數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用問題的探討

董秀杰

摘 要：在當(dāng)前信息化環(huán)境上，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案隨之產(chǎn)生，并發(fā)展成為信息存貯和傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，有效的改變了檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、管理和開發(fā)利用，同時(shí)也對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用工作提出了更高的要求。文中分析了數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵，并進(jìn)一步對(duì)數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息資源；開發(fā)利用；內(nèi)涵；途徑

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)有效的提高了檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。數(shù)字檔案的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上檢索，檔案信息資源管理理念發(fā)展了較大的變化，檔案信息服務(wù)更具現(xiàn)代化。檔案作為信息的重要來源，這也使人們對(duì)于檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率更為關(guān)注。數(shù)字檔案在開發(fā)利用方面已不再局限于傳統(tǒng)檔案的開發(fā)利用形式，開發(fā)利用技術(shù)含量得以提高，以此來更好的吸引用戶的關(guān)注，從而使檔案服務(wù)質(zhì)量全面的提升，更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1 數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

在數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用過程中，需要針對(duì)于數(shù)字檔案信息進(jìn)行深入研究，并按照相應(yīng)的需求來將數(shù)字檔案承載的信息進(jìn)行集中和加工，使其形成數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，從而向社會(huì)提供系統(tǒng)和優(yōu)化的檔案信息服務(wù)。檔案信息開發(fā)利用是數(shù)字檔案工作的主要環(huán)節(jié)之。因此在實(shí)際工作中，需要積極引導(dǎo)利用者來認(rèn)識(shí)、了解和熟悉數(shù)字檔案信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的高效利用。同時(shí)在數(shù)字檔案信息開發(fā)利用過程中，還需要重視對(duì)利用者對(duì)數(shù)字檔案信息利用的協(xié)助工作，即需要根據(jù)社會(huì)需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，通過篩選、綜合、歸納和提煉數(shù)字檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行多次加工，將其加工成為知識(shí)信息產(chǎn)品，從而為利用者提供高質(zhì)量和系統(tǒng)的數(shù)學(xué)檔案信息產(chǎn)品，這樣不僅能夠節(jié)約利用者對(duì)所需檔案信息查找和鑒別的時(shí)間，而且能夠最大限度的提高數(shù)字檔案信息的利用效益。在數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作中，還要針對(duì)利用者的利用需求，通過對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行分析和加工，并將數(shù)字檔案信息的綜合研究成果提供給利用者，為利用者決策、科技攻關(guān)及謀劃等提供信息支持。這樣數(shù)字檔案信息持有者不僅作為檔案信息的提供者，同時(shí)還是檔案信息的利用者。因此在數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用過程中，通過最基礎(chǔ)性的對(duì)信息的集中和加工來提供檔案信息的開發(fā)利用工作，其具有較強(qiáng)的導(dǎo)向性。然后通過對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行“活化”，從而向社會(huì)提供更具實(shí)用性和系統(tǒng)性信息產(chǎn)品，將數(shù)字檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，將電子檔案信息的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際效益，以此來為數(shù)字檔案工作的深入發(fā)展提供充足的動(dòng)力支持，進(jìn)一步提高檔案開發(fā)利用的質(zhì)量和層次。

2 數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

2.1 樹立用戶至上的理念

長期以來我國檔案工作都較為封閉，缺乏服務(wù)理念，基本上坐等用戶上門，檔案信息利用率較低。但在當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，對(duì)檔案信息的需求不斷增長，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求相適應(yīng)，因此需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)檔案信息資源利用單一的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和多元化的利用，使其為社會(huì)發(fā)展提供重要的信息支持。這就需要檔案管理部門要樹立用戶至上的理念，對(duì)檔案工作進(jìn)行調(diào)整，認(rèn)識(shí)到用戶在檔案工作中的重要性。在檔案工作中能夠從用戶的角度出發(fā)，建立高效有序的檔案信息管理體系，時(shí)刻以用戶為中心，有效的提高檔案信息的利用率，從而更好的滿足用戶多層次的信息需求。

2.2 充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備

在當(dāng)前數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用過程中，需要充分的運(yùn)用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、加工和檢索，充分的利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。由于現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)于檔案行業(yè)帶來了較大的沖擊，檔案行業(yè)加快了自身的變革和發(fā)展。檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的重要組成部分，在當(dāng)前信息化環(huán)境下，需要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備來加快自身的現(xiàn)代化發(fā)展，通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來推動(dòng)檔案信息的開發(fā)利用，使檔案能夠嶄新的面貌更好的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)。

2.3 建立完善的檔案信息庫

檔案的信息庫是整個(gè)檔案信息管理中的大腦，數(shù)據(jù)庫的建立是大腦豐富的過程。作為一個(gè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫，不僅要有完整多樣的檔案信息，同時(shí)能夠準(zhǔn)確描述檔案信息的目錄內(nèi)容，還要有規(guī)范的檔案信息資料，這樣檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量才能得到有效的保證。數(shù)據(jù)庫的建立是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，檔案信息的管理部門要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合用戶的需求來建立數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫建立過程中，分清數(shù)據(jù)庫需要建立那些目錄，建立幾級(jí)目錄，建立的優(yōu)先順序，嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和數(shù)量，建立良好的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系，在數(shù)據(jù)的校對(duì)工作中，充分使用先進(jìn)的軟件進(jìn)行把控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式，提高數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響深遠(yuǎn)，一時(shí)還不能適應(yīng)新理念的檔案管理要求。檔案的管理工作都是處于被動(dòng)工作狀態(tài)，以不能適應(yīng)快速發(fā)展的要求。并且數(shù)據(jù)的分析不能形成良好的互動(dòng)，對(duì)于檔案的管理工作僅限于上門服務(wù)，以自我為中心的傳統(tǒng)的低效率的管理模式。這些檔案的管理模式在現(xiàn)在都是落后的需要淘汰的，這就需要有更好的更高效的創(chuàng)新的管理模式以代替。在創(chuàng)新模式之初，需要上下統(tǒng)一意識(shí)，樹立以客戶為中心的管理理念，通過技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化時(shí)代，提高服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)充服務(wù)的形式內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)手段，通過全方面多形式的改革進(jìn)行檔案信息管理的改變。檔案的信息管理工作的改變對(duì)于檔案管理中的工作問題就會(huì)得到很大的提升，也能在模式的運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)糾正，能夠捕捉到信息管理中的亮點(diǎn)，進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案信息管理工作能夠真正為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的發(fā)展，教育的研究提供有效高效的信息管理服務(wù)工作。

3 結(jié)束語

基于當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用十分廣泛，這也促使檔案開發(fā)利用手段更為先進(jìn)。信息化環(huán)境下信息資源的積極開發(fā)顯得尤為重要，特別是檔案部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，從更深層次更多途徑挖掘信息資源，有效的提高了檔案信息開發(fā)利用的效率。當(dāng)前檔案信息作為重要的信息來源，因此通過深層次挖掘檔案信息資源，充分的發(fā)揮數(shù)字檔案信息的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分開發(fā)利用，使檔案信息資源能夠更好的滿足社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)的需要。

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