做好“窗口”和“門面”，成為溝通的橋梁

摘要：學(xué)院辦公室是學(xué)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外的“窗口”，是整個(gè)學(xué)院的辦事門面，直接服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)方面和學(xué)生，又是溝通整個(gè)學(xué)院關(guān)系的橋梁。由于具有執(zhí)行者和領(lǐng)導(dǎo)者兩個(gè)雙重身份，因此對(duì)于整個(gè)學(xué)院的工作都有非常重要的影響。那么在新時(shí)代下，我們對(duì)日常學(xué)院工作中的作風(fēng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提高對(duì)于學(xué)生服務(wù)的意識(shí)和水平，這就需要通過我們的學(xué)院工作人員的努力來對(duì)調(diào)整對(duì)院辦管理工作的方案，提高校內(nèi)事物管理的重要性。

關(guān)鍵詞：學(xué)院；辦公室；管理；窗口；門面；橋梁

引言

辦公室其職能的重要性不言而喻，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、下情上報(bào)，協(xié)調(diào)校內(nèi)各個(gè)辦公室，相當(dāng)于一個(gè)軸承。那么這就要求新時(shí)代下我們對(duì)院辦的管理工作提出了新的要求。那么我們應(yīng)該如何做好院辦的管理工作呢。這就需要我們結(jié)合工作，用實(shí)際行為來對(duì)院辦的管理工作進(jìn)行一些思考和分析。

一、正確把握學(xué)院辦公室

（一）院辦的地位

院辦是一個(gè)學(xué)院的人際“窗口”和“門面”，同時(shí)也是保持著與每個(gè)專業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的溝通的“紐帶”，是上情下達(dá)、下情上報(bào)的傳輸通道，作為服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，對(duì)整個(gè)學(xué)院的綜合協(xié)調(diào)和內(nèi)部統(tǒng)籌著至關(guān)重要的作用。院辦管理工作會(huì)對(duì)校內(nèi)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，為決策做服務(wù)，為參謀做準(zhǔn)備，確保每個(gè)部門的工作項(xiàng)目和任務(wù)。因此院辦的工作并非向很多人認(rèn)識(shí)的“誤區(qū)”一樣，輕松又舒適。其日常工作非?，嵥椴⑶曳敝?，肩負(fù)的擔(dān)子非常的重要。

（二）辦公室的工作技巧

院辦的工作任務(wù)瑣碎又繁重，那么管理工作人員應(yīng)該首先充分意識(shí)到辦公室的重要地位和職能作用，提高自己的綜合能力，適應(yīng)管理的需求，這樣才能夠更好的為學(xué)院和學(xué)生提供高質(zhì)量的服務(wù)需求。作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)最重視的部門，要像基層人員一樣認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈_展管理工作。

二、當(dāng)前學(xué)院辦公室工作存在的問題

（一）事務(wù)性工作多，機(jī)構(gòu)意識(shí)不明顯

如今的院辦工作主要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來應(yīng)對(duì)學(xué)院的繁雜小事，對(duì)自身的本職工作卻不夠重視，自覺性的意識(shí)不夠。并且部分學(xué)院的辦公室管理，機(jī)構(gòu)意識(shí)不明顯，并且在工作當(dāng)中安于現(xiàn)狀墨守成規(guī)，害怕風(fēng)險(xiǎn)，這都是院辦管理工作當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)的現(xiàn)象。

（二）院辦制度不夠清晰

院辦的職能不同于其他的系、部、處（室），沒有直接的隸屬上層部門，并且院辦的工作無法量化，很難用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行評(píng)定和獎(jiǎng)勵(lì)，這就給辦公室辦公人員的積極性造成了一定的影響。并且相應(yīng)的管理工作制度并不夠完善，因此這就需要我們對(duì)辦公室的制度進(jìn)行調(diào)整完善。

（三）辦公室的工作繁重雜亂，工作方向不夠?qū)Ｒ?/p>

在平常的工作中，院辦工作非常繁雜，工作時(shí)間內(nèi)大部分時(shí)間都在進(jìn)行相關(guān)的任務(wù)，主要是針對(duì)于學(xué)院內(nèi)的事物。他們可供自己支配的工作時(shí)間較少，并且自由性也相對(duì)較少。院辦人員的任務(wù)來自學(xué)院的每一個(gè)階層，工作方向呈放射性散射，非常不利于辦公室工作人員工作。

三、做好學(xué)院辦公室管理的建議

（一）建立完整機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)工作意識(shí)

首先學(xué)院的辦公室管理工作必須要受到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，整理以學(xué)院院長為組長的工作小組，這些工作要納入學(xué)院的日常工作日程，納入學(xué)院對(duì)教職工的考核任務(wù)當(dāng)中。要配備足夠的工作人員，工作人員首先要對(duì)辦公室具有機(jī)構(gòu)意識(shí)，要在日常中配合學(xué)院的活動(dòng)。不定時(shí)的召開會(huì)議，來進(jìn)行近期辦公室工作的分析，對(duì)工作人員要提高辦公要求。

（二）健全制度，規(guī)范管理

首先學(xué)院內(nèi)部要設(shè)立辦公室的工作制度，這些措施都是逐步實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作規(guī)范化的有力措施和可靠地保證。辦公室內(nèi)部要遵守建立的制度，從行動(dòng)上來規(guī)范辦公室日常的管理行為。

（三）確實(shí)做好溝通工作

院辦，是“窗口”，也是內(nèi)部進(jìn)行溝通“橋梁”，管理人員應(yīng)該全身心投入到這項(xiàng)工作中去，在工作中鍛煉自己的能力，培養(yǎng)自己的組織協(xié)調(diào)能力，與相關(guān)的工作人員做好工作之間溝通，成為工作連接的“橋梁”。

（四）去繁從簡，規(guī)劃工作方向

做好日常工作中的重點(diǎn)工作，對(duì)工作方向進(jìn)行系統(tǒng)性的規(guī)劃，拒絕繁雜、散射性的工作方向，對(duì)于院辦管理的工作人員是新的成長。當(dāng)工作人員能夠準(zhǔn)確無誤的提供相應(yīng)的信息，這就意味著辦公室管理工作已經(jīng)不再是一種負(fù)擔(dān)，辦公室人員加快辦事效率，突破自我，這樣才會(huì)讓其煥發(fā)出新的生機(jī)，通過這些改變，學(xué)院的每一個(gè)階層都能夠很好地合作，學(xué)院才會(huì)有更多的發(fā)展空間，才能真正的發(fā)揮院辦的本職職能作用。

四、結(jié)論

新時(shí)代的到來，讓我們對(duì)于院辦的管理工作進(jìn)行了新的思考，對(duì)院辦管理工作提出了新的挑。院辦作為學(xué)院中心樞紐，肩負(fù)重任，這就需要我們清晰的意識(shí)到院辦的重要定位和它本身的職能。因此我們需要順應(yīng)時(shí)代的潮流，加強(qiáng)辦公室的規(guī)范管理，同時(shí) 我們也要健全辦公室的工作制度，加強(qiáng)工作意識(shí)，以此來成為學(xué)院的的“窗口”和“門面”，成為溝通的“橋梁。”這樣才能更好的發(fā)揮辦公室管理職能，更好的推校內(nèi)工作的在老師和學(xué)生之間的順利進(jìn)行。

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作者簡介：陳雨羚（1991.12）女，漢族，江蘇省無錫，單位：廣州工商學(xué)院，主要從事檔案管理工作，兼辦公室日常工作。