淺談對教師電子檔案的管理

張閩

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在各種社會實(shí)踐活動中產(chǎn)生了大量的電子檔案，而教師電子檔案作為信息社會發(fā)展的一個部分，已成為檔案管理必不可少的重要組成部分。因此，檔案管理者應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對教師電子檔案管理的研究，推進(jìn)教師電子檔案管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息；教師電子檔案；管理

當(dāng)今世界是一個電子信息發(fā)達(dá)的時代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好教師電子檔案管理工作進(jìn)行了如下探討。

一、教師電子檔案具有的優(yōu)越性

對教師電子檔案管理是教師基本情況的記錄和反映個人經(jīng)歷與才能的體現(xiàn)，以個人為單位組合起來的以備查閱的文件材料。教師電子檔案管理的重要意義體現(xiàn)在能迅速查找到教師的相關(guān)個人資料。

（一）教師電子檔案的管理相比以前減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為教師電子檔案資料的收集和管理帶來了方便，也減輕了管理者的勞動強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將原來紙質(zhì)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（二）教師電子檔案的管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教師檔案的管理方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，檔案用計(jì)算機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補(bǔ)漏增缺，檔案也不易形成存積?？梢姡處熾娮訖n案管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）教師電子檔案的管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的檔案卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作是由人來完成的，即由教師檔案管理員根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然對管理標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，管理標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到檔案管理質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案查閱和使用帶來諸多不便。但若教師檔案管理進(jìn)行電子檔案管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了教師檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了教師檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、教師電子檔案是準(zhǔn)確的師資信息庫

教師電子檔案能為領(lǐng)導(dǎo)對教師人事工作的決策以及專業(yè)課程教師選派提供有價值的信息，成為決策的重要依據(jù)，無論對單位和個人都有不可替代的作用，因此應(yīng)加強(qiáng)教師電子檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)對教師電子檔案的分類管理。教師電子檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)管理、檔案隨人走的管理模式。教師電子檔案管理部門必須及時獲得人員工作和職務(wù)變動的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱。在總校橫向、縱向選用教師時有據(jù)可依。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對于人員配備困難較大的單位，應(yīng)著重提高現(xiàn)有人員的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，使他們在枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，并對他們進(jìn)行專業(yè)化、信息化的培訓(xùn)。加大對教師電子檔案工作人員培訓(xùn)的力度，定期培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備管理教師電子檔案，從而提高師資檔案管理水平，開展相關(guān)的師資檔案信息開發(fā)工作，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。加強(qiáng)培訓(xùn)的同時，讓檔案工作人員進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高對教師電子檔案管理的技術(shù)水平。一個合格的檔案管理人員，既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時又要具有先進(jìn)的管理技能和較高的文化素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

教師電子檔案管理工作就是要推動教師檔案信息化建設(shè)，把收集的教師檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)教師電子檔案管理工作時，要根據(jù)教師電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

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