乳制品企業(yè)如何做好存貨管理

文/趙艷豐

（大連交通大學(xué)工商管理學(xué)院）

在我國(guó)乳制品行業(yè)的公司報(bào)表中，存貨占據(jù)了很大一部分比重（大概占流動(dòng)資產(chǎn)的50%以上）。對(duì)于以生產(chǎn)加工為主營(yíng)業(yè)務(wù)的乳制品企業(yè)來(lái)說(shuō)，存貨的重要性毋庸置疑，儲(chǔ)備一定量的存貨能使生產(chǎn)得到正常有序的進(jìn)行，能為企業(yè)的銷(xiāo)售提供較大的機(jī)動(dòng)靈活性；但是，過(guò)量的存貨又會(huì)在流動(dòng)資金中占據(jù)較大比重，增加企業(yè)的生產(chǎn)成本和管理費(fèi)用，降低利潤(rùn)率，制約企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。本文以Z乳品科技有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“Z公司”）為案例，分析乳制品企業(yè)存貨管理所面臨的問(wèn)題，并給出相應(yīng)的解決方案，希望給業(yè)內(nèi)人士帶來(lái)啟示。

存貨管理的四大問(wèn)題

存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)的問(wèn)題

Z公司是一家專(zhuān)注于奶酪產(chǎn)品、固態(tài)奶制品研發(fā)的生產(chǎn)加工企業(yè)，雖然成立時(shí)間不長(zhǎng)，但是憑借良好的廣告效應(yīng)，在業(yè)內(nèi)已經(jīng)小有名氣。Z公司與供應(yīng)商的采購(gòu)多以短期合作為主，在國(guó)內(nèi)還沒(méi)有形成穩(wěn)定的供應(yīng)商，也沒(méi)有建立一個(gè)完善的資料庫(kù)，以對(duì)供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、客戶(hù)群、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、生產(chǎn)能力、業(yè)務(wù)水平、質(zhì)量系統(tǒng)等信息進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，缺乏對(duì)同類(lèi)型供應(yīng)商的優(yōu)劣對(duì)比，所以難以選出最適合維持長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商。

另外，Z公司在挑選合作供應(yīng)商時(shí)，更注重他們上報(bào)的最終價(jià)格，如果供應(yīng)商愿意接受較低的訂購(gòu)價(jià)或者許諾提供相應(yīng)的價(jià)格折扣，那么公司與之簽訂單供貨合同的可能性將大大提高。Z公司管理層往往忽視對(duì)供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，忽視其業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)是否完善、生產(chǎn)能力是否與之銷(xiāo)售目標(biāo)相協(xié)調(diào)，忽視供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)價(jià)系統(tǒng)是否健全。而正是因?yàn)檫@些因素通通欠考慮，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中經(jīng)常會(huì)碰到供應(yīng)商交付的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，或交付時(shí)間滯后的情況，這會(huì)大大制約企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，造成重復(fù)采購(gòu)，增加存貨成本。

存貨入庫(kù)環(huán)節(jié)的問(wèn)題

存貨復(fù)核工作不到位

在Z公司的原料采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)的工作環(huán)節(jié)中，有極大可能出現(xiàn)訂單和購(gòu)貨發(fā)票上的存貨單價(jià)數(shù)不一致的情況。在此環(huán)節(jié)中，倉(cāng)儲(chǔ)員應(yīng)核對(duì)存貨采購(gòu)的單價(jià)、數(shù)量、金額與發(fā)票內(nèi)容是否一致。但實(shí)際操作中，倉(cāng)儲(chǔ)員往往忘記核對(duì)存貨單價(jià)是否與發(fā)票內(nèi)容一致。若訂單單價(jià)的輸入有誤未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)票結(jié)算不及時(shí)，則會(huì)形成暫估價(jià)，暫估價(jià)占比越大，就會(huì)導(dǎo)致后期的變更數(shù)量越多、金額越大。這種復(fù)核工作的不到位，極大增加了相關(guān)部門(mén)的工作量。

存貨入庫(kù)不及時(shí)

倉(cāng)儲(chǔ)部在例行存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)，存在當(dāng)天有廢棄的原料（添加劑、發(fā)酵劑等）在作業(yè)區(qū)卻未按期交付的情況，進(jìn)行詢(xún)問(wèn)時(shí)，工作人員解釋為等待第二天再收庫(kù)，如此就加大了盤(pán)點(diǎn)的工作量，增加了人工成本?？梢?jiàn)Z公司在入庫(kù)管理方面存在很大的漏洞，入庫(kù)管理的不及時(shí)毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)加大存貨的保管安全風(fēng)險(xiǎn)，加大存貨盤(pán)查的難度。

存貨驗(yàn)收分工不明

在Z公司內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中，存在采購(gòu)員與驗(yàn)收員包攬對(duì)方工作的情況，職責(zé)分工不明。筆者實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于驗(yàn)收員居住地址距離加工廠(chǎng)比較遠(yuǎn)，而有相當(dāng)一部分原料是晚上送達(dá)，基于平時(shí)建立起的友好親密關(guān)系，驗(yàn)收員就會(huì)“拜托”采購(gòu)員代為驗(yàn)收，采購(gòu)物資經(jīng)采購(gòu)員自己驗(yàn)收即可入庫(kù)。采購(gòu)人員既參與采購(gòu)，又負(fù)責(zé)驗(yàn)收，未做到權(quán)責(zé)分離，極容易出現(xiàn)采購(gòu)員以權(quán)謀私、質(zhì)量作假的風(fēng)險(xiǎn)。

存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)的問(wèn)題

Z公司并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)，倉(cāng)庫(kù)的管理都是憑老員工的經(jīng)驗(yàn)，新員工需要3～6 個(gè)月才能完全熟悉倉(cāng)庫(kù)的存貨情況，所以倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨效率特別低，而且經(jīng)常找錯(cuò)、發(fā)錯(cuò)貨。因效率低，所以作業(yè)人員也多，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的作業(yè)通道經(jīng)常出現(xiàn)交通繁忙景象，貨車(chē)堵塞的情況時(shí)有發(fā)生。

作為一家生產(chǎn)加工型企業(yè)，Z公司儲(chǔ)貨倉(cāng)庫(kù)多為普通通風(fēng)式倉(cāng)庫(kù)，存貨擺放方式多為就地堆垛式。而倉(cāng)庫(kù)里的很多原料（如發(fā)酵劑）是需要特別防潮處理的，在空氣濕度較大的季節(jié)特別需要注意存貨防潮，Z公司在這方面卻特別容易忽視。筆者實(shí)地考察還發(fā)現(xiàn)，有部分貨物的包裝紙盒易受潮、軟化，不能承力導(dǎo)致貨物倒塌的情況時(shí)有發(fā)生。與此同時(shí)，在公司生產(chǎn)的高峰階段，管理員基本要隔很久才會(huì)去進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，這樣存貨自然不能得到很好的監(jiān)管，存在著產(chǎn)品質(zhì)量方面的隱患。

另一方面，Z公司的員工年流失率高達(dá)30%，每年有接近三分之一的人員離職，這是令人不能接受的。在沒(méi)有倉(cāng)儲(chǔ)信息系統(tǒng)的支持下，大量的新員工需要長(zhǎng)達(dá)數(shù)月的時(shí)間進(jìn)行熟悉，且在熟悉期間內(nèi)，很多人因?yàn)闊o(wú)法適應(yīng)高壓的工作，往往又選擇離職，整體倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)一直處于惡性循環(huán)中，致使存貨量居高不下。

存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)的問(wèn)題

忽略市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)

Z公司常常由于忽略市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致銷(xiāo)售預(yù)測(cè)偏差，做出錯(cuò)誤地投資決策，影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存貨量也由于銷(xiāo)售預(yù)測(cè)的偏差而一直處于高位。乳制品行業(yè)屬于非常成熟的行業(yè)，各大規(guī)模的生產(chǎn)加工企業(yè)不計(jì)其數(shù)，客戶(hù)的選擇很多，很多休閑食品廠(chǎng)商客戶(hù)會(huì)根據(jù)自身需求，對(duì)同類(lèi)型奶酪產(chǎn)品進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，因而乳品企業(yè)必須敏銳地把控市場(chǎng)需求，做出精準(zhǔn)的需求預(yù)測(cè)，否則很容易出現(xiàn)存貨囤積的情況。

缺乏對(duì)客戶(hù)資源的整合利用

隨著Z公司規(guī)模的擴(kuò)大，客戶(hù)和供應(yīng)商也隨之增多。有來(lái)自國(guó)內(nèi)的，也有來(lái)自國(guó)外的，同一客戶(hù)還有可能是原料的供應(yīng)商，這些情況，都會(huì)導(dǎo)致客戶(hù)和供應(yīng)商的關(guān)系管理混亂。Z公司并未對(duì)客戶(hù)資料，如客戶(hù)所在地的銷(xiāo)售市場(chǎng)、購(gòu)買(mǎi)能力等進(jìn)行分類(lèi)歸納，缺乏整合利用的意識(shí)。若不能對(duì)這些資源進(jìn)行有效管理，很難生產(chǎn)出滿(mǎn)足客戶(hù)需求的產(chǎn)品，由于產(chǎn)品賣(mài)不動(dòng)而導(dǎo)致存貨量劇增，勢(shì)必占用企業(yè)資源。

解決方案

存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)的改進(jìn)建議

評(píng)選出合格的供應(yīng)商是乳制品企業(yè)存貨管理的基礎(chǔ)，筆者建議Z公司對(duì)收集的供應(yīng)商信息進(jìn)行全面整合，具體包括供貨的驗(yàn)收合格率、價(jià)格、生產(chǎn)能力和技術(shù)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交貨率等因素，以確定候選合格供應(yīng)商，并且運(yùn)用科學(xué)的指標(biāo)體系（表1），評(píng)選出最優(yōu)供應(yīng)商。

Z公司應(yīng)與評(píng)選出來(lái)的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議。這樣做不僅有利于保證生產(chǎn)的有序進(jìn)行，避免缺貨成本的產(chǎn)生，而且便于跟供應(yīng)商協(xié)商議價(jià)，獲取更低的采購(gòu)價(jià)格，降低存貨成本。

存貨入庫(kù)環(huán)節(jié)的改進(jìn)建議

加強(qiáng)存貨入庫(kù)復(fù)核工作

訂單存貨單價(jià)與結(jié)算發(fā)票不一致問(wèn)題，多是由于倉(cāng)儲(chǔ)員的人為因素造成的，建議Z公司加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)員的培訓(xùn)力度，并且加大監(jiān)督力度，強(qiáng)化倉(cāng)儲(chǔ)員對(duì)訂單單價(jià)的關(guān)注度，并監(jiān)督其執(zhí)行，減少結(jié)算價(jià)格與暫估價(jià)相悖離事件的發(fā)生概率。

監(jiān)督廢棄原料的及時(shí)入庫(kù)

對(duì)于廢棄原料滯留生產(chǎn)車(chē)間問(wèn)題，Z公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)廢料的管理，要求廢料每日按時(shí)上交，堅(jiān)決杜絕當(dāng)日廢料留待次日處理的情況發(fā)生，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)車(chē)間主任，并加入其月底績(jī)效考核中。管理部門(mén)也要采取加強(qiáng)巡視車(chē)間的辦法，隨時(shí)掌握生產(chǎn)車(chē)間滯留原料的情況。

嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)驗(yàn)收人員的權(quán)責(zé)分離

存貨管理制度的執(zhí)行依靠高層管理者的監(jiān)督力度和管理態(tài)度，Z公司若能執(zhí)行嚴(yán)格的權(quán)責(zé)分離，將會(huì)大大減少員工之間串通舞弊的機(jī)會(huì)。企業(yè)還應(yīng)建立獎(jiǎng)懲制度，以期減少人為因素造成的存貨毀損，鼓勵(lì)員工按章辦事。

存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)的改進(jìn)建議

引入信息化管理

乳制品企業(yè)若想經(jīng)營(yíng)得好，引入信息化管理至關(guān)重要。Z公司必須改善目前信息化水平低、作業(yè)效率低的現(xiàn)狀，引入專(zhuān)業(yè)化的倉(cāng)儲(chǔ)信息管理系統(tǒng)，使得企業(yè)存貨量得到良好控制。筆者建議Z公司招聘具有豐富經(jīng)驗(yàn)的倉(cāng)儲(chǔ)管理專(zhuān)才，聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)業(yè)的管理咨詢(xún)公司進(jìn)行調(diào)研、規(guī)劃、改造和指導(dǎo)，以盡早實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的倉(cāng)儲(chǔ)管理模式，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

貨物擺放采用重型貨架

Z公司對(duì)部分原料的擺放實(shí)行就地堆垛式。就地堆垛式的存儲(chǔ)方式有兩方面的缺陷，一是堆放在下層的存貨易受到上層的擠壓，導(dǎo)致質(zhì)量受損；二是不利于“存貨先進(jìn)先出法”的實(shí)施，越先入庫(kù)的存貨往往被擺放在越里層，隨著存貨越儲(chǔ)越多，如果想把最里層的存貨移出，將產(chǎn)生很大的工作量。筆者建議采用重型貨架，能有效解決以上問(wèn)題。

表1 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)、評(píng)級(jí)的指標(biāo)

倉(cāng)庫(kù)通風(fēng)，定期抽檢

針對(duì)發(fā)酵劑等加工原料易受潮的現(xiàn)狀，建議Z公司保持倉(cāng)庫(kù)的通風(fēng)性，在倉(cāng)庫(kù)擺放吸水防潮的干燥劑，盡量降低倉(cāng)庫(kù)的潮濕度。企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理員也應(yīng)該提高職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)存貨進(jìn)行定期抽檢查驗(yàn)，杜絕不良品投入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。

加強(qiáng)員工培訓(xùn)和制定內(nèi)部考核機(jī)制

為了減少員工離職，Z公司需要全方位提升員工的歸屬感，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。企業(yè)應(yīng)每3 個(gè)月進(jìn)行一次內(nèi)部知識(shí)培訓(xùn)，每半年組織一次外訓(xùn)，增進(jìn)員工之間的感情，提高員工的作業(yè)技能。還應(yīng)設(shè)立年度和季度員工獎(jiǎng)項(xiàng)，如新員工進(jìn)步獎(jiǎng)、最佳團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)、個(gè)人先進(jìn)獎(jiǎng)、優(yōu)秀主管獎(jiǎng)，每季度和年度末根據(jù)考評(píng)規(guī)則評(píng)選出各項(xiàng)獎(jiǎng)項(xiàng)，并給予一定的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。

Z公司還應(yīng)每年根據(jù)內(nèi)部考核情況，對(duì)全年表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行內(nèi)部晉升，普通員工可晉升為資深員工，資深員工可晉升為主管，主管可晉升為副經(jīng)理等。這樣能夠讓有能力、有上進(jìn)心的員工得到發(fā)展，減少員工的流失。在決定招聘某一崗位時(shí)，首先考慮內(nèi)部員工的晉升，當(dāng)內(nèi)部員工無(wú)法達(dá)到任職要求時(shí)，才考慮外聘。

在高層經(jīng)理的KPI考核指標(biāo)中，應(yīng)規(guī)定員工的流失率，讓管理者重視員工關(guān)系的管理，想辦法減少員工的流失，這樣管理者與員工間就有更多的溝通互動(dòng)，總結(jié)分析流失原因，找到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。員工流失的減少，必然會(huì)提升倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的作業(yè)效率，減少存貨的囤積。

存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)的改進(jìn)建議

加強(qiáng)市場(chǎng)分析

根據(jù)每年淡季和旺季的時(shí)間表，Z公司應(yīng)及時(shí)調(diào)整物料采購(gòu)計(jì)劃，在旺季里大批量訂貨以滿(mǎn)足生產(chǎn)需求，在其余的月份則安排小批量訂貨，以免造成存貨過(guò)剩的風(fēng)險(xiǎn)。

Z公司還需要建立與終端用戶(hù)的溝通渠道，定期收集和整理客戶(hù)的需求信息，對(duì)終端市場(chǎng)的需求狀況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，同時(shí)積極了解同類(lèi)型企業(yè)的市場(chǎng)狀況，以便進(jìn)一步修正客戶(hù)所提供的需求預(yù)測(cè)信息。

重視定制銷(xiāo)售，開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)

在乳制品行業(yè)中，能最快最有效地降低企業(yè)存貨的手段就是積極響應(yīng)客戶(hù)需求。筆者建議采取區(qū)域銷(xiāo)售與分級(jí)分銷(xiāo)相結(jié)合的銷(xiāo)售模式。實(shí)際操作中，為了避免分銷(xiāo)商間的沖突，企業(yè)可以把分銷(xiāo)商的區(qū)域劃分、客戶(hù)來(lái)源、產(chǎn)品種類(lèi)進(jìn)行明確化，采取區(qū)域經(jīng)理責(zé)任制，迅速反饋客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的意見(jiàn)，有利于幫助企業(yè)緊隨客戶(hù)需求，用最短的時(shí)間開(kāi)發(fā)出更加適銷(xiāo)對(duì)路的產(chǎn)品，以減少存貨囤積量。

另外，乳制品企業(yè)不應(yīng)只把眼光局限在國(guó)內(nèi)，Z公司應(yīng)把銷(xiāo)售目光擴(kuò)展到海外，積極地開(kāi)展出口外貿(mào)生意。企業(yè)應(yīng)加深與國(guó)際同行的交流合作，促進(jìn)國(guó)際上實(shí)力代理商的加盟，在重點(diǎn)市場(chǎng)尋找新的銷(xiāo)售熱點(diǎn)。在銷(xiāo)售模式方面，對(duì)于不發(fā)達(dá)國(guó)家，由于其銷(xiāo)售模式還不夠成熟，市場(chǎng)還不能滿(mǎn)足形成代理制的條件，可以采取自銷(xiāo)模式；而對(duì)于發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)來(lái)說(shuō)，代理制已成為主流的銷(xiāo)售渠道，應(yīng)充分利用?？傊橹破菲髽I(yè)若能全面有效地利用國(guó)際資源，把握國(guó)際市場(chǎng)脈搏，將會(huì)大大消化囤積存貨，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。