關(guān)于專業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策

柴一鳴

【摘要】所謂“檔案”，一般是指國(guó)家機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位或者個(gè)人在進(jìn)行各自工作或活動(dòng)時(shí)留下的相關(guān)記錄或者記載。檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一個(gè)產(chǎn)物，自古有之，即使在信息時(shí)代的今天，面對(duì)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信、數(shù)字技術(shù)等科技媒體手段，不但沒有相形見絀，反而越來越受到重視，究其原因，就是檔案所具有的獨(dú)特的查考價(jià)值，成為機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及個(gè)人，在工作、生產(chǎn)、商業(yè)往來、科學(xué)研究等活動(dòng)領(lǐng)域中寶貴的資料來源。檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個(gè)起始環(huán)節(jié)，與其他管理環(huán)節(jié)相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內(nèi)容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因?yàn)椴痪邆洳榭純r(jià)值，其他環(huán)節(jié)就不再具有意義。特別是在信息量幾何級(jí)增長(zhǎng)，強(qiáng)化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發(fā)揮科技手段和科學(xué)管理，形成貫穿全過程的質(zhì)量保障體系，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】專業(yè) 檔案 管理 問題 對(duì)策

一、突出矛盾和問題

1.1 理論研究滯后

開展專業(yè)檔案管理工作需要理論的指導(dǎo)，但是，目前這方面的理論研究還不夠廣泛和深入，滯后于實(shí)際管理工作。主要體現(xiàn)為：科研項(xiàng)目少、研究成果少、理論書籍少、發(fā)表文章少。由此造成了實(shí)際工作中專業(yè)檔案概念不清晰、界定不明確、管理不科學(xué)等問題，例如，在名稱上存在著“專業(yè)檔案、專門檔案、業(yè)務(wù)檔案”等不同的表達(dá)方式。再如，信訪檔案雖然被列人了國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄，但是按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令規(guī)定，各立檔單位將形成的信訪檔案劃人文書檔案范疇來進(jìn)行管理。

1.2 專業(yè)檔案制度建設(shè)有待加強(qiáng)

專業(yè)檔案有其自身特點(diǎn)，不能簡(jiǎn)單套用文書檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行管理，因此，專業(yè)檔案在收集、管理、利用等方面的制度建設(shè)對(duì)規(guī)范專業(yè)檔案工作尤為重要。目前，專業(yè)檔案制度建設(shè)還存在不健全、不完善的問題；還有一些專業(yè)檔案管理制度出臺(tái)時(shí)間過早，內(nèi)容趨于陳舊，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前需要。

1.3 管理水平不高，管理手段沒有突破。陳舊、落后。在檔案管理上，因?yàn)闆]有專門的人事檔案管理軟件，以及缺乏必要的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。管理人員還一直采取手工編輯、檢索、歸檔。我校的檔案管理崗是兼職，平時(shí)由于工作的沖突，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。集中借閱檔案最多的是每年的職稱評(píng)審時(shí)，現(xiàn)在都是比較原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

二、建立專業(yè)技術(shù)檔案的意義

檔案管理作為企業(yè)單位管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其作用日益顯著。專業(yè)技術(shù)檔案工作是衡量一個(gè)企業(yè)工作效率和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。它是企業(yè)管理專業(yè)人員的重要工具，為企業(yè)選人用人提供基礎(chǔ)保障。建立專業(yè)技術(shù)檔案，一方面可為企業(yè)培養(yǎng)高層次專業(yè)人才，提高工作人員的科研能力以及促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。另一方面，也為企業(yè)全面、準(zhǔn)確、多方位地掌握各類專業(yè)技術(shù)人才信息，這對(duì)企業(yè)人力資源的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。

三、完善各項(xiàng)規(guī)章制度

充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。

首先，要根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。

其次，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

四、提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

一個(gè)企業(yè)單位檔案管理工作是否能夠順利、有效的開展，首先是要單位領(lǐng)導(dǎo)能充分意識(shí)到檔案管理的重要性。

如果單位領(lǐng)導(dǎo)能充分意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理能幫助單位更好的對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行工作分配的話，他們便會(huì)從政策、資金、人來等方面給予盡可能的支持，使得檔案管理工作能夠很好的服務(wù)于單位。從而更好的服務(wù)于單位，為單位創(chuàng)造更大的利益，也更好的促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)。

五、加強(qiáng)電力工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè)

通常情況下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理與實(shí)際工作的同步建設(shè)需要從以下幾個(gè)方面展開：首先，檔案管理相關(guān)人員需要對(duì)檔案進(jìn)行收集，并保證檔案收集過程中內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。其次，在實(shí)施建設(shè)的事前準(zhǔn)備工作、中間控制監(jiān)督、后期完善整改，將檔案管理工作穿插到管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，保證專業(yè)檔案管理可以與實(shí)際情況等進(jìn)行檔案資料同步收集，并加強(qiáng)聲像、實(shí)物檔案的管理。保證企業(yè)檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。

綜上所述，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理工作是企業(yè)的寶貴財(cái)富。不僅對(duì)企業(yè)有著備查待檢的作用；對(duì)員工也有教育、示范功效；對(duì)外有宣傳作用。結(jié)合當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行制度創(chuàng)新，使檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣檔案管理工作才能發(fā)揮出最大價(jià)值，在提升企業(yè)日常工作效率的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與發(fā)展。

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