強(qiáng)化檔案管理規(guī)范意識的作用與具體實(shí)踐

龔靄縈

【摘要】作為檔案管理的工作人員，其自身需要將其管理水平得以提高，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這樣才能使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，能夠為社會及各企事業(yè)單位及時提供所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。本文主要對檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了探討，并針對這一系列問題提出了相應(yīng)的對策，并對檔案管理如何進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；規(guī)范化；現(xiàn)代化

1 引言

隨著時代的發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也越來越快速，檔案管理工作在其發(fā)展中所體現(xiàn)出來的作用越來越大。檔案作為所有活動最真實(shí)的一個體現(xiàn)，其在管理上需要能夠現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，并且需要擁有創(chuàng)新精神，這樣才能使檔案管理工作適應(yīng)時代的發(fā)展及經(jīng)濟(jì)上的需求，讓其能夠長久持續(xù)的發(fā)展下去。

2 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 對檔案管理的重視程度不夠

長久以來，檔案工作者對于檔案的認(rèn)知度上存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理只是單純的對資料進(jìn)行記錄，將一些日常性事物進(jìn)行保管等，認(rèn)為這對企事業(yè)的發(fā)展沒有任何的重要作用，只要完成好資料的錄入及檔案妥善保管好，不丟失就行。從以上的分析中可以知道，很多的企事業(yè)對于檔案管理工作的實(shí)質(zhì)缺乏了解，沒有了解到其對企業(yè)的發(fā)展的重要性，這就導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理信息化改革上跟不上步伐。

2.2 管理水平低，管理力量弱

絕大部分檔案管理者在人職之前都沒有接受過正規(guī)的檔案管理的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其在對檔案進(jìn)行收集、整理和存檔時常常分不清步驟，更談不上對檔案的重要性的認(rèn)識及管理中的具體要求了。一些企業(yè)由于一些其他因素，使得其檔案管理員還需要兼職其他工作，這就使其無法專心的完成檔案管理工作。在對一些資料進(jìn)行收集時，由于檔案管理者沒有真正的了解到檔案管理的本質(zhì)，因此收集到的資料無法準(zhǔn)確的反映出真實(shí)的情況，在存檔時也無法做到及時的修正補(bǔ)充，這就導(dǎo)致了檔案管理的功能無法發(fā)揮出來。

2.3 檔案管理工作者在宣傳檔案管理的重要性上力度不夠

一方面檔案管理人員都身兼數(shù)職，因為一些條件的限制使得其無法及時的參與檔案管理的知識及技能的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)；另一方面，檔案管理工作者自己都沒有意識到檔案管理的重要性，更不要提對其的宣傳了。

2.4 檔案管理手段相對落后

在檔案管理中，由于其管理的手段還處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，因此很容易丟失及損壞，并且這是一項耗時耗力耗物的工作，傳統(tǒng)的管理方式無法與計算機(jī)技術(shù)及檔案處理軟件相提并論，傳統(tǒng)的檔案管理無法實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的查找，有著很大的不便之處。

3 檔案管理對策及思考

檔案作為最真實(shí)的記錄，其記錄下了一個企業(yè)的發(fā)展史，記錄了企業(yè)的最低谷也見證了企業(yè)的最高峰，記錄了企業(yè)中所有優(yōu)秀人員的工作經(jīng)驗及心得，是企業(yè)最為寶貴的財富。就目前檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了探討，針對其提出了幾點(diǎn)有效的對策。

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識，制定檔案管理制度

需要將檔案管理者及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性進(jìn)行講解，讓他們認(rèn)識到其的重要性，這樣才會提升檔案管理的設(shè)施。改善檔案管理的實(shí)施模式，將計算機(jī)及管理軟件引入到檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理方式舍棄。同時還需要提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)及工作態(tài)度，這樣才能使檔案管理中資料的準(zhǔn)確性得以保障。

3.2 完善檔案管理制度

在制定檔案管理工作制度時需要遵從以下幾點(diǎn)來進(jìn)行：第一，在制定規(guī)則制度時需要能夠?qū)n案管理中的科學(xué)化、規(guī)范化和合理化體現(xiàn)出來，并且需要根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來對其進(jìn)行制度的調(diào)整及完善；第二，在制定管理制度時，其條款需要簡明實(shí)用。檔案管理制度的制定需要根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行，要確保其的可操作性，制定的內(nèi)容要簡潔易用，目標(biāo)性強(qiáng)，這樣才能讓檔案管理者在對檔案進(jìn)行管理時有章可循；第三，在制定檔案管理制度時，需要全面的考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工等各方面的因素，領(lǐng)導(dǎo)作為制度的執(zhí)行者，員工屬于管理制度的操作者，要對這兩者起到約束作用。制定的制度需要管理部門嚴(yán)格的執(zhí)行，才能使其規(guī)范起來。

3.3 加大對檔案管理的宣傳，提升檔案管理工作者的責(zé)任感

在對檔案管理的重要性進(jìn)行大量宣傳的同時需要先將管理工作者的意識提高，能夠準(zhǔn)確的將所收集的資料進(jìn)行審核，完整無誤的錄入到檔案庫中。在對檔案進(jìn)行鑒別時，檔案工作者能夠認(rèn)真仔細(xì)，能夠確保檔案的完整，對檔案工作的重要性能夠有正確的認(rèn)知，了解其的重要性。

3.4 在對檔案的管理過程中，積極融入信息化，從而有效提高對檔案的管理效率

目前，檔案管理工作人員面臨的最大難題就是在管理工作中有效利用計算機(jī)技術(shù)。對于檔案部門來說，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，這是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。另外，在規(guī)定使用權(quán)限時，部分信息必須具有開放性和共享性，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的公開化。在這種情況下，能夠幫助員工樹立并增強(qiáng)檔案意識，從而進(jìn)行合理的檔案管理工作，為提高檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，目前所有企業(yè)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，為了做到這一點(diǎn)，要時刻明確出現(xiàn)在檔案管理工作中的問題并及時解決相應(yīng)的問題。同時，通過提升檔案管理人員的專業(yè)水平，加上不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，以及將計算機(jī)技術(shù)合理有效地與檔案管理結(jié)合起來，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化。

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