新形勢(shì)下航天企業(yè)檔案利用模式的轉(zhuǎn)變

王 寰

（北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，中國(guó) 北京 100076）

在當(dāng)今以高科技為主導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息傳遞在飛速增長(zhǎng)，信息利用率已成為體現(xiàn)國(guó)家實(shí)力的重要指標(biāo)。經(jīng)濟(jì)建設(shè)迅速發(fā)展的新形勢(shì)下，各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用需求也正日益迫切。隨著中共中央辦公廳[2014]15號(hào)文件 《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形式下檔案工作的意見》的發(fā)布，航天企業(yè)檔案工作正朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)檔案利用便捷、安全、有效是新形式下檔案工作的目標(biāo)之一。因此，新形勢(shì)下充分認(rèn)識(shí)檔案利用的重要性以及如何做好檔案的利用工作，是我們面臨的新課題。航天企業(yè)結(jié)合自身的特點(diǎn)，致力于更好的發(fā)揮檔案在科研生產(chǎn)和綜合管理中的重要作用，已開啟了檔案數(shù)字化利用新模式。

1 檔案利用的重要意義

檔案利用是檔案工作的歸宿，是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具有以下重要意義：

1.1 檔案利用是檔案工作的最終目的和中心任務(wù)

檔案管理者收集檔案、整理檔案，采取各種手段和方法使之系統(tǒng)化、條理化，唯一的目的就是提供利用，能夠更好地、及時(shí)地、準(zhǔn)確地提供出具有參考價(jià)值的檔案材料以滿足用戶的需求。檔案利用工作開展的如何，能否及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足用戶需求是衡量檔案工作是否有效，評(píng)價(jià)檔案工作做得好壞的重要尺度。

1.2 檔案利用是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的根本途徑

檔案作為一種信息資源，是信息的載體，更是實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的手段。檔案只有通過用戶的利用，才能充分發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理的基礎(chǔ)工作為檔案價(jià)值的有效發(fā)揮創(chuàng)造先決條件，而檔案利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的直接手段，只有通過提供信息服務(wù)，檔案的價(jià)值才能得以充分實(shí)現(xiàn)。

1.3 檔案利用是檔案管理機(jī)構(gòu)職能的基本體現(xiàn)

檔案利用是各類檔案館 （室）提供服務(wù)的重要途徑。致力于檔案事業(yè)的發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案部門的職能，就必須強(qiáng)化檔案利用的職能，全面做好這項(xiàng)工作。只有通過加強(qiáng)檔案部門的思想道德教育，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，及時(shí)掌握服務(wù)對(duì)象變化的新形勢(shì)、新情況、新特點(diǎn)，不斷探索適應(yīng)時(shí)代改革與發(fā)展需要的檔案利用服務(wù)方式，檔案管理機(jī)構(gòu)才能更好的實(shí)現(xiàn)這一基本職能。

1.4 檔案利用是檔案館（室）發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力

檔案利用工作是檔案館（室）業(yè)務(wù)管理工作的根本目的，通過檔案利用服務(wù)，才能發(fā)現(xiàn)檔案的歸檔與后續(xù)管理工作中存在的問題與不足，促使檔案工作人員及時(shí)改進(jìn)管理方法，以滿足檔案利用服務(wù)的需求。因此，檔案利用服務(wù)是檔案館（室）的檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。

1.5 檔案利用是航天企業(yè)檔案管理水平的重要體現(xiàn)

作為航天軍工企業(yè)，隨著型號(hào)任務(wù)的加重，科研生產(chǎn)與綜合管理相關(guān)的紙質(zhì)檔案數(shù)量近年來呈猛增趨勢(shì)，增加了檔案保管與利用的難度，并且檔案利用過程繁瑣，不利于閉環(huán)管理和安全利用。在新時(shí)期檔案信息化建設(shè)思路的指引下，航天企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)行充分調(diào)研、全面分析，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，首先以檔案利用為革新點(diǎn)，以數(shù)字利用檔案信息系統(tǒng)為創(chuàng)新平臺(tái)，開啟檔案管理新模式。

2 新時(shí)期檔案利用模式的特點(diǎn)

對(duì)于航天軍工企業(yè)，檔案利用用戶多為設(shè)計(jì)、工藝、管理人員，由于行業(yè)的特殊性及保密規(guī)定要求，檔案利用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批環(huán)節(jié)。每次借閱前，用戶需要聯(lián)系檔案管理人員，說明所需檔案的基本信息，等待檔案管理人員檢索。有時(shí)檢索不到，需反復(fù)溝通確認(rèn)。當(dāng)確認(rèn)檔案在庫(kù)時(shí)，用戶拿著檔案借閱申請(qǐng)單找所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批，當(dāng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，需根據(jù)需求緊急程度進(jìn)行溝通，找部門其他領(lǐng)導(dǎo)簽字。當(dāng)所借檔案為高密級(jí)時(shí)，還需所領(lǐng)導(dǎo)簽字，往往在審批環(huán)節(jié)耽誤大量時(shí)間。審批完成后，再到檔案室借閱所需檔案。新時(shí)期，數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)實(shí)施后，用戶在自己的電腦上就能登入數(shù)字檔案利用系統(tǒng)，根據(jù)檔案條目信息進(jìn)行檢索，確定所需檔案后在系統(tǒng)中后直接發(fā)出申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)按審批流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，待所有審批節(jié)點(diǎn)通過后，所借檔案的電子全文會(huì)在用戶的系統(tǒng)中開放，檔案利用數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)?？傊啾葌鹘y(tǒng)檔案的利用模式，航天企業(yè)檔案數(shù)字化利用模式在三方面取得了突破：

2.1 利用查詢數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案利用模式更多的依賴檔案工作者的判斷和檢索習(xí)慣，因?yàn)橛脩舯仨毷紫雀嬷獧n案工作人員所需檔案的基本信息，然后由工作人員在檔案管理系統(tǒng)中查詢?cè)摍n案的狀態(tài)，在可借的前提下，用戶將開啟申請(qǐng)利用審批流程。在這個(gè)過程中，首先用戶與檔案管理人員的溝通成為確認(rèn)檔案可用性的基礎(chǔ)，用戶所提供的信息與管理人員的理解是否一致，直接影響了查詢結(jié)果；其次，對(duì)于緊急、集中的檔案利用，用戶需要花費(fèi)較多的時(shí)間等待工作人員檢索，或等待其他用戶完成檢索請(qǐng)求。在數(shù)字化檔案利用模式中，檔案管理信息平臺(tái)按照管理原則，對(duì)符合相應(yīng)要求的用戶開放，用戶可通過自己的計(jì)算機(jī)登陸數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)，檢索所需檔案，并直接獲得檔案的狀態(tài)信息。這時(shí)的檔案管理弱化了對(duì)檔案工作者經(jīng)驗(yàn)和工作能力的依賴，縮短了查詢等待的時(shí)間，減少了溝通環(huán)節(jié)，提高了查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。

2.2 利用審批無紙化

由于航天企業(yè)的特殊性，檔案管理必須遵循保密原則，因此檔案利用的審批格外嚴(yán)格。傳統(tǒng)的審批流程是用戶填寫“檔案利用申請(qǐng)單”，根據(jù)所借檔案的密級(jí)，請(qǐng)求相應(yīng)的責(zé)任人（通常為所在部門領(lǐng)導(dǎo)、主管部門領(lǐng)導(dǎo)、所領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)簽字，將簽署完整的審批單交給檔案管理人員后，方可進(jìn)行檔案利用。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，逐級(jí)審批在很多時(shí)候會(huì)花掉用戶大量時(shí)間，因?yàn)楸仨毊?dāng)面找責(zé)任人簽署批準(zhǔn)，而與責(zé)任人的及時(shí)碰面卻很難保證?！皵?shù)字檔案利用系統(tǒng)”彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)審批存在的不足。用戶可在系統(tǒng)中發(fā)起電子審批流程，電子審批單會(huì)按環(huán)節(jié)設(shè)置自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)責(zé)任人，責(zé)任人的工作臺(tái)面會(huì)在本人登陸后自動(dòng)收到審批提醒，使責(zé)任人能夠及時(shí)對(duì)該請(qǐng)求進(jìn)行處理。電子審批極大簡(jiǎn)化了審批環(huán)節(jié)，縮短了辦理檔案利用手續(xù)的時(shí)間，提高了工作效率。

2.3 利用載體電子化

傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)象以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案較電子檔案有著諸多的劣勢(shì)。就檔案利用而言，紙質(zhì)檔案在利用過程中容易丟失、缺損；檔案出庫(kù)、入庫(kù)需依賴檔案工作者進(jìn)出庫(kù)房來完成。同樣，對(duì)于集中、緊急的利用，用戶需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間等待檔案管理人員提供檔案。在數(shù)字檔案利用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)門類檔案的電子全文掛接，有效地解決了紙質(zhì)檔案利用中的不足之處。用戶在完成電子審批后，系統(tǒng)會(huì)將所需的電子檔案會(huì)自動(dòng)對(duì)該用戶開放，并且系統(tǒng)依據(jù)該檔案密級(jí)自動(dòng)控制該檔案的使用時(shí)間。電子全文借閱模式彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案借閱的不足，節(jié)省了借閱各環(huán)節(jié)中的時(shí)間，優(yōu)化了借閱流程，提高了檔案管理的安全性，是航天企業(yè)在數(shù)字化檔案利用建設(shè)道路中邁出的一大步。

3 提高檔案利用價(jià)值的方法和手段

3.1 增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)理念

增強(qiáng)服務(wù)理念是指提高檔案工作者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，能夠熱愛檔案工作、了解檔案工作、熟悉檔案工作。檔案工作人員只有充分認(rèn)識(shí)到檔案利用工作的重要性，才能做好檔案利用服務(wù)工作。服務(wù)理念是一種意識(shí)，可以指導(dǎo)并反作用于實(shí)踐。在檔案利用服務(wù)體系的構(gòu)建過程中，服務(wù)理念的指導(dǎo)是必不可少的，積極向上、以人為本的服務(wù)理念就會(huì)促進(jìn)面向科研生產(chǎn)和綜合管理的檔案利用工作的順利開展，而消極、陳舊的服務(wù)理念則會(huì)嚴(yán)重阻礙用戶對(duì)檔案的利用。

3.2 提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案員是檔案館（室）的直接建設(shè)者和管理者，其知識(shí)結(jié)構(gòu)直接影響著檔案利用體系的優(yōu)劣。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實(shí)體為中心進(jìn)行的，檔案員只要具備基本的檔案知識(shí)和扎實(shí)的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作。在新時(shí)期檔案信息化管理模式下，檔案工作已從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫(kù)房，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€(gè)多元化的、適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求的數(shù)字檔案館（室）。合格的檔案工作者除了要具備良好的身體素質(zhì)，由于向數(shù)字檔案利用過渡時(shí)期，依然存在大量反復(fù)的機(jī)械工作，諸如對(duì)成千上萬份文件的著錄、編目、鑒定、編頁(yè)、蓋章、電子組卷等，所以具備良好的身體素質(zhì)是進(jìn)行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員要有廣博的文化知識(shí)和較高的語(yǔ)文基礎(chǔ)知識(shí)、歷史知識(shí)，所以檔案工作者應(yīng)具備基本的文化素質(zhì)。第三，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有特定工作對(duì)象。檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識(shí)，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業(yè)素質(zhì)。

3.3 注重信息資源體系建設(shè)

從根本上講，檔案工作的最終目的，就是要開發(fā)檔案信息資源，提供檔案為單位和個(gè)人服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的這一根本或最終目的，就必須做一系列的工作。新時(shí)期，以廣大利用者為服務(wù)對(duì)象，以檔案館(室)藏信息資源為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開發(fā)和直接提供檔案利用為目的的服務(wù)工作，已成為檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容。隨著各類用戶對(duì)檔案信息需求的變化以及檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案館（室）需要擁有充足的信息資源，并憑借先進(jìn)的檔案檢索方式，將檔案信息快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、多渠道地提供給用戶，方便檔案用戶的利用，滿足用戶對(duì)檔案利用的需求。

3.4 引入先進(jìn)管理方法

將持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理方法引入檔案管理工作，是提高檔案利用的有效途徑。例如，將國(guó)際上先進(jìn)的管理體系引入到檔案管理工作中，運(yùn)用IS09001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中成熟先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，將八項(xiàng)質(zhì)量管理原則，如：以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、系統(tǒng)的方法、持續(xù)改進(jìn)等運(yùn)用到檔案管理工作中。通過面談、用戶滿意度調(diào)查等形式及時(shí)了解利用效果和用戶需求，創(chuàng)新利用方法和手段，并采用P-D-C-A的方法，及時(shí)檢驗(yàn)工作中存在的問題，檢驗(yàn)新方法、新手段的實(shí)際效果，持續(xù)改進(jìn)和完善服務(wù)方式和服務(wù)手段，提供有針對(duì)性、多層次的信息資料服務(wù)，達(dá)到深化和擴(kuò)大檔案利用的目的。

4 結(jié)論

新時(shí)期檔案工作有了新的使命，檔案工作者有了更廣闊的發(fā)展空間，他們以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，踏實(shí)的工作作風(fēng)不斷開拓著檔案事業(yè)。任何行業(yè)的發(fā)展都離不開創(chuàng)新，而這對(duì)于檔案專業(yè)而言卻并非易事。在全體檔案工作者的共同努力下，航天企業(yè)在檔案利用創(chuàng)新改革中已取得了階段性成果，結(jié)合航天企業(yè)軍民融合、產(chǎn)研一體化的特點(diǎn)，檔案工作將以數(shù)字化檔案利用為目標(biāo)，逐步建立全周期的數(shù)字檔案利用體系，實(shí)現(xiàn)文件全過程數(shù)字化管控，最終實(shí)現(xiàn)全門類檔案數(shù)字化利用。