)密的信息，關(guān)乎著我國社會(huì)和人民的利益。因而，建立起完善的檔案安全保障體系刻不容緩，下面將從檔案保護(hù)安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案安全保障平臺聯(lián)合共建、制度法規(guī)、技術(shù)支撐、檔案安全工作人員隊(duì)伍建設(shè)方面進(jìn)行努力。

（一）加強(qiáng)涉及檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案所需的設(shè)備、設(shè)施都需要安全的庫房和環(huán)境。檔案安全的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提保障，檔案館庫房安全防護(hù)、檔案保管環(huán)境條件、維護(hù)設(shè)備等是基礎(chǔ)。特別注意在檔案館庫建設(shè)過程中的一些細(xì)節(jié)，提高庫房抗震能力、加強(qiáng)“八防”等要求。檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是必不可少的。

（二）構(gòu)建社會(huì)化的檔案安全保障發(fā)展平臺

檔案部門要樹立社會(huì)化眼光，要與社會(huì)部門展開合作，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)雙贏。檔案館的檔案安全保障體系建設(shè)要集思廣益，尋求與其它部門合作，如共享圖書部門和情報(bào)部門的管理方法和措施。與圖書情報(bào)部門共同創(chuàng)建保障體系，通力合作解決目前存在的共性問題，共同進(jìn)步。優(yōu)化合作也能實(shí)現(xiàn)資源保護(hù)和共享，節(jié)省人力與物力的投入。

（三）健全檔案安全保障體系的法律法規(guī)和檔案安全工作規(guī)章制度的建立和完善

檔案安全保障體系建設(shè)要靠制度、政策法規(guī)的強(qiáng)制力來維護(hù)，以確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。檔案安全工作法律法規(guī)和制度的建設(shè)能夠確保檔案安全保障體系建設(shè)的有效實(shí)現(xiàn)。法律法規(guī)和制度能夠規(guī)范檔案安全工作方針和政策的落實(shí)，監(jiān)督工作人員認(rèn)真完成，防止不正當(dāng)行為的出現(xiàn)。所以，實(shí)際建設(shè)中添加制定檔案新制度和根據(jù)實(shí)際修改無效的檔案安全保護(hù)制度，制定和完善應(yīng)急預(yù)案，建立危機(jī)預(yù)防與危機(jī)管理機(jī)制，快速解決和減少檔案安全威脅。同時(shí)更要不斷完善檔案利用安全保密制度 和數(shù)字檔案利用安全制度等等。

（四）加強(qiáng)檔案人才安全專業(yè)技能培訓(xùn)

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展，客觀上要求檔案安全保護(hù)技術(shù)的不斷升級。為保證檔案安全保障技術(shù)與時(shí)代同步和協(xié)調(diào)發(fā)展，做到技術(shù)支撐這一環(huán)在檔案安全保障體系中不落后。檔案安全工作人員的安全意識和保護(hù)能力高是檔案安全保障體系建設(shè)中的重要一環(huán)。首先，要充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，落實(shí)責(zé)任到人制，提高檔案工作人員的安全意識；需要對檔案工作人員進(jìn)行定期的檔案安全教育和學(xué)習(xí)培訓(xùn)課程，與高校進(jìn)行合作與交流，共同開展研究有關(guān)檔案安全課題；強(qiáng)化檔案人才對不同類型檔案信息安全的維護(hù)，通過提供外出培訓(xùn)計(jì)劃使檔案人員不斷掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能，致力于檔案安全保護(hù)工作。

三、檔案安全保障體系建設(shè)的建議

文件安全系統(tǒng)是有效的，如何進(jìn)行評估，確定什么樣的問題的評價(jià)指標(biāo)，是檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分，是客觀因素的綜合，也是整個(gè)文件安全體系和問題的主觀判斷。進(jìn)行檔案安全保障體系建設(shè)的評估是必須的，能夠?qū)σ呀ǖ捏w系查漏補(bǔ)缺，及時(shí)修正，使檔案保障體系能最大程度地有效發(fā)揮作用。檔案安全評估指標(biāo)理論體系根據(jù)實(shí)踐需要要不斷完善，實(shí)踐層面做到確切落實(shí)，二者要齊頭并進(jìn)。我們在檔案安全保障的具體工作中要不斷地研究、摸索、探尋、完善，以便能盡快建立起一套簡便有效的檔案安全保障機(jī)制，從而提高檔案安全保障能力。為了使檔案安全保障評價(jià)體系發(fā)揮更大效益提出以下幾方面的建議。

（一）檔案安全保障體系評價(jià)指標(biāo)應(yīng)簡單明確

具體的安全評價(jià)體系指標(biāo)才能更有效地指導(dǎo)檔案安全評價(jià)的實(shí)踐。因而，將指標(biāo)具體化和量化才有利于操作。試著選擇具有代表性、實(shí)用性、統(tǒng)計(jì)性和可量化的項(xiàng)目。不能偏離實(shí)踐水平，要與實(shí)際情況相符合。評價(jià)指標(biāo)還要方便操作，以確保評價(jià)工作的正常進(jìn)行，才能達(dá)到所期望的價(jià)值。

（二）檔案安全保障評價(jià)指標(biāo)體系要引進(jìn)系統(tǒng)思維

在評價(jià)指標(biāo)體系制定的過程中，有必要對檔案安全管理的不同環(huán)節(jié)與各要素之間需進(jìn)行優(yōu)化組合。從全局的角度設(shè)立指標(biāo)。還要考慮指標(biāo)修訂與已有指標(biāo)的聯(lián)系和補(bǔ)充，避免重復(fù)設(shè)立。具體指標(biāo)要保持內(nèi)容與技術(shù)相符，避免相差甚遠(yuǎn)。這樣，檔案安全評價(jià)指標(biāo)體系才能更加科學(xué)，更能準(zhǔn)確地檢測出檔案安全風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)解決。

（三）檔案安全保障評價(jià)指標(biāo)體系的建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持動(dòng)靜結(jié)合的哲學(xué)思維

動(dòng)靜結(jié)合的哲學(xué)思維在檔案安全評價(jià)指標(biāo)的制定中同樣適用。評價(jià)指標(biāo)體系不能連續(xù)變化，在一定時(shí)期內(nèi)保持相對穩(wěn)定，有利于評價(jià)的連續(xù)性、可操作性和可比性。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案安全保障評價(jià)指標(biāo)體系也應(yīng)逐步調(diào)整。評價(jià)指標(biāo)體系內(nèi)容的制定要堅(jiān)持以往實(shí)踐和理論研究的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要反映出信息時(shí)代的技術(shù)和組織管理水平，從而使評價(jià)指標(biāo)體系堅(jiān)持歷史性與時(shí)代性的統(tǒng)一。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）