高校會計憑證管理存在的問題及對策研究

李金丹

（天津大學(xué)，天津 300072）

國務(wù)院2016年印發(fā)《關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》，對加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”工作作出總體部署。報告指出要大力推進“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”，通過“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”云平臺實現(xiàn)服務(wù)事項全面公開，部門間信息聯(lián)通、數(shù)據(jù)共享。黨的十九大報告中，八次提到了互聯(lián)網(wǎng)的問題。這些足以證明互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推行勢不可擋。

天津大學(xué)財務(wù)處歷年來的服務(wù)軌跡，也映射出了我國信息技術(shù)的發(fā)展歷程。從一開始的手工賬套到后來的會計電算化；從師生徹夜排隊的現(xiàn)場報賬到如今的網(wǎng)上預(yù)約投遞；從開具手工發(fā)票到機打發(fā)票再到現(xiàn)在電子發(fā)票的逐步推廣……

在這樣的大背景下，高校推行“互聯(lián)網(wǎng)+會計憑證管理”也拉開加速發(fā)展的序幕。

一、傳統(tǒng)的會計憑證管理

會計憑證管理包括記賬憑證的交接、登記、歸檔、掃描、裝訂、查詢、保管等。每年財務(wù)處接待大量的校內(nèi)外人員前來查閱會計憑證，用途涉及項目結(jié)題、審計監(jiān)管等方面。

傳統(tǒng)的會計憑證調(diào)取首先需要師生通過財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺篩選出需要的會計憑證，然后通過電話方式提前向財務(wù)處預(yù)約查詢憑證時間，查詢會計憑證時需根據(jù)查詢憑證的數(shù)量安排相應(yīng)的工作人員到財務(wù)處分工查詢，檔案管理員根據(jù)師生提供的查詢憑證單據(jù)及許可說明從憑單庫里逐本取出會計憑證到檔案查詢接待室，此時師生可以對經(jīng)過許可的會計憑證進行查閱、掃描、打印等，最后財務(wù)管理員將查詢完畢的會計憑證逐本歸位。打印出來的會計憑證均需要加蓋會計科的印章才能確保其有效性。

二、傳統(tǒng)會計憑證管理面臨的現(xiàn)狀

（一）高校師生對財務(wù)服務(wù)需求不斷提高

隨著財務(wù)業(yè)務(wù)種類的不斷豐富，財務(wù)處提供的服務(wù)形式也變的多樣化。如制單審核由傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷變?yōu)榫W(wǎng)上預(yù)約投遞。信息技術(shù)的變革使得很多現(xiàn)場辦公服務(wù)轉(zhuǎn)移到財務(wù)信息化平臺。在外在的拉力驅(qū)動下，會計憑證的管理自然“不甘落后”。

（二）高校會計憑證數(shù)量與查閱頻率同比增加

隨著學(xué)校各項事業(yè)蓬勃發(fā)展，各項資金大幅增加，會計憑證的制單量與查詢次數(shù)也與日俱增。這無疑給會計憑證的管理帶來更大的壓力。據(jù)統(tǒng)計，我校財務(wù)處會計憑證2017年共制單220702筆，會計憑證查閱20217本。傳統(tǒng)的查閱會計憑證的方式需投入的人力、物力及精力可想而知。在這些內(nèi)部需求壓力的推動下，會計憑證管理需要進一步提升。

（三）紙質(zhì)版會計憑證不利于保存

根據(jù)會計制度相關(guān)規(guī)定，會計憑證需要保存30年。在此期間，長時間的存儲、頻繁的查閱使會計憑證的保管面臨巨大挑戰(zhàn)。師生的每次查閱都會給會計憑證造成不同程度的破損，即使及時補救，也難以恢復(fù)之前的面貌。長此以往，會計憑證勢必難以“獨善其身”。

（四）雙校區(qū)運行為查閱會計憑證提出了更大的挑戰(zhàn)

由于我校特有的雙校區(qū)運行機制，財務(wù)處將會計憑證分門別類放置于雙校區(qū)的會計檔案庫。而查閱的憑證可能分布在不同的校區(qū)，這種地理局限性為會計憑證管理帶來諸多不便。

面對會計憑證的海量數(shù)據(jù)、頻繁調(diào)取、異地存儲，傳統(tǒng)的管理模式顯然已無法滿足需求。這種情況下，實現(xiàn)高校會計憑證信息化管理是必然選擇，而憑證影像化的應(yīng)用則是信息化建設(shè)中的重要部分。

三、會計憑證管理的改進措施

（一）秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新理念，強化服務(wù)意識

1.著眼于為師生服務(wù)。憑證影像化建設(shè)的出發(fā)點主要有兩點：一是為師生提供服務(wù)，讓廣大師生更加方便快捷、高效規(guī)范的查詢會計憑證；二是加強我處會計檔案管理工作，優(yōu)化會計檔案管理模式，提高會計工作透明度。憑證影像化的上線大大減少了財務(wù)和辦事人員的工作總量和工作時間。

2.著眼于為業(yè)務(wù)服務(wù)。憑證影像化是為滿足師生及財務(wù)審計的需求而設(shè)計的。但信息化的建設(shè)不能脫離財務(wù)業(yè)務(wù)而存在，不能脫離業(yè)務(wù)工作而談技術(shù)，不能脫離業(yè)務(wù)實際而談服務(wù)，這樣只會增加成本、降低效率、制約發(fā)展。我處結(jié)合具體業(yè)務(wù)需求，不斷優(yōu)化系統(tǒng)流程，為廣大師生提供了一個簡潔、方便的操作界面。

3.著眼于為大局服務(wù)。信息化建設(shè)需要服務(wù)于大局的發(fā)展，反過來信息化建設(shè)作為科技力量也在支撐大局的發(fā)展。近年來，我處解放思想、開拓創(chuàng)新，逐步在為廣大師生服務(wù)的宏偉藍圖上勾勒神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，憑證影像化作為這一神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的樹突成為財務(wù)對外提供服務(wù)的中堅力量。

（二）以“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)變革為驅(qū)動，推進我處信息化建設(shè)

1.創(chuàng)新“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，開發(fā)憑證影像化系統(tǒng)。為緩解傳統(tǒng)查詢會計憑證模式的工作壓力，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，我處經(jīng)過多次調(diào)研和協(xié)商，提出系統(tǒng)需求，協(xié)同供應(yīng)商在原有的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺基礎(chǔ)上開發(fā)出具有天大特色的憑證影像化系統(tǒng)。

會計憑證影像化的使用離不開廣大師生的配合。師生需要將報銷發(fā)票等附件按照要求規(guī)范粘貼，待入庫前，會計檔案管理員將符合標(biāo)準(zhǔn)的會計憑證快速掃描存檔。

當(dāng)師生有查詢憑證需求時可登錄常用的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺進行操作。為確保經(jīng)費卡各類信息的安全性，師生只能在該平臺查詢自己權(quán)限內(nèi)的各類信息。用戶可以選擇需要查看的項目經(jīng)費卡，點擊明細后界面上會顯示某一時間段的消費明細。每一個消費明細右側(cè)都有一個“憑證預(yù)覽”按鈕，此按鈕的鏈接位置即是該會計憑證下的憑證及所有附件信息的保存地址。

用戶點擊“憑證預(yù)覽”，系統(tǒng)界面會出現(xiàn)所有以圖片形式保存的該憑證具體信息。用戶可以雙擊點開大圖查看，也可以點擊下載。會計憑證的所有圖片信息會以壓縮包的形式下載到本地硬盤，方便用戶一鍵式下載打印。

2.立足“以人為本”，注重細節(jié)服務(wù)。憑證影像化系統(tǒng)的開發(fā)注重用戶體驗效果，在多處細節(jié)上體現(xiàn)服務(wù)價值。例如查詢會計憑證不僅局限于項目負責(zé)人本人進行操作，擁有負責(zé)人在查詢系統(tǒng)授權(quán)的用戶都可以進行操作，包括學(xué)生。這種授權(quán)方式能夠使用戶合理分配使用權(quán)限。此外為了使會計憑證的所有附件信息能夠?qū)?yīng)相應(yīng)憑證，避免混淆，系統(tǒng)還為所有影像化憑證添加含有憑證號碼信息的水印。既方便了師生，也確保會計憑證信息來源的真實性、有效性。同時為了使用戶能夠更快的熟悉系統(tǒng)新功能，我處還面向全校財務(wù)辦事人員開展了具有針對性的培訓(xùn)，現(xiàn)場操作演示，解答相關(guān)疑問。

3.整合軟硬件資源，降低信息化建設(shè)運行成本。從需求角度出發(fā)，建立高效使用的憑證檢索系統(tǒng)。將憑證影像化系統(tǒng)融入到已成熟的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺。使師生在熟悉的系統(tǒng)環(huán)境中使用新功能，不僅使其逐步適應(yīng)系統(tǒng)升級，而且有效地降低信息化建設(shè)的運行成本。

4.建立事件異常處理機制，提高財務(wù)管理水平。會計憑證歸檔后并不是永久不變的，隨時會有異常情況發(fā)生。如更換發(fā)票、添加備注信息等。我處針對這些異常情況建立有效處理機制，及時同步更新電子憑證信息。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與團隊建設(shè)相輔相成，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

1.加強隊伍建設(shè)，提高團隊總體業(yè)務(wù)能力。在新技術(shù)革命和新產(chǎn)業(yè)變革的時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”以一種新模式、新手段和新業(yè)態(tài)的形式開始改變著我們的工作與生活。為了憑證影像化的長遠發(fā)展，我處不僅在檔案查詢崗位增加人員配置，而且提升人員整體素質(zhì)的考核標(biāo)準(zhǔn)。面對信息化的新時代，僅僅擁有財務(wù)業(yè)務(wù)能力已不再滿足檔案查詢崗位需求，我們正廣泛接納同時擁有財務(wù)和計算機專業(yè)技能的綜合型人才。財務(wù)處其他崗位的工作人員，也在不斷加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，進行多途徑培訓(xùn)教育，提高職業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證會計檔案管理的高效化、科學(xué)化。

2.整合信息技術(shù)與人員發(fā)展，實現(xiàn)優(yōu)勢互補。在利用憑證影像化作為會計憑證查詢新途徑的同時充分利用人力資源，實現(xiàn)信息技術(shù)與人員發(fā)展的有效整合。例如，憑證影像化的前提是工作人員對會計憑證進行有效加工整理掃描后存入系統(tǒng)以備查閱。會計檔案管理員根據(jù)實際情況審核掃描文件的質(zhì)量，而非單純依靠教條程序來執(zhí)行任務(wù)。

四、我校會計憑證影像化上線帶來的實際效果

目前憑證影像化技術(shù)還處于試運行階段。很多師生已經(jīng)配合我處開始使用系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的會計憑證查詢相比，該技術(shù)的效果顯而易見。

(一)提高高校對檔案的調(diào)取、查閱以及監(jiān)管的工作效率

面對會計憑證的海量數(shù)據(jù)，會計憑證的頻繁調(diào)取，查詢會計憑證不再需要預(yù)約，查找會計憑證不再需要前來財務(wù)處。原來查詢一個會計憑證需要幾分鐘到現(xiàn)在只需要幾秒鐘，憑證影像化促進了會計憑證查詢向隨時、隨地高效服務(wù)方向發(fā)展。

（二）提高會計憑證的保存質(zhì)量

符合一定要求的會計憑證、附件等會計資料不僅僅以紙質(zhì)形式存在，而且以電子化的形式歸檔、保存以及共享。這種管理形式利于檔案的保存，促進會計檔案數(shù)字化的管理步伐。

（三）提高會計檔案提供信息的準(zhǔn)確性，強化服務(wù)功能

憑證影像化通過為調(diào)取的資料添加憑證號水印的方式使打印的附件快速準(zhǔn)確的鎖定會計憑證。憑證影像化功能的完善推進了高校會計檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

在實際工作中，憑證影像化技術(shù)已逐步走向成熟，我處準(zhǔn)備等到時機成熟之際逐步在全校推廣。作為財務(wù)對外的信息化服務(wù)，我們歡迎廣大師生在使用過程中為我們的服務(wù)提供寶貴的意見，我們會逐步的完善系統(tǒng)。

五、以“互聯(lián)網(wǎng)+”為契機總結(jié)經(jīng)驗規(guī)律

以服務(wù)廣大師生為宗旨、以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”為契機、以信息化建設(shè)為手段，共同建設(shè)高水平大學(xué)。

以服務(wù)廣大師生為宗旨。學(xué)會換位思考，站在師生的角度想問題，想師生之所想，急師生之所急，解師生之所困。

以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”為契機。“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”可以是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和任何一項服務(wù)的組合。高校的任何一個部門、一個部門的多項服務(wù)都可以此為框架，逐步開展“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”模式，為共同建設(shè)數(shù)字化校園添磚加瓦。

以信息化建設(shè)為手段。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，通過信息化技術(shù)對教學(xué)、科研、管理等實現(xiàn)數(shù)字化校園勢在必得。目前，機關(guān)部處管理人員居多，計算機技術(shù)人員偏少，可以利用外包等形式達到資源有效配置，開展信息化建設(shè)，整合資源，共享數(shù)據(jù)，提升服務(wù)新高度，為廣大師生提供更為人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。