規(guī)范檔案管理工作的措施探究

朱強(qiáng)

【摘要】檔案管理事務(wù)的開展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，但在實(shí)際工作過程中，由于某些問題的存在，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理事務(wù)缺乏相應(yīng)的規(guī)范性。本文主要結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，對檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行相應(yīng)的分析，并提出相應(yīng)的戰(zhàn)略性意見。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作；措施

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理體系缺乏規(guī)范性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理體系的存在具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，能夠通過相應(yīng)的規(guī)章制度對整個(gè)檔案管理工作加以規(guī)范，盡可能降低檔案丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生的概率。但就目前而言，大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏規(guī)范性的檔案管理體系，對整個(gè)檔案管理工作的開展具有較大的消極影響。實(shí)際工作過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理體系缺乏規(guī)范性主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是缺乏對檔案辦理人員的相關(guān)約束，相關(guān)作業(yè)職員行動散漫，檔案管理事務(wù)的開展缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。二是在檔案管理工作開展的過程中，許多方面尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如存檔制度的不統(tǒng)一，而這一現(xiàn)狀會給整個(gè)檔案管理工作帶來極大的阻礙作用。三是單位內(nèi)部信息化進(jìn)程和檔案管理信息化進(jìn)程兩者存在不一致的情形，使單位內(nèi)部信息不能及時(shí)有效地更新，造成檔案信息缺乏完整性。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作信息化程度不高。實(shí)際工作過程中，由于現(xiàn)階段單位內(nèi)部檔案管理工作信息化程度較低，從而對整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生了一定程度的不利影響。單位內(nèi)部檔案管理工作信息化程度低主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是現(xiàn)階段我國國內(nèi)市場上出現(xiàn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫數(shù)量眾多，但存在較多重復(fù)之處，信息化資源的質(zhì)量較低。二是檔案管理工作信息化對人員的計(jì)算機(jī)知識技能要求較高：一方面，單位內(nèi)部檔案管理人員本身計(jì)算機(jī)知識技能較為缺乏。另一方面，由于實(shí)際工作過程中單位內(nèi)部的檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案管理方式方法更為熟悉，開展信息化檔案管理工作難度較大。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。實(shí)際工作過程中，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)管理層對檔案管理工作的認(rèn)知存在錯(cuò)誤，在他們的認(rèn)知中，檔案管理工作的開展可有可無，其重要性未能得到及時(shí)有效的重視，進(jìn)而造成大多數(shù)事業(yè)機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理人員多為年齡偏大、臨近退休的老職工或在單位兼職上班的臨時(shí)員工，這一現(xiàn)象給整個(gè)檔案管理工作的開展帶來極大的阻礙。一方面，老員工或臨時(shí)員工本身信息化、檔案管理等能力都較為缺乏，本身不具備勝任單位內(nèi)部檔案管理工作的能力；另一方面，這類人員存在較大的流動性和不穩(wěn)定性，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理策略的提出

（一）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的使用率。實(shí)際工作過程中，增加事業(yè)單位檔案管理工作的使用率是規(guī)范檔案管理工作的重要舉措之一，其內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：第一，專門設(shè)立檔案管理的相關(guān)科室，并指派專人負(fù)責(zé)整個(gè)檔案管理工作的開展。第二，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案集中管理，為檔案管理工作的順利開展做好系列準(zhǔn)備工作。第三，積極提倡檔案管理工作信息化進(jìn)程，最大限度提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，增強(qiáng)管理檔案的完整性和系統(tǒng)性。

（二）建立健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度。事業(yè)單位的存在，對我國整個(gè)社會的發(fā)展產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用，規(guī)范科學(xué)化的檔案管理制度，對事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。實(shí)際生活中，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)，建立嚴(yán)格且行之有效的事業(yè)單位檔案管理制度，積極加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性，對整個(gè)檔案管理工作實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督管理，要求檔案管理人員做到按規(guī)章制度辦事、依法管理，最大限度地避免管理人員違規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（三）積極促進(jìn)事業(yè)單位信息化檔案管理水平的提升。隨著我國經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是我國互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)水平的不斷上升，各個(gè)行業(yè)都在信息化道路上呈現(xiàn)快速發(fā)展態(tài)勢。為了更好地提高管理水平，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)工作的開展主要包括以下幾個(gè)方面：一是依靠專業(yè)人員建立單位內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)庫，為管理人員添加、查詢相關(guān)檔案創(chuàng)造相應(yīng)的便利，從硬件設(shè)施上促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的加快。二是提高檔案管理人員進(jìn)入門檻，對檔案管理人員的信息化技能等設(shè)置一定的要求，并定期舉辦相應(yīng)的培訓(xùn)活動，提高檔案管理全體人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理相關(guān)事務(wù)的開展具有極大的必然性，規(guī)范該項(xiàng)事務(wù)的開展，對促進(jìn)單位管理水平上升和單位發(fā)展等有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。該項(xiàng)事務(wù)的開展，不同機(jī)關(guān)內(nèi)部存在的問題具有相應(yīng)的差異性，因此，相關(guān)策略的提出應(yīng)具有較強(qiáng)的針對性和時(shí)效性，必要時(shí)可以通過向他人學(xué)習(xí)的方式改進(jìn)本單位工作的開展。

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