試論檔案開發(fā)利用發(fā)展的影響因素及其未來發(fā)展趨勢

馬玲 山東省魚臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管委會

檔案的開發(fā)和利用是企業(yè)內(nèi)部管理活動的主要組成部分，這對提高企業(yè)管理水平至關(guān)重要。在計算機技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展中，企業(yè)管理活動逐步引進更多現(xiàn)代技術(shù)，特別是企業(yè)的檔案管理，引進計算機技術(shù)促進發(fā)展，逐步向信息化方向發(fā)展，并得到廣大推廣和運用，并取得了可觀的成果。為了可以進一步開發(fā)和利用企業(yè)檔案，為企業(yè)提供更好的服務(wù)，有必要研究影響企業(yè)發(fā)展和利用的因素，并對未來的發(fā)展趨勢進行推測，以便更充分地展示檔案的價值。

一、現(xiàn)代檔案開發(fā)利用的基本條件

檔案是關(guān)于企業(yè)管理活動的充分記載，對企業(yè)非常重要，也是企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)檔案的初步開發(fā)和利用主要是政治活動的支持。由于時代的思想觀念很老，檔案的開發(fā)和利用受到限制，而且因為當時社會背景下檔案的屬性，它具有非常突出的階級性，并且只有足夠的權(quán)力才能來審查檔案，檔案的開發(fā)和利用是國家政府機構(gòu)的獨特權(quán)利，此歸檔活動由政府控制。然而，隨著社會的進步和繁榮，檔案的發(fā)展環(huán)境逐步發(fā)生改變，原有的陳舊觀念逐漸被禁止，逐漸進入公眾的視野。檔案的發(fā)展是促進檔案長期發(fā)展的首要前提。人們對檔案的認識不斷提高，社會的發(fā)展必須充分支持檔案的開發(fā)和利用。在當今社會，人們把檔案視為信息資源，其中存在的價值非常突出但仍有潛在的用途，人們需要進行進一步的研究。這會是將來檔案開發(fā)和利用發(fā)展的核心。

二、影響檔案開發(fā)利用發(fā)展的因素

1.檔案匯編。歸檔活動可以說是檔案開發(fā)和利用的關(guān)鍵方式，理論上的思想對檔案的發(fā)展有著非常嚴重的影響。在理論上和實踐上，在中國的檔案開發(fā)利用時，相比國外的開發(fā)和利用還有待進一步探索。檔案的編制是第一個出發(fā)點，檔案編制是檔案科學(xué)的關(guān)鍵構(gòu)成部分。之后，由于思維和方式的演變，現(xiàn)代中國檔案理論逐漸形成。

2.管理信息資源。信息資源管理最早成立于上世紀中期，關(guān)鍵由于信息技術(shù)的迅速進步，經(jīng)過不斷的改進和發(fā)展，漸漸對檔案的開發(fā)和利用造成了深切的影響。對檔案管理的認識也漸漸提高，并開始轉(zhuǎn)向信息資源的視角。從檔案學(xué)的角度來看，檔案科學(xué)的研究已漸漸轉(zhuǎn)向信息資源管理研究，學(xué)科屬性的轉(zhuǎn)移以及相應(yīng)的研究方法和技能漸漸應(yīng)用于檔案管理。

3.知識管理。隨著社會的進步和發(fā)展，逐步形成各種形式的信息資源，以滿足社會發(fā)展的需求。特別是在目前的信息時代背景下，現(xiàn)代企業(yè)在競爭激烈的市場中面臨著重大挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)長期發(fā)展，并取得巨大的經(jīng)濟效益，知識管理應(yīng)運而生。知識管理的宗旨是進一步細化信息資源的價值，整合信息資源，提供更加扎實的智力資本，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供服務(wù)。

三、檔案開發(fā)利用的未來發(fā)展趨勢

1.檔案利用形式更加智能化。在目前的信息時期，信息技術(shù)水平正在迅速進步。信息技術(shù)因其特殊的優(yōu)勢而被普遍運用于各行各業(yè)，使人們對信息資源的獲得越發(fā)便捷高效。在檔案信息的獲取中，它一直處在邊緣，但隨著社會的進步，檔案的開發(fā)利用形式逐步產(chǎn)生變化，但應(yīng)該關(guān)注的是，唯一的變化是開發(fā)利用的形式。它的最初目的沒有改變，更加要打破原來工作模式的制約因素，更廣泛地促進資源信息的共享。

2.檔案利用需求多樣化。檔案的發(fā)展將來必定會有更加多元化的趨勢，娛樂和知識特征將更加突出。在知識經(jīng)濟時期的背景下，檔案管理不會再限制于過去搜集和組織信息，但必須承擔更多的社會責任，在人們的平日工作需要中，展現(xiàn)出自己的公益性特征。有些緊要檔案材料的披露使人們更客觀地明白歷史，感受某些事件的本質(zhì)，使這些歷史檔案更有娛樂性，增強檔案資源的價值。

3.開發(fā)手段的變化趨勢。電子技術(shù)的發(fā)展使社會更加信息化。檔案的開發(fā)和利用不可避免地需要信息技術(shù)管理。雖然在管理過程中仍然存在傳統(tǒng)文件管理的陰影，但更多的是通過計算機連接大量數(shù)據(jù)。建立管理結(jié)構(gòu)，有效，簡潔地進行管理。使用機器開發(fā)的文件信息，將來的發(fā)展趨勢會把更多的精力放在文件的動態(tài)實時和應(yīng)對一些突然發(fā)生的事件，以及使用不同的分類，聚類和電腦融入海量數(shù)據(jù)存儲的邏輯。該算法找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性以得到相應(yīng)的結(jié)果。

4.檔案提供方式的轉(zhuǎn)變趨勢。檔案開發(fā)服務(wù)中心沒有變化，向社會提供信息，使信息盡可能地共享。目前，我國公共檔案事業(yè)提供公共服務(wù)的形式比較落后，僅限于文獻產(chǎn)品展示，數(shù)字產(chǎn)品相對較少，新媒體，網(wǎng)絡(luò)等平臺宣傳不足，數(shù)字檔案不足。中國的社交網(wǎng)絡(luò)平臺正處在快速發(fā)展期間，人們獲取信息的方法正在發(fā)生改變。我們可以使用各種新媒體提供信息，并提供交流和共享的平臺。檔案信息的獲取處于被動狀態(tài)，檔案的提供有利于社會發(fā)展。根據(jù)社交熱點發(fā)布和推廣新媒體可以提供溝通和宣傳的效果。

結(jié)語：總之，在當今知識經(jīng)濟時期，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的內(nèi)容愈加多元化。鑒于此檔案信息，有必要將發(fā)展與現(xiàn)實狀況貫串起來，并更足夠合理地開發(fā)利用它們。唯有如此，我們才有能力為企業(yè)提供更好的信息，資源服務(wù)，創(chuàng)造更大價值，為企業(yè)的長久發(fā)展做出貢獻。