大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

李杰

【摘要】大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案管理工作，是如今檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行深刻思考的問題。本文就如何在大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)行高效的檔案管理展開討論，為新時期我國的檔案管理工作提供了一些參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；探討

一、大數(shù)據(jù)時代背景給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時代使傳統(tǒng)的檔案管理理念和流程受到?jīng)_擊。傳統(tǒng)檔案管理模式通常是檔案管理員對檔案進(jìn)行歸類，并做好標(biāo)記，方便日后進(jìn)行檔案查詢；但大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案信息量激增，且信息交叉量大，這時如果再采用傳統(tǒng)的檔案處理方式進(jìn)行管理，很有可能無法將這些大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類歸納，同時一些檔案信息對檔案保存的方式提出了挑戰(zhàn)。

（二）大數(shù)據(jù)時代給檔案保存形式提出新的要求。如今很多的數(shù)據(jù)信息通過電子文檔、電子圖片、音頻等方式進(jìn)行記錄與保存，這些數(shù)據(jù)的歸檔如果使用傳統(tǒng)紙質(zhì)材料是無法進(jìn)行保存的。所以，這就對檔案保存的形式提出了多樣化的要求，同時需要能夠很好地進(jìn)行歸類，找出其中的關(guān)鍵詞，為以后的檔案查找提供便利。

（三）大數(shù)據(jù)時代給檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高要求。大數(shù)據(jù)時代背景下信息變得越來越多樣化，處理方式也體現(xiàn)出其復(fù)雜性；而相對來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作只需要工作人員知道其基本理念與操作就可以了。針對這一狀況的變化，對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，新時期的檔案管理人員需要掌握多種技術(shù)，包括檔案資料的分類、查詢、一些相關(guān)軟件的運(yùn)用以及進(jìn)行數(shù)據(jù)的閱讀等。因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高以勝任大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作。

二、大數(shù)據(jù)時代帶給當(dāng)前檔案管理工作的優(yōu)勢

（一）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理效率，降低管理成本。大數(shù)據(jù)在進(jìn)行檔案處理工作時有著巨大的優(yōu)勢，它能夠快速處理大量的數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)處理能力得到極大的提高，運(yùn)作成本明顯降低。如今社會上的各行業(yè)與單位的檔案數(shù)量越來越多，如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行檔案的保存和管理，所需要的保存空間和成本非常高；而如果運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的保存和管理，不需要大的保存空間就能將大量數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，大大節(jié)省了時間和材料成本。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的抗風(fēng)險能力較差，如果檔案保存地點(diǎn)出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，那么紙質(zhì)檔案的保存就變得非常困難，同時紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間的保存之后很容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等問題。運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的保存和處理則能夠完全避免這些問題的出現(xiàn)，同時大數(shù)據(jù)保存大量數(shù)據(jù)只需要少量存儲空間就能辦到。

三、大數(shù)據(jù)時代提高檔案管理工作的有效對策

（一）大力培養(yǎng)能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的高端人才。人才是一切工作的生命線，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作對人才的需求顯得更為迫切。傳統(tǒng)的檔案管理人員缺乏大數(shù)據(jù)方面的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，而如果只是進(jìn)行檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的更新，卻沒有足夠的人才去進(jìn)行大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用和管理，檔案管理工作的效率就不會得到提高。這一狀況要求大力培養(yǎng)檔案管理人才，尤其是高端人才的培養(yǎng)相當(dāng)關(guān)鍵。檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)可以從以下方面進(jìn)行探索：一是政府可以鼓勵一些高校開辦復(fù)合型專業(yè)，比如涉及信息化與檔案管理的交叉專業(yè)學(xué)科。二是投入大量資金進(jìn)行檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)，因?yàn)槿瞬诺呐囵B(yǎng)，不僅需要時間，更需要充足的資金作為保障。

（二）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液。我國的檔案管理人員結(jié)構(gòu)基本為“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀態(tài)。因?yàn)槲覈鴻n案管理人員長期處于弱勢，所以投身檔案管理工作的人才非常少，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作對人才的要求提出了更高的要求，如果沒有人才參與其中，那么信息化就無從談起。所以，檔案管理工作人員年齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作的重要前提，應(yīng)把現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無”的年齡結(jié)構(gòu)改變?yōu)椤澳贻p人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

（三）大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的保存和管理工作具有很多優(yōu)勢，不僅明顯提高了工作效率，同時工作成本也得到了極大的減少。但是由于檔案的重要性和大數(shù)據(jù)時代下信息丟失的高風(fēng)險，保證檔案數(shù)據(jù)的安全就變得極為重要。信息化時代很多數(shù)據(jù)是通過小的內(nèi)存卡進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存，這樣進(jìn)行保存很方便，但數(shù)據(jù)存在丟失的風(fēng)險，如電腦病毒或者內(nèi)存卡損壞等。所以，大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)保存的安全性要格外重視。檔案管理工作人員在平日工作時要避免將病毒帶入保存檔案數(shù)據(jù)的電腦上，同時應(yīng)出臺一些檔案管理工作的細(xì)則，避免一些不當(dāng)?shù)牟僮髟斐蓴?shù)據(jù)的丟失。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理帶來的不僅是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。因此，新時期的檔案管理應(yīng)當(dāng)抓住大數(shù)據(jù)時代這一機(jī)遇，對檔案管理工作進(jìn)行不斷的突破和完善，力求完美。

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