檔案管理現(xiàn)代化探析

張文嘉 張鑫

【摘 要】 隨著社會信息化和電子政務(wù)的出現(xiàn)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化成了歷史發(fā)展的必然。現(xiàn)代檔案管理倡導(dǎo)以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)計算為尺度，以計算機數(shù)字化為結(jié)構(gòu)體系，進而充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，達到整體動態(tài)優(yōu)化的管理目標。本文明確了檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，分析了檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并闡述了具體的解決對策。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 現(xiàn)代化 分析

檔案管理現(xiàn)代化是指在科學(xué)的指導(dǎo)思想和實施檔案管理制度的前提下，合理有效地運用檔案管理的方法和手段，實現(xiàn)智能管理。在檔案的形成過程中，做好檔案的信息管理是極其重要的，不但可以提高檔案的水平，而且也可以改善管理水平。在檔案工作過程中，要建立科學(xué)合理的檔案管理理念，以利于檔案工作在實踐中逐漸完善。隨著檔案事業(yè)和技術(shù)的發(fā)展，采取有效措施建立現(xiàn)代檔案工作，從而不斷提高檔案整理技術(shù)，達到檔案現(xiàn)代化管理的目的。優(yōu)化作用的形成過程是對檔案技術(shù)的改進，對檔案管理也有一定的保護作用。可見，檔案管理現(xiàn)代化是檔案館發(fā)展的必然趨勢，隨之也對檔案管理提出了更高的要求。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1檔案信息管理。檔案管理信息是指利用信息技術(shù)進行檔案管理，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，是新時代檔案工作者的核心。管理內(nèi)容包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)兩個方面，通過信息渠道加強檔案信息資源的開發(fā)和利用，促進檔案信息資源的開發(fā)利用，有助于實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2檔案管理的虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理模式。在這種管理模式中，信息和支持是分開的，難以實現(xiàn)信息共享。但在管理過程中需要進行一系列的收集、整理、識別、編目等環(huán)節(jié)，不但需要大量的時間和人力，而且工作效率不高。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和促進虛擬文件管理，主要是利用計算機管理對檔案管理的智能化管理模式，這種管理模式在很大程度上節(jié)省人力，也提高了工作效率。

3檔案管理的數(shù)字化。應(yīng)用攝影技術(shù)和數(shù)字成像技術(shù)為實現(xiàn)數(shù)字檔案管理提供了有力的支持。所謂數(shù)字檔案就是通過計算機，掃描等技術(shù)手段實現(xiàn)現(xiàn)代電子技術(shù)檔案的收集。攝影是通過數(shù)碼相機和光學(xué)轉(zhuǎn)換實現(xiàn)高清晰圖像的處理。攝影技術(shù)和數(shù)字成像技術(shù)的共同特點都是通過計算機識別、電子文檔存儲進行收集。實施數(shù)字檔案館，有利于實現(xiàn)智能檢索，從根本上解決了紙質(zhì)檔案管理中的任何矛盾。特別是縮微膠片技術(shù)，通過對圖片、圖片的文件管理，避免了文字信息的褪色、滲入，能有效地使原貌、圖像還原，有利于長期保存和準確再現(xiàn)，有利于推進檔案管理的形象化、品位化。

4、檔案管理的規(guī)范化。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理規(guī)范化的重要內(nèi)容。檔案網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化管理依賴于這一載體。網(wǎng)絡(luò)具有極大的開放性和安全性，因此需要制定相應(yīng)的管理標準、數(shù)據(jù)文件、交換信息傳輸、信息共享等步驟。遵循詳細的規(guī)范檔案進行管理，檔案管理工作只有統(tǒng)一的標準，才能取得良好的效果。

二、是檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1管理人才的缺乏。檔案管理現(xiàn)代化首先存在的問題專門人才的缺失。長期以來，我們對檔案管理的使用是傳統(tǒng)的管理模式，忽視了現(xiàn)代管理人才的培養(yǎng)。在這種情況下少有人才掌握先進的科學(xué)技術(shù)和管理技能，大部分人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，缺乏現(xiàn)代化設(shè)備操作技能。

2先進管理設(shè)備的缺失。由于對檔案管理和資金投入有限，導(dǎo)致檔案管理缺乏先進的軟件和硬件設(shè)備。對于軟件檔案管理來說，自動化管理對檔案管理是有益的。但是大范圍的檔案現(xiàn)代化開發(fā)技術(shù)還不成熟，所以對文件和檔案提取之間的差異相當分散，很難實現(xiàn)集中管理。

3缺乏有效的管理方法。在一個相對較短的時間內(nèi)，檔案管理現(xiàn)代化還沒有形成一套有效的管理方案，所以在無序狀態(tài)下只能根據(jù)自己的理論知識進行摸索，致使檔案管理混亂。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議

1實現(xiàn)標準化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化是在合作的基礎(chǔ)上建立起來的。信息時代、檔案信息共享與網(wǎng)絡(luò)化都需要和各種檔案管理標準的建立現(xiàn)相適應(yīng)。檔案管理標準體系的形成是確保檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。

2引進先進的設(shè)施和設(shè)備。檔案管理現(xiàn)代化的實施就是引進先進的管理方法。設(shè)備檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化不同，不要產(chǎn)生對設(shè)備和技術(shù)的高度依賴性。在這種情況下，檔案管理部門需要及時配備相關(guān)辦公設(shè)備，加強現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用檔案管理，有效提高檔案管理現(xiàn)代化水平。同時各級政府應(yīng)加大財政投入，檔案管理部門提供更多的資金支持，幫助他們引進先進的技術(shù)和設(shè)備。

3加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案管理人員需用豐富的檔案理論知識和實踐知識武裝自己，用信息素質(zhì)、綜合知識和寫作技術(shù)豐富自己，進而不斷提高檔案人員素質(zhì)。加強檔案管理隊伍建設(shè)，以優(yōu)秀人才的選拔為起點，培養(yǎng)復(fù)合型知識型人才，豐富檔案現(xiàn)代化管理。采用多種形式實現(xiàn)全方位的培養(yǎng)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理的知識結(jié)構(gòu)，加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，促進檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

4科學(xué)決策是保證。當前，檔案工作的改革與發(fā)展已進入全面進步與突破相結(jié)合的階段，如何推進現(xiàn)代化建設(shè)的重任，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利的協(xié)調(diào)發(fā)揮著重要的作用。因此，要從檔案館的需求出發(fā)，不斷提高民主行政決策的科學(xué)性。從財產(chǎn)權(quán)、社會效益和經(jīng)濟效益等多方面進行綜合分析，加大檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案建設(shè)的考核標準，以提高現(xiàn)代化管理水平。

總之，檔案管理的信息化是社會文化發(fā)展的有效手段。現(xiàn)在檔案管理工作人員也應(yīng)緊跟時代發(fā)展的步伐，學(xué)習(xí)新的方式來和其他先進的方法，進而推進科學(xué)檔案管理的規(guī)范化。

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