企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題淺析

吳成玲 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)

一、引言

2001年以來(lái)，世界各國(guó)頻頻出現(xiàn)由于企業(yè)內(nèi)部控制缺失而造成的財(cái)務(wù)舞弊、巨額資產(chǎn)損失甚至破產(chǎn)倒閉等各類丑聞，從美國(guó)的安然、世通事件，到我國(guó)的中航油、三鹿事件，眾多慘痛的事實(shí)都在提醒并強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制在企業(yè)管理中不可或缺、舉足輕重的作用。作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制是否完善、有效直接影響著企業(yè)采購(gòu)成本的高低、關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格，并最終影響企業(yè)的銷售、利潤(rùn)和品牌。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性

采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。同時(shí)，采購(gòu)業(yè)務(wù)因涉及到多部門協(xié)作、專業(yè)水平、利益誘惑等多方面原因，容易產(chǎn)生物資短缺、積壓浪費(fèi)、次品入庫(kù)，甚至腐敗舞弊等風(fēng)險(xiǎn)。

鑒于采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要性和其蘊(yùn)藏的巨大風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)建立完善的內(nèi)部控制機(jī)制，可以規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。

三、企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃制定不合理，偏離生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需求

偏離生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際需求的采購(gòu)活動(dòng)會(huì)造成物資庫(kù)存的短缺或積壓，物資短缺會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)造成直接的影響，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)停滯；而物資積壓則會(huì)占用企業(yè)資金，倉(cāng)儲(chǔ)管理成本加大，易損易腐物資容易過(guò)期報(bào)廢，從而造成資源浪費(fèi)。

（二）缺乏對(duì)市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)的敏感性和前瞻性，影響企業(yè)的采購(gòu)成本和經(jīng)濟(jì)效益

采購(gòu)人員不能很好地把握物資的市場(chǎng)供應(yīng)和價(jià)格波動(dòng)等行情趨勢(shì)變化，或者是對(duì)相關(guān)市場(chǎng)缺乏深度、專業(yè)的了解，從而不能抓住有利的采購(gòu)時(shí)機(jī)，或者是在與供貨商進(jìn)行談判時(shí)處于劣勢(shì)，不能合理降低采購(gòu)價(jià)格，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本無(wú)形加大。

（三）不當(dāng)選擇供應(yīng)商，使采購(gòu)的物資質(zhì)量得不到保證，甚至存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)過(guò)于追求低成本、低價(jià)格，忽略或降低對(duì)物資的質(zhì)量要求或需求部門變相指定供應(yīng)商，這些都會(huì)造成不當(dāng)選擇供應(yīng)商，采購(gòu)的物資不能夠達(dá)到生產(chǎn)的材料需求標(biāo)準(zhǔn)，或以次充好，甚至基于利益誘惑，采供雙方勾結(jié)舞弊，直接損害企業(yè)利益。

（四）采購(gòu)定價(jià)沒(méi)有科學(xué)的指導(dǎo)，物資采購(gòu)不能獲得最優(yōu)的“性價(jià)比”

企業(yè)在實(shí)際采購(gòu)中多以價(jià)格為確定供應(yīng)商的主要決定因素，往往直接在多家供應(yīng)商中選擇價(jià)格最低的一家，而忽視了質(zhì)量。因質(zhì)量不過(guò)關(guān)而最后難以通過(guò)驗(yàn)收的情況時(shí)有發(fā)生，重新比價(jià)、換貨不僅導(dǎo)致了采購(gòu)成本的增加，也影響物資需求部門的生產(chǎn)計(jì)劃。若因驗(yàn)收未能發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題并投入使用，給企業(yè)帶來(lái)的損失將會(huì)更大

（五）采購(gòu)合同方面存在的缺陷，使企業(yè)合法權(quán)益得不到保障

合同方面的缺陷會(huì)使企業(yè)在自身合法權(quán)益遭受侵害時(shí)，無(wú)法用法律武器保護(hù)自己，并使自己深陷其中，問(wèn)題長(zhǎng)久得不到解決。導(dǎo)致合同缺陷的原因有很多，如未經(jīng)授權(quán)簽訂合同、合同條款措詞不嚴(yán)謹(jǐn)、易發(fā)生爭(zhēng)議的內(nèi)容不明確、供貨商的履約能力不能保證，或存在其他重大疏漏和欺詐的情況等。

（六）缺乏明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的驗(yàn)收程序，易造成賬實(shí)不符或物資損失

驗(yàn)收人員責(zé)任心欠缺，貨物交接的驗(yàn)收過(guò)程走過(guò)場(chǎng)，如果時(shí)間緊張，甚至不能及時(shí)清點(diǎn)數(shù)量，事后發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，也很難界定責(zé)任。另外，如果驗(yàn)收人員的專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的鑒別能力，在驗(yàn)收時(shí)只能針對(duì)數(shù)量核實(shí)驗(yàn)收，忽視對(duì)商品質(zhì)量的關(guān)注。

（七）付款方面存在審核不嚴(yán)格、預(yù)付賬款或定金的追蹤核查不到位

因采購(gòu)付款相關(guān)手續(xù)涉及的資料以及部門、人員繁多，審核工作極易出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，由于采購(gòu)后續(xù)工作跟不上，采購(gòu)的預(yù)付賬款或定金有長(zhǎng)期掛賬的現(xiàn)象，出現(xiàn)貨已到發(fā)票長(zhǎng)期不開(kāi)或者款項(xiàng)早已預(yù)付而貨物遲遲不見(jiàn)蹤影等情況，這些都會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的成本核算，甚至給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。

（八）對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的后評(píng)估工作不重視，缺乏相關(guān)的跟蹤評(píng)估工作

企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)常會(huì)隨著驗(yàn)收、付款、結(jié)算等環(huán)節(jié)的陸續(xù)完成而結(jié)束，沒(méi)有定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估、分析和考核，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)整改，采購(gòu)效能長(zhǎng)期得不到提升。

四、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題的改善措施

（一）提高采購(gòu)人員和其他相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)上述諸多問(wèn)題，其中一個(gè)重要的原因就是采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)涉及的部分人員缺乏專業(yè)性導(dǎo)致。所以，提高企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)是采購(gòu)內(nèi)部控制改善措施的重中之重，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)和考核工作，內(nèi)容應(yīng)包括財(cái)務(wù)、法律、談判、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、公司的章程制度以及企業(yè)文化等各方面。內(nèi)部專業(yè)人員不能滿足需求時(shí)，應(yīng)尋求外部幫助，如聘請(qǐng)專業(yè)顧問(wèn)、委托有資質(zhì)的相關(guān)機(jī)構(gòu)等。

（二）準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃，嚴(yán)格執(zhí)行物資采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)和審批制度

在采購(gòu)業(yè)務(wù)方面，需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況和預(yù)算，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，在相關(guān)審核部門審定后，必須經(jīng)庫(kù)房管理部門根據(jù)庫(kù)存情況核定實(shí)際采購(gòu)數(shù)量，在此基礎(chǔ)上編制采購(gòu)計(jì)劃。上述計(jì)劃應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的審批制度，對(duì)審批手續(xù)不全、審批不當(dāng)或超越授權(quán)審批的需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門不得接收。

（三）加強(qiáng)供應(yīng)商信息管理，建立企業(yè)的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)和價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，建立準(zhǔn)入制度，據(jù)此確定合格的備選供應(yīng)商，形成企業(yè)自己的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時(shí)管理、考核和評(píng)價(jià)，對(duì)不合格的供應(yīng)商應(yīng)予以淘汰或更換。另外，采購(gòu)部門應(yīng)積極關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況，收集、分析有關(guān)價(jià)格信息，并根據(jù)市場(chǎng)行情及時(shí)修訂物資采購(gòu)的指導(dǎo)價(jià)格，為采購(gòu)部門提供價(jià)格參考依據(jù)。

（四）規(guī)范采購(gòu)合同的簽訂和管理，使企業(yè)的合法利益得到最大限度保障

采購(gòu)部門擬定采購(gòu)合同，須經(jīng)財(cái)會(huì)、法律等各專業(yè)部門審核，避免出現(xiàn)合同條款缺陷，損害公司利益。變更采購(gòu)合同，應(yīng)按合同原審批程序辦理。合同管理部門應(yīng)對(duì)生效合同進(jìn)行統(tǒng)一連續(xù)編號(hào)、整理存檔，妥善管理。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，實(shí)行過(guò)程監(jiān)控，監(jiān)督合同按期按質(zhì)執(zhí)行。

（五）制定采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范驗(yàn)收程序，避免驗(yàn)收流于形式

企業(yè)制定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、統(tǒng)一，不能出現(xiàn)歧義；驗(yàn)收程序應(yīng)完善嚴(yán)密且易于操作。對(duì)于特殊物資，內(nèi)部驗(yàn)收人員如果缺乏相關(guān)知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)的，應(yīng)委托外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅f(xié)助驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)向有關(guān)部門及時(shí)報(bào)告驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)部門在接到報(bào)告后應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。

（六）完善付款流程，加強(qiáng)采購(gòu)付款管理，對(duì)采購(gòu)付款進(jìn)行過(guò)程控制和跟蹤管理

企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)和付款的過(guò)程加強(qiáng)控制，對(duì)異常發(fā)現(xiàn)及時(shí)進(jìn)行核查分析，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失。企業(yè)應(yīng)合理選擇付款方式，一般應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬，支票轉(zhuǎn)賬的應(yīng)在出票時(shí)將收款人名稱正確填寫完整。對(duì)于預(yù)付賬款，則應(yīng)定期跟蹤核查分析，對(duì)有疑問(wèn)的預(yù)付款項(xiàng)及時(shí)采取措施，避免出現(xiàn)呆賬或財(cái)產(chǎn)損失。

（七）建立企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的后評(píng)估制度，定期評(píng)估和分析企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)

通過(guò)對(duì)采購(gòu)的計(jì)劃、渠道、價(jià)格、質(zhì)量、成本、合同簽約和履行等物資供應(yīng)各環(huán)節(jié)進(jìn)行定期評(píng)估、考核和分析，使企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)相應(yīng)的內(nèi)控措施，優(yōu)化采購(gòu)流程，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過(guò)相關(guān)的績(jī)效考核，促進(jìn)采購(gòu)部門和人員主動(dòng)關(guān)注采購(gòu)工作中的不足并積極進(jìn)行整改，從而提高采購(gòu)效能。

（八）重視并加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督

采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督可以從兩方面進(jìn)行，一方面是在采購(gòu)部門內(nèi)部設(shè)立獨(dú)立的審核崗位，對(duì)日常的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和檢查；另一方面是通過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)計(jì)劃，定期或不定期對(duì)采購(gòu)控制流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。通過(guò)雙重的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷，不斷完善相關(guān)內(nèi)部控制制度。

結(jié)論：千里之堤，潰于蟻穴。內(nèi)控體系缺失或內(nèi)控漏洞使企業(yè)對(duì)一些經(jīng)營(yíng)危機(jī)防不勝防，所以，建立健全完善的內(nèi)部控制體系已成為企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要工具。采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的開(kāi)端和重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)重視和加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，有效堵塞采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中的內(nèi)控漏洞、消除隱患，從而保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、防止舞弊，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)與健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。