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    淺析加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考

    2018-07-12 04:23:00姜麗娜
    辦公室業(yè)務(wù) 2018年5期
    關(guān)鍵詞:規(guī)范化標準化檔案管理

    姜麗娜

    【摘要】反觀當下我們不難發(fā)現(xiàn),由于受種種因素的制約,我國檔案管理的整體水平較低、規(guī)范化程度較低,嚴重降低了檔案管理與利用的效率?;诖?,本文在第一部分闡述了當前我國檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題,進而又對這些問題存在的原因進行了深層次的研究。筆者結(jié)合個人檔案管理經(jīng)驗,針對第一部分中存在的問題,于第二部分提出了提升檔案管理規(guī)范化的幾點措施。

    【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;標準化

    對于個人來說,檔案集中反映了個體工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況,因此做好檔案管理工作能夠為機關(guān)事業(yè)單位知人用人提供依據(jù);對于機關(guān)事業(yè)單位來說,檔案記載了與單位建立發(fā)展有關(guān)的事件,其中也包含在發(fā)展過程中開展的一些活動、登記的一些項目等,這些材料不僅能夠作為有關(guān)部門檢查的證據(jù),還能夠為單位決策提供經(jīng)驗。因此我們說,檔案管理工作效率的高低、規(guī)范化程度的高低直接影響著單位的整體發(fā)展水平。

    一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

    盡管近年來隨著社會發(fā)展以及信息技術(shù)的進步,我國的檔案管理工作取得了很大的進展。但是作為檔案管理者,我們應(yīng)當意識到,當前我國的檔案管理工作與發(fā)達國家相比仍然存在較大的差距,檔案管理規(guī)范化、制度化程度仍然較低。筆者通過結(jié)合個人多年以來的檔案管理經(jīng)驗,將造成我國檔案管理規(guī)范化程度低下的原因總結(jié)為以下幾點:

    (一)各部門對檔案管理的重視程度不足。檔案管理工作是否能夠規(guī)范化進行受很多因素影響,其中單位對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。

    但是當前我國很多的單位并沒有認識到這一點,致使內(nèi)部檔案室條件極為簡陋,甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外,有些單位舍不得投入資金來更新檔案管理設(shè)備,導(dǎo)致其運行設(shè)備落后陳舊,嚴重阻礙了檔案管理規(guī)范化進程。

    (二)我國檔案管理信息化程度較低。目前在我國仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理方式,即通過人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來進行檔案管理。這種檔案管理方式規(guī)范性很差,非常容易出錯。不僅阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)進程,而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

    (三)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一,但是當前我國檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差。首先,由于單位對檔案管理工作不重視,導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感,降低了對工作的熱情和積極性。其次,由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問題,直接導(dǎo)致檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足,檔案管理經(jīng)驗不足。再次,單位缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓(xùn),使其無法及時滿足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的需要。最后,由于部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差,對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

    (四)檔案管理制度不完善,檔案管理規(guī)范化程度低。首先是因為檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣,稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄。其次由于當前單位尚缺乏一套細致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐。最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用,單位以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當下。這幾方面因素導(dǎo)致目前有些單位的檔案管理制度不完善,規(guī)范化程度低。

    二、提升檔案管理規(guī)范化的措施

    (一)完善檔案管理制度。為了有效解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化程度低的問題,單位應(yīng)當結(jié)合發(fā)展實際情況,建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度,以使檔案管理工作人員有法可依,從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進行。單位在完善檔案管理制度時,要注意以下兩點:一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則,有針對性地開展檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合,以使所制定的規(guī)則能夠具有較強的靈活性。

    (二)更新檔案管理設(shè)備,創(chuàng)新檔案管理思路,革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進步的源泉。檔案管理工作也一樣,要想促進自身規(guī)范化建設(shè)進程,就必須緊跟時代發(fā)展潮流,創(chuàng)新檔案管理思路,積極運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時,要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備,建立起良好的檔案處理系統(tǒng);為了保證檔案信息的安全,要引進計算機輔助系統(tǒng);為了提高工作的有效性,可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

    (三)提升全體工作人員對檔案管理的意識。我們上文中已經(jīng)提到,檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用,對檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。其次,要想提升檔案管理規(guī)范化建設(shè)進程,就要提升檔案管理人員綜合素質(zhì),以為其提供人才保障。

    三、小結(jié)

    綜上所述,當前我們的檔案管理工作仍然存在著一系列的問題。因此,要想進一步提升檔案管理規(guī)范化程度,仍需我們不斷努力。

    【參考文獻】

    [1]楊曉英.淺議新時期如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作[J].東方企業(yè)文化,2015(13):62.

    [2]施文靜.淺談如何做好新時期檔案利用與服務(wù)工作[J].才智,2014(04):316.

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