使用InDesign工作時提高排版效率的技巧

王心怡

摘要：用InDesign工作時，從字體設(shè)定、文本框設(shè)定、數(shù)據(jù)合并和頁碼設(shè)定幾個方向總結(jié)了提高排版效率的技巧，為今后的工作提供靈活、高效的借鑒方法。

關(guān)鍵詞：排版；InDesign；復(fù)合字體；數(shù)據(jù)合并；自動頁碼

中圖分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）12-0143-02

InDesign是Adobe公司旗下的一款專業(yè)排版軟件，自從1999年推出以來，現(xiàn)在已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在書籍、雜志等刊物的排版中。它的前身是PageMaker，由Aldus公司推出，在升級至5.0版本時被Adobe公司收購。后由于核心技術(shù)較為陳舊，最終公司停止了對其的更新。InDesign在經(jīng)歷了幾次版本更新后，功能愈發(fā)強大，操作起來愈發(fā)便捷。本文總結(jié)了一些排版工作時的技巧，若使用得當(dāng)可明顯提高工作效率，下面就逐一進行分析。

1復(fù)合字體

在一般的情況下，需要排版的文章都是以中文為主，偶爾穿插英語和數(shù)字符號。在粘貼完整段文字后，只要再選中英語，直接修改為專門的英語字體即可。一旦遇到夾雜大量非漢字內(nèi)容的正文，如文獻論文等，再用同樣的方法一個個修改特殊字體勢必耗費大量的精力，這時候就可以使用復(fù)合字體來提高效率了。

在InDesign的主菜單里依次選擇：文字—>復(fù)合字體，打開界面。點擊界面右側(cè)的“新建”按鈕來新建一個復(fù)合字體。先起一個易于辨識的字體名稱，然后依次設(shè)置5個數(shù)據(jù)，分別為：漢字、標(biāo)點、符號、羅馬字和數(shù)字，要注意可以修改的不僅僅是字體類型本身，還包括文字的基線、縮放水平等等。在設(shè)置的過程中，窗口下方的畫面可以隨時預(yù)覽最終的文字段落效果。調(diào)整到滿意的復(fù)合字體后點擊保存，字體的創(chuàng)造就完成了。使用的方法和普通字體是相同的，選中正文的文本，在字體里找到保存過的復(fù)合字體的名稱，選中即可。

復(fù)合字體的新建和設(shè)置最好在關(guān)閉所有文檔的前提下進行，不然再次打開文檔的時候可能會出現(xiàn)復(fù)合字體丟失從而發(fā)生錯誤的情況。

2調(diào)整正文所有文本框的大小和位置

在正式排版前，書籍尺寸是必須確定的數(shù)據(jù)。在實際工作中，卻總有各種意外的情況，當(dāng)必須要修改一本已經(jīng)排版完成的書籍尺寸時，可以按照以下步驟來避免過多的重復(fù)勞動。

首先，按照新的尺寸要求在頁面設(shè)置中更改頁面的大小。隨后，在主頁中根據(jù)新的頁面重新設(shè)定頁邊距，得到新的版心?；氐秸捻撁婧?，發(fā)現(xiàn)文本框和新版心出現(xiàn)了偏差，不用擔(dān)心這個問題。接下來找到正文文字的起始頁，解除從第二個文字框開始的自動填充功能。具體做法是：找到正文的第二個文本框，選中它，邊框的左上角就會出現(xiàn)一個很小的指向右側(cè)的三角，快速點擊兩次，如果看到從這個文字框開始后面的文字都消失，就說明操作是正確的?，F(xiàn)在所有的文字又重新聚集在第一個框里，處于文字溢出的狀態(tài)。隨后把這個文字框的大小調(diào)整成符合新版心的樣子，再次點擊文字框右下角紅色的+并按住shift，后續(xù)版面會重新填充完畢并符合新版心的大小。

假設(shè)需要移動正文文本框的位置，原理和上面的方法是相同的。按照取消正文文本的自動填充、修改全新的文本框位置、重新進行自動填充這3個步驟來操作就可以了。

3數(shù)據(jù)合并

在編排一些有著相似板式的項目，如席卡、工作證、通訊錄時，數(shù)據(jù)合并是可以節(jié)約時間的好幫手。

首先我們要明確項目中需要修改的變量有哪些，以席卡為例，通常需要更改的只有與會人員的姓名。

1）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源 將要導(dǎo)入的名單整理成符合規(guī)范的EXCEL。具體來說由于席卡只有一項需要更換的變量，所以EXCEL文件里也只需要一列數(shù)據(jù)。第一個單元格名稱隨意起，為了操作考慮可以直接命名為“姓名”，從第二個單元格起就要導(dǎo)入具體的姓名。要注意姓名之間不要有空行，字體最好也不要有特殊的格式。第一個單元格的名稱必須簡練，否則后期數(shù)據(jù)置入時容易產(chǎn)生文本溢出的麻煩。整理完導(dǎo)出名單后，EXCEL里選擇文件—>另存為—>UNICO 文本格式。

2 ）制作InDesign樣板 在INDESIGN里新建文件，頁數(shù)選擇一頁，頁面大小按照實際需要調(diào)整。將席卡的背景置入，拖動并放置在整個頁面的左上角。接下來做個字符模板，設(shè)置好字體的類型、大小、色彩、是否描邊等等，字符框和席卡背景等寬更好，可以減少后期的調(diào)整。

3 ）大批制作 在INDESIGN里選擇窗口—>自動（新版本為實用程序）—>數(shù)據(jù)合并，點擊新窗口右上角的小三角，選擇“選擇數(shù)據(jù)源”，選定之前保存的姓名文本文件。數(shù)據(jù)源選擇成功后會在新窗口中的列表里顯示出來，這時刪除文字框模板里的文字，將數(shù)據(jù)源拖動到文本框上，會顯示出<<名單>>的字樣，說明導(dǎo)入成功了。再點擊窗口右下角的創(chuàng)建合并文檔，選擇多個頁面，根據(jù)需要進行一系列的參數(shù)設(shè)置，主要包括新生成的每個席卡之間的位置、是否每個頁面顯示一張還是多個席卡排在一個頁面上等等，設(shè)置完畢后點擊“生成”即可。

4）調(diào)整輸出 由于姓名中經(jīng)常出現(xiàn)生僻漢字，生成文檔后還要調(diào)整一下這些文字的字體或者直接進行拼字。全部調(diào)整完畢后，將文件導(dǎo)出為EPS或PDF格式，方便后續(xù)的印廠制作。此外還有一個關(guān)于描邊的技巧，由于InDesign的特點，直接對姓名進行描邊處理的話，得到的邊框會比較生硬，轉(zhuǎn)角處都是尖角。如果想要柔和一點的效果，可以先不在InDesign里選擇描邊，等導(dǎo)成EPS格式后，再用AI打開文件，將所有姓名文本框選中后執(zhí)行“路徑偏移”命令，即可得到柔和的效果。

5）可能遇到的問題 如果最終沒有成功輸出想要的文件，那就要積極尋找錯誤。最常見的錯誤是文本溢流，多發(fā)生于姓名較長的場合，這時只要找到對應(yīng)的頁數(shù)，直接修改本頁內(nèi)容即可。還有時會遇到輸出文件格式錯誤，比如模板的文字明明是居中對齊，但到了輸出文件里變成了左對齊等等；這可能是Excel在生成Unico文本時出現(xiàn)的隱患，可以通過去除Excel文件里內(nèi)容的所有格式、重新生成Unico文本來嘗試解決。

實際工作中根據(jù)需要完全可以在一個模板里設(shè)定多個文字變量。而且不僅僅是文字，圖片也同樣可行，與文字不同的是在整理數(shù)據(jù)源時第一個單元格開頭必須加上“@”，同時留意圖片的路徑位置。

4自動頁碼

在內(nèi)文的頁數(shù)少于10的時候，即使是手動編排頁碼也十分方便。如果內(nèi)文頁數(shù)達到一定的數(shù)量就要考慮使用自動頁碼這個功能了。

在母版里選擇文字—>插入特殊字符—>標(biāo)識符—>當(dāng)前頁碼，即可完成自動頁碼的設(shè)置。將這一母版應(yīng)用到正文需要標(biāo)注頁碼的所有頁面，頁碼工作的一大半就完成了。下面來說說關(guān)于自動頁碼需要注意的幾個地方。

第一點，InDesign里默認的起始頁都是右手版。如果直接將左手版設(shè)定為起始頁，軟件也會強行將這一頁變?yōu)橛沂职妗Ｒ鉀Q這個問題我們需要先找到頁面窗口，在小三角的下拉菜單中找到“允許頁面隨機排列”，勾選，然后再進行起始頁面設(shè)置，這時候就能達到目的了。勾選了“允許頁面隨機排布”之后，再在文章中添加或刪除頁面可能會出現(xiàn)頁面無法按照正?？珥撆帕械那闆r，所以如果涉及左手版為起始頁，建議將頁碼的添加放在排版的最后進行。

第二點，如果某一頁需要插入圖片，而圖片的位置恰好與頁碼重合，那自動頁碼就會被圖片覆蓋。如果想把頁碼圖層改到圖片上方，需要進行這樣的操作：選中需要修改的頁面，在頁面窗口里點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“覆蓋所有主頁項目”，就可以看到頁碼了。如果母版里內(nèi)容較多，不適合全部覆蓋的話，可以打開窗口—>圖層，將自動頁碼的圖層拖到最上層，然后回到畫面選中自動頁碼，按CTRL+SHIFT+]就好。

第三點，有時候書中的插圖不需要編排頁碼，那就需要跳過這一頁，自動頁碼也可以做到。首先找到插圖的那一頁，記下當(dāng)時的具體頁碼數(shù)字，我們假設(shè)是a。隨后將無內(nèi)容的母版應(yīng)用到這一頁，這樣插圖頁的頁碼就消失了。隨后觀察一下插圖頁的前頁和后頁，頁碼分別為a-1和a+1。選中插圖頁的后頁，在頁面窗口右擊，選擇“頁碼和章節(jié)選項”，將這一頁的頁碼設(shè)定為a，這樣頁碼就重新變成連續(xù)的了。

如果在一篇文章里多次設(shè)定過頁碼，系統(tǒng)會默認將文章分成許多章節(jié)，在導(dǎo)出PDF校對和印刷的時候會比較麻煩。這時候可以通過編輯—>首選項—>常規(guī)—>頁碼—>絕對頁碼來調(diào)整，會給后續(xù)操作帶來方便。

5 小結(jié)

Indesign軟件隨著時間不斷更新，使用技巧和方法也必然需要與時俱進，只有不斷學(xué)習(xí)，最終才能達成節(jié)約時間、提高效率的目的。