淺談計算機信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

樸香丹

摘要：研究分析了計算機信息技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理的意義和功能，提供了推行事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑和策略，提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和效率性，提升事業(yè)單位檔案資料和信息的系統(tǒng)安全性，提高事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)字化素質(zhì)水平等對策，為事業(yè)單位檔案管理工作更好、更系統(tǒng)、更全面地應(yīng)用計算機信息技術(shù)展開了深層次思考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范性；計算機；效率性；信息技術(shù)；檔案管理；數(shù)字化；素質(zhì)

1前言

當前計算機信息技術(shù)已經(jīng)進入到網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展階段，社會各項工作充分利用計算機信息技術(shù)進行組織變革、系統(tǒng)重建和職能創(chuàng)新已經(jīng)成為必然的趨勢和方向。在事業(yè)單位檔案管理的體系、環(huán)節(jié)、工作和操作中越來越多的計算機設(shè)備和信息技術(shù)正在逐步得到應(yīng)用，采用以計算機信息技術(shù)為平臺的事業(yè)單位檔案管理新模式和新樣式正在逐步建立。事業(yè)單位檔案管理工作要從提升有效性、功能性、科學(xué)性的角度出發(fā)，將計算機信息技術(shù)系統(tǒng)而全面地應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作和體系之中，形成事業(yè)單位檔案管理的新平臺、新載體和新方式，在方便公眾更好地使用事業(yè)單位檔案信息的前提下，建立起以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)的事業(yè)單位檔案管理新樣板和新路徑。

2計算機信息技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理的意義和功能

事業(yè)單位檔案管理面臨著穩(wěn)定與創(chuàng)新雙項發(fā)展要求，計算機信息技術(shù)的系統(tǒng)引入和廣泛應(yīng)用對事業(yè)單位檔案管理工作來講無疑具有著重大的支撐作用和創(chuàng)新功能。通過計算機信息技術(shù)體系的重新組合和構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，達到事業(yè)單位順應(yīng)市場化、檔案管理工作適應(yīng)數(shù)字化的基本目標。通過計算機信息技術(shù)平臺的建設(shè)與完善事業(yè)單位檔案管理工作可以達成組織建設(shè)與功能創(chuàng)新的任務(wù)，為事業(yè)單位變革和檔案管理強化提供基礎(chǔ)。通過計算機信息技術(shù)的加速功能和開發(fā)功能可以建立起事業(yè)單位檔案管理的新模式和新機制，在提升事業(yè)單位檔案管理效能、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理層次、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理方式上確保事業(yè)單位各項工作的開展和進行。

3事業(yè)單位應(yīng)用計算機信息技術(shù)加強檔案管理的應(yīng)用要點

3.1推行事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑和策略

事業(yè)單位檔案管理必須建立起數(shù)字化發(fā)展和信息化建設(shè)的根本方向和基本目標，事業(yè)單位檔案管理工作中要發(fā)揮計算機信息技術(shù)在存儲數(shù)量、加工方式、共享平臺上的優(yōu)勢和價值，將數(shù)字化作為建設(shè)新時期事業(yè)單位檔案管理體系的新路徑，也將其作為事業(yè)單位檔案管理工作進行新變革的基本策略。事業(yè)單位檔案管理要借用計算機信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字式的發(fā)展，基于計算機信息技術(shù)的應(yīng)用預(yù)測事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，制定事業(yè)單位檔案管理工作中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，形成事業(yè)單位檔案管理工作的無紙化、規(guī)范化和便捷性各類目標的有效支持，在提升事業(yè)單位檔案管理效益、擴大事業(yè)單位檔案資源影響、豐富事業(yè)單位檔案管理新途徑的前提下建立起事業(yè)單位檔案管理達成信息化發(fā)展目標的路徑和方法。

3.2提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和效率性

計算機信息技術(shù)對于傳統(tǒng)技術(shù)來講既有時間上的效率優(yōu)勢同時也存在操作上的規(guī)范優(yōu)勢，因此在事業(yè)單位檔案管理中要以工作要求和工作目標作為出發(fā)點，以計算機信息技術(shù)的實際應(yīng)用為前提建立起提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范性、提高事業(yè)單位檔案管理效率性的保障平臺，理順計算機信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案信息收集、加工、管理、存儲、利用上的聯(lián)系和關(guān)系，進一步提升事業(yè)單位檔案管理的邏輯性和層次性，避免事業(yè)單位檔案資料和數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、疏漏、錯誤等問題出現(xiàn)，以計算機信息技術(shù)實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理和操作一體化的目標，在提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范性的前提下達到管理工作的全面性，在提升事業(yè)單位檔案管理效率性的前提下體現(xiàn)管理工作的準確性。

3.3提升事業(yè)單位檔案資料和信息的系統(tǒng)安全性

以計算機信息技術(shù)為平臺建立起的網(wǎng)絡(luò)和體系存在比較大的安全風(fēng)險和隱患，事業(yè)單位檔案管理中要明確計算機信息技術(shù)應(yīng)用帶來的相關(guān)難題和困境，要看到事業(yè)單位檔案資料和信息安全性的重要性，將安全作為計算機信息技術(shù)應(yīng)用的第一要務(wù)和要求。在事業(yè)單位檔案管理中相關(guān)人員要從計算機信息技術(shù)的結(jié)構(gòu)、體系和檔案管理的過程、方式的全面分析入手，標定和明確事業(yè)單位檔案管理過程的安全風(fēng)險，重視和防范計算機信息技術(shù)帶來的安全隱患，對事業(yè)單位檔案管理進行工作方式、組織系統(tǒng)、應(yīng)用策略方面的再重構(gòu)和再優(yōu)化，使計算機信息技術(shù)更為廣泛應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理之中的前提下提升檔案資料、計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺的全面安全和穩(wěn)定。

3.4提高事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)字化素質(zhì)水平

事業(yè)單位檔案管理中計算機信息技術(shù)的全面應(yīng)用必須立足于足夠數(shù)量的專業(yè)型人才和足夠素質(zhì)的數(shù)字化人才這一根本基礎(chǔ)。從事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的角度看事業(yè)單位必須有序提升和不斷加強檔案管理人員計算機信息技術(shù)的技能和素養(yǎng)，作為事業(yè)單位可以在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)計算機信息技術(shù)專業(yè)的人才，將他們引入計算機信息技術(shù)教育和培訓(xùn)的機制之中，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和不斷強化形成事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的人才基礎(chǔ)。此外事業(yè)單位檔案管理體系中要設(shè)置引入高水平計算機信息技術(shù)人才的條款，通過招聘和外包等方式形成事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用新型計算機信息技術(shù)的新模式，一方面可以提升事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量，另一方面也可以為事業(yè)單位檔案管理建立起數(shù)字化的新平臺，達到對事業(yè)單位檔案管理人員信息化、數(shù)字化素質(zhì)發(fā)展的有效保障。

4結(jié)語

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展新生的事務(wù)和形態(tài)必然越來越多，事業(yè)單位檔案管理也必須正面社會經(jīng)濟發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進步的實際，要從事業(yè)單位檔案管理的結(jié)構(gòu)、體系和環(huán)節(jié)方面入手將計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺引入到管理工作之中，以新科技、新平臺的革命力促事業(yè)單位檔案管理的信息化、科學(xué)化和制度化的目標實現(xiàn)，真正體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理在新時期嶄新的價值與功能。

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