提高辦公室綜合管理水平的探究

李振振

【摘要】辦公室是企事業(yè)單位的核心部門，也是一個(gè)綜合事務(wù)的管理部門，其綜合管理水平的高低直接影響著各部門之間的協(xié)調(diào)、溝通，同時(shí)也影響著上級(jí)部門的指令是否能高效傳達(dá)到下級(jí)部門或員工手中。因此，本文從影響辦公室綜合管理水平的因素為切入口進(jìn)行分析和研究，探究出提高辦公室綜合管理水平的措施，讓辦公室綜合管理發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室；綜合管理水平；因素；措施

一、影響辦公室綜合管理水平的因素

（一）管理思想偏激。管理思想偏激是我國各企事業(yè)單位普遍存在的情況，在很大程度上降低了工作管理效率，以至于降低了辦公室的綜合管理水平，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，辦公室工作人員為了在單位彰顯自我和突出自己的存在感，經(jīng)常在管理工作中盲目制定一些不符實(shí)際的目標(biāo)，例如，目標(biāo)太高，讓單位付出了較多的精力，其結(jié)果卻令人失望，不僅打擊了員工的工作積極性，也難以調(diào)動(dòng)員工的工作熱情。目標(biāo)太低容易被員工所忽視，使員工降低了工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，甚至是養(yǎng)成惰性的工作態(tài)度。其二，辦公室管理人員沒有充分考慮單位的時(shí)際情況進(jìn)行管理，而是從方便自己管理的角度進(jìn)行管理，也勢(shì)必會(huì)影響辦公室的綜合管理水平。

（二）信息傳遞效率不高。傳遞信息是辦公室綜合管理工作的重中之重，其傳遞效率直接影響著辦公室的綜合管理水平。但就目前情況而言，我國各企事業(yè)單位的傳遞方式普遍還是以書面材料的方式進(jìn)行傳遞，在現(xiàn)代化的工作中，這種傳遞方式起不到較好的效果，因?yàn)樾畔⒃诟鞑块T之間傳遞的過程中需要制作和打印書面材料，甚至不能及時(shí)把信息傳遞出去，這樣不僅延長(zhǎng)了信息傳遞的時(shí)間，降低了傳遞效率，也浪費(fèi)了不必要的人力資源和物力資源。同時(shí)，也很容易讓信息在傳遞的過程中造成泄露的情況，對(duì)單位造成一定程度的信息安全威脅。

（三）管理制度更新周期較長(zhǎng)。辦公室管理制度是辦公室管理工作人員的指導(dǎo)思想，其規(guī)范著辦公室管理人員的工作態(tài)度和工作行為，促進(jìn)和保障管理工作的順利進(jìn)行。隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位所面臨的內(nèi)部及外部環(huán)境都有所改變，這就意味著企事業(yè)單位的辦公室管理制度也要與時(shí)俱進(jìn)適當(dāng)完善和改進(jìn)，但現(xiàn)實(shí)工作中，很多企事業(yè)單位的辦公室管理制度不能經(jīng)常更新或更新周期較長(zhǎng)，致使管理制度較為落后，發(fā)揮不出最高管理效力，制約著辦公室綜合管理水平的提高。

二、提高辦公室綜合管理水平的措施

（一）構(gòu)建有效的會(huì)議體制。目前，我國企事業(yè)單位普遍缺乏有效的會(huì)議體制，只能在單位遇到重大事件或制定重要戰(zhàn)略決策時(shí)臨時(shí)召開會(huì)議，雖然也能滿足日常工作需要，但具有一定的局限性，難以促進(jìn)辦公室綜合管理水平的提高。因此，各企事業(yè)單位要構(gòu)建有效的會(huì)議體制，定期召開工作會(huì)議，以便反映工作情況、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、布置工作內(nèi)容等，可以有效促進(jìn)辦公室綜合管理水平的提高。

（二）建立高效的信息化溝通體制。辦公室在企事業(yè)單位中扮演著“傳話筒”的作用，其作用主要是體現(xiàn)在傳遞信息的效率方面，讓決策層和實(shí)施層的交流、溝通更加暢通。因此，可以利用現(xiàn)代化的科學(xué)信息技術(shù)建立高效的信息化溝通體制來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息傳遞方式，提高信息傳遞效率，例如，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，把所需要傳遞的信息放入平臺(tái)中，并通過信息平臺(tái)的提示功能來提示各部門及時(shí)接收被傳遞的信息，這樣就大大縮短了信息傳遞的時(shí)間，也加強(qiáng)了信息的保密性。

（三）制定合理、有效的獎(jiǎng)懲制度。要對(duì)企事業(yè)單位的實(shí)際情況和工作人員自身情況進(jìn)行綜合考慮，制定出合理、有效的獎(jiǎng)懲制度。一方面對(duì)工作優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)和調(diào)動(dòng)他們的工作積極性以及工作熱情，以便更好地投入到工作中。另一方面，對(duì)表現(xiàn)較差的員工進(jìn)行適度懲罰，使他們罰而無恨并積極改善自己的工作態(tài)度。

（四）規(guī)范管理工作流程。辦公室的工作流程是否規(guī)范也直接影響著辦公室的綜合管理水平，因?yàn)椴灰?guī)范的管理工作流程會(huì)造成管理混亂、盲目制定管理目標(biāo)等情況的發(fā)生。當(dāng)有了規(guī)范的管理工作流程就可以對(duì)辦公室的任何事務(wù)進(jìn)行監(jiān)管、審核，從而有效防止影響辦公室管理水平的現(xiàn)象發(fā)生，例如，可以有效防止管理思想偏激的現(xiàn)象發(fā)生。

（五）積極更新辦公室的管理制度。管理制度是行使管理工作的依據(jù)，因此，在辦公室管理工作中要經(jīng)常了解單位內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的變化，并對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的審核和評(píng)價(jià)，并依據(jù)單位自身情況和外部社會(huì)環(huán)境對(duì)管理制度進(jìn)行更新，提高管理制度的有效性和可依據(jù)性。

三、結(jié)語

總之，辦公室的綜合管理工作是各企事業(yè)單位工作的重中之重，其綜合管理水平將直接影響著企事業(yè)單位的正常運(yùn)行，因此，必須要通過各種途徑來制定行之有效的措施提高辦公室的綜合管理水平，防止和避免不利于綜合管理的因素產(chǎn)生，這樣才能促進(jìn)辦公室職能的全面發(fā)揮。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉恩齡.做好綜合辦公室管理工作思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，37（34）：152-153.

[2]羅貝貝.淺談人性化高效率辦公室綜合管理[J].中國礦山工程，2016，45（04）：120-122.

[3]袁昌莉.探討提高辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].東方企業(yè)文化，2015（07）：92+94.