探索如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平

馬福華 鄄城縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局

一、加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃生育檔案工作的重視

（一）計(jì)劃生育檔案工作之一是為流動(dòng)人口提供服務(wù)。在檔案管理工作中可掌握人口流動(dòng)的方向，明確流動(dòng)人口的基本信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)劃生育的控制，使流動(dòng)人員能夠滿足生殖健康的需要。信息檔案管理平臺(tái)的建立是保障流動(dòng)人口信息共享的基本平臺(tái)，借助信息平臺(tái)的管理功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人口的資源信息共享，對(duì)落實(shí)計(jì)劃生育政策具有重要作用。另外，信息平臺(tái)對(duì)于征收社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)具有重要意義，其信息共享功能可以避免出現(xiàn)重復(fù)收費(fèi)，重復(fù)發(fā)證等情況。

（二）人口計(jì)劃生育檔案基于群眾信息需求，可實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)生工作的科學(xué)優(yōu)化。在計(jì)生檔案管理中，可以通過檔案信息搜集，在信息系統(tǒng)中為群眾提供反饋平臺(tái)，并充分解答群眾在計(jì)劃生育中所遇到的不解問題，還可對(duì)政策法規(guī)等進(jìn)行詳細(xì)闡述，并要求群眾提供經(jīng)驗(yàn)建議，形成能夠滿足群眾需求的檔案。

（三）計(jì)生檔案管理工作是保障計(jì)劃落實(shí)嚴(yán)肅性的基礎(chǔ)。根據(jù)《計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口管理法》、《計(jì)生服務(wù)條例》、《撫養(yǎng)費(fèi)征收法》等相關(guān)的法律條文規(guī)范的落實(shí)，行政部門需要以法規(guī)為基礎(chǔ)，強(qiáng)化自身的執(zhí)行力與監(jiān)督力，在滿足計(jì)生工作科學(xué)性的同時(shí)，提高群眾的維權(quán)思維。各種法律條文的落實(shí)對(duì)行政工作帶來了新的需求，需要保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性，檔案的全面性，執(zhí)法的嚴(yán)肅性。

（四）人口以及計(jì)劃生育檔案管理是控制人口增長(zhǎng)的客觀需要，其按照性質(zhì)可以分為民主管理以及政務(wù)公開。在此工作中，既要滿足控制人口增長(zhǎng)的需求，也要夯實(shí)群眾基礎(chǔ)。所以，在檔案管理中落實(shí)政務(wù)公開具有必要性，需要在管理中開展政務(wù)公開工作，以公平、公正的政府形象，滿足群眾的客觀需要，維護(hù)群眾的基本權(quán)益，落實(shí)以人為本的管理原則，使群眾能夠在計(jì)劃人與中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，保障民主管理以及民主監(jiān)督的科學(xué)性。在檔案管理工作中，可明確檔案信息，推行孕齡婦女基本信息、流動(dòng)人口信息的科學(xué)性，借助檔案管理工作，保障整體工作的公開性與透明性，保障群眾對(duì)信息的知情權(quán)、參與權(quán)。

二、認(rèn)真分析和解決人口計(jì)生檔案管理中的弊端

（一）認(rèn)知存在矛盾。在檔案管理中，很多員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，沒有給予高度的重視，甚至認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)際意義，這是在工作認(rèn)識(shí)上存在的問題。

（二）檔案內(nèi)容虛假。在檔案管理中，很多部門存在隱瞞真實(shí)信息的情況，在管理上存在不全面性，整體管理工作存在明顯的形式主義，導(dǎo)致整體工作存在漏洞，甚至有些部門存在檔案造價(jià)情況，對(duì)整體工作的有序性、規(guī)范性造成了嚴(yán)重影響。

（三）監(jiān)督嚴(yán)重不足。檢查監(jiān)督人員沒有認(rèn)真分析實(shí)際工作中存在的問題，監(jiān)督力度不足，在思想上、行為上沒有給予高度重視，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)滯后性。

（四）人員素質(zhì)不足。許多部門的管理人員由于檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、在具體工作中缺乏操作能力以及應(yīng)變能力，影響了檔案管理水平的提高。

三、檔案管理工作的規(guī)范化以及現(xiàn)代化

（一）落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、制度化的工作方法，夯實(shí)計(jì)生檔案管理工作的理論基礎(chǔ)。

1.在程序化、制度化的檔案管理工作中，制定整體的工作流程，在檔案的搜集工作、整理工作、著錄工作、存檔工作中，均按照部門統(tǒng)一的制度、程度等對(duì)其進(jìn)行全面落實(shí)。

2.定期對(duì)檔案進(jìn)行全面核查，精化檔案管理內(nèi)容。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的基礎(chǔ)。不同的檔案需要設(shè)置不同的保管期限，管理中很多文件無法對(duì)其進(jìn)行考核，存在重復(fù)的情況。管理中需要對(duì)重復(fù)文件進(jìn)行清理，并對(duì)所有文件進(jìn)行核查以及清點(diǎn)，保障整體工作的規(guī)范性。

3.檔案的重新組合是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、程序化的基礎(chǔ)。在具體工作中，需要對(duì)混雜的安全進(jìn)行充分分類，并將內(nèi)容較多的檔案進(jìn)行細(xì)化管理，按照科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行重新分類整理。

4.統(tǒng)一分類號(hào)是保障檢索效率的基礎(chǔ)。在信息系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)檢索具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，能夠保障檢索內(nèi)容的全面性。在分類管理中，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同內(nèi)容、日期的檔案進(jìn)行分類，并對(duì)其進(jìn)行控制。

（二）強(qiáng)化數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化

1.循序漸進(jìn)，分層管理。在管理工作中，根據(jù)不同檔案的重要程度，利用效率等，決定其是否需要開放，并對(duì)其進(jìn)行分層管理。在管理工作中，賦予價(jià)值較高、開放程度較高、利用頻率較高的檔案優(yōu)先整理權(quán)。

2.分級(jí)著錄，優(yōu)化程序。檔案著錄時(shí)，可將整體工作進(jìn)行分層，對(duì)價(jià)值程度不高，內(nèi)容較為單一的方案實(shí)行案卷級(jí)的著錄。對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合機(jī)著錄；對(duì)利用效率較高，內(nèi)容較為重要的文件實(shí)行文件級(jí)的著錄。

3.分門別類，充分利用基礎(chǔ)檔案?；A(chǔ)具有優(yōu)勢(shì)的檔案在著錄過程中，可以對(duì)其進(jìn)行引目錄處理，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)引，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類。對(duì)于形式較為特別的檔案，如“病歷檔案”、“案件”等則可以將其進(jìn)行直接錄入，在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入人名、日期等，利用計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一分類。

四、重視人員素質(zhì)管理，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量

（一）強(qiáng)化實(shí)踐型、高素質(zhì)人才培養(yǎng)。在信息檔案管理中，檔案管理人員不僅要具備很強(qiáng)的管理知識(shí)，還需要具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能夠熟練的對(duì)計(jì)算機(jī)基本功能進(jìn)行操作，具備一定的信息處理能力，并具有一定的崗位適應(yīng)能力，成為現(xiàn)代化信息素養(yǎng)的高端人才。

（二）重視檔案人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。

（三）積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累。很多檔案人員隨人已認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的必要性，但往往過于倚重各類培訓(xùn)而忽視自身的學(xué)習(xí)和積累。檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來。

（四）合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。