論新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革問題

萬敏

摘要：本文主要闡述了新時期事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀背景，筆者通過新時期事業(yè)單位檔案管理工作中問題存在的原因分析 ，提出了加強(qiáng)新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的對策。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；檔案管理創(chuàng)新

一、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀背景

（1）思想意識得不到重視。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人或者工作人員對檔案管理工作的重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在工作中一味的強(qiáng)調(diào)工作的效率和工作的結(jié)果，忽視了科學(xué)的檔案管理對改進(jìn)工作、提升效率的重大作用，由于對檔案工作缺乏一定的了解，因此，在檔案管理中很容易造成各種問題，也不便于檔案的利用與查閱等。（2）缺少專業(yè)的檔案管理人員。無論是在社會企業(yè)還是在事業(yè)單位，檔案管理工作都屬于后勤服務(wù)類工作，與企業(yè)、單位的實(shí)際利益并沒有多大的直接關(guān)系，因此，很多單位就忽視這一工作崗位，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，或者是讓負(fù)責(zé)其他工作的人員兼顧檔案管理工作，而其他員工沒有專業(yè)的檔案管理知識，也缺乏實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，無法正確處理檔案管理工作，面對突發(fā)狀況時，更是無力解決。（3）缺乏硬件設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施是影響檔案管理工作的主要影響因素之一，必備的檔案管理硬件設(shè)施是不可缺少的。如果缺乏基本的硬件設(shè)施，如檔案室、計算機(jī)、掃描儀等，那么，檔案將很容易出現(xiàn)發(fā)霉、損壞以及遺失等問題，檔案也因此無法得到有效的歸檔、整理，不利于檔案工作的后續(xù)展開。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作中問題存在的原因分析

（1）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視度不夠。很多單位領(lǐng)導(dǎo)或者員工一味的追求經(jīng)濟(jì)利益或者企業(yè)價值，在工作中一味的強(qiáng)調(diào)工作的效率和工作的結(jié)果，未將無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)價值的檔案管理工作納入日常管理中， 沒有認(rèn)識到檔案管理工作的信息價值，缺乏對檔案的合理保護(hù)與日常管理，檔案遺失問題屢見不鮮，后續(xù)工作也受到很大的影響。（2）工作落實(shí)不到位。由于檔案管理的表面價值不高，而事業(yè)單位工作存在突發(fā)性、臨時性等特點(diǎn)，而單位一旦發(fā)生意外情況，檔案管理的工作人員在工作過程中就很容易被調(diào)往其他崗位來處理突發(fā)事件，使得檔案管理工作存在很大的不確定性，工作落實(shí)不到位，影響后續(xù)工作。（3）監(jiān)管力度薄弱。檔案室是負(fù)責(zé)檔案管理工作的主要部門與工作地點(diǎn)，由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視以及人員不到位，檔案的實(shí)際管理工作非常松散，檔案監(jiān)管方面也存在很大的問題。領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，也無從談起對檔案管理的監(jiān)督，這也是當(dāng)前的檔案管理人員、管理設(shè)備上都不能完成的任務(wù)。（4）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。領(lǐng)導(dǎo)的忽視不僅造成了監(jiān)管力度薄弱的問題，同時在人力管理方面也造成了很大的缺陷。檔案管理人員是需要很強(qiáng)的專業(yè)知識和扎實(shí)的工作技能的，而檔案管理工作得不到重視，自然在人力資源方面也不可能得到重視。因此，檔案管理方面存在檔案管理人員不專業(yè)的問題。

三、加強(qiáng)新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的對策

檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)條件與必備要求，因此，針對上述出現(xiàn)的各種問題，現(xiàn)提出以下解決措施，有望改善各類問題，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行與不斷進(jìn)步。

（1）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度改革，加強(qiáng)檔案管理效率。完善檔案管理工作的第一步就是加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度改革，提高檔案管理的實(shí)際能力。對此，我們必須深入了解本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，了解單位檔案管理的實(shí)際情況，并根據(jù)其特點(diǎn)和實(shí)際情況，建立起合理性、科學(xué)性以及可操作性的管理制度體系，對檔案管理的各項(xiàng)工作都要有清晰的界定。同時，在實(shí)際工作中，根據(jù)遇到的各種管理問題，不斷實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新與改革，對檔案管理的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)都形成一定的約束力，加大檔案管理的監(jiān)管力度，實(shí)行明確過失、賞罰分明的獎懲機(jī)制。（2）利用信息管理手段，建立開放型網(wǎng)站，提供便捷高效服務(wù)。我們生活的這個時代一直都在改變著、前進(jìn)發(fā)展著，因此，我們也必須順應(yīng)時代的變化，滿足時代變化而造成的各種需要，運(yùn)用信息化管理手段，將信息技術(shù)融入檔案管理中，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，調(diào)研現(xiàn)代社會對檔案管理的需求，制定出一個合理的工作規(guī)劃，指明未來工作的發(fā)展方向，并且嚴(yán)格的按照工作規(guī)劃來執(zhí)行。同時，運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個具有開放性、綜合性的服務(wù)網(wǎng)站，輔助檔案管理，實(shí)施在線解疑答惑，為群眾提供一個便捷高效的檔案管理服務(wù)。（3）改革傳統(tǒng)檔案管理模式，加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于計算機(jī)信息技術(shù)為傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理提供了新的工作方式和改革思路，事業(yè)單位也必須對此做出新的嘗試與創(chuàng)新，推進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，在實(shí)現(xiàn)信息利用、信息共享、信息傳播等方面做出更大的進(jìn)步。對此，事業(yè)單位必須加大對檔案管理的投入力度，在資金、人力方面給予足夠的支持和幫助，解決檔案管理中的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施問題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序進(jìn)行提供基本的物質(zhì)支持和資金幫助。（4）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。將信息手段融入建檔案管理已不再是空話，目前將信息技術(shù)手段與檔案管理工作相結(jié)合的事業(yè)單位數(shù)量日益增加，就足以顯示出信息技術(shù)對于檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要性。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的一大重要途徑。對此，我們可以將掃描儀、電腦等硬件設(shè)施納入辦公用具中，提高檔案管理的科學(xué)化程度，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；并且將檔案信息掃描成電子檔，更有利于檔案的保護(hù)，檔案實(shí)行多種形式保存有利于減少檔案的遺失，更有利于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享與網(wǎng)絡(luò)傳播，減少紙質(zhì)檔案運(yùn)輸所產(chǎn)生的各種費(fèi)用。（5）強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制。人力資源是進(jìn)行檔案管理的主要參加者，盡管目前檔案管理的自動化與智能化程度很高，但是檔案管理工作依然需要人力的支持和幫助。因此，在加強(qiáng)新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的過程中，我們也必須重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，創(chuàng)新人才培訓(xùn)機(jī)制，改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)力度，豐富工作人員的專業(yè)知識、促使其掌握扎實(shí)的專業(yè)技能，努力打造出一支優(yōu)秀的檔案管理人才力量。

（作者單位：常德市城市橋梁管理處）

參考文獻(xiàn)

[1]知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究[J]. 繆榮喜. 中小企業(yè)管理與科技2017.