如何提高檔案管理效率

張曉慶

摘 要：企業(yè)隨著我國不斷提高的綜合國力也蓬勃發(fā)展與迅速發(fā)展的大環(huán)境中，隨著業(yè)務(wù)量的增加，也逐漸的使企業(yè)的信息變得復(fù)雜，所以，要想企業(yè)獲得更好的發(fā)展，就應(yīng)該對企業(yè)的檔案管理提高工作效率。所以，本文對現(xiàn)狀的檔案管理亦提出了有效的管理方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；效率

計算機技術(shù)隨著現(xiàn)在不斷進步的科學(xué)技術(shù)而應(yīng)用到不同的領(lǐng)域，把我們向信息化的時代帶進，也使得面臨新的挑戰(zhàn)在檔案管理的工作上。當前能夠通過企業(yè)檔案加強管理，對工作人員的工作素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力提高，將檔案管理的效率提高通過科學(xué)信息化的手段。

1 提高檔案管理效率的必要性分析

1.1 提高檔案管理的效率是提升國家文化軟實力的需求

人們隨著不斷加劇的國際競爭逐漸對文化在綜合國力和民族的凝聚力提升的認識的重要作用。檔案是國家的歷史記憶，也是見證文化的見證人，是寶貴的財富，有著對我國推動社會主義的重要作用[1]。檔案是最根本的歷史記錄，能夠?qū)σ粋€國家的歷史客觀并真實的反映，檔案和其他的資料相比更具有說服力，也會是最有力的社會意識的證據(jù)。此外，社會發(fā)展的很多方面都會因為檔案而涉及到，集中體現(xiàn)了國家的政治、經(jīng)濟與文化，也是最根本的國家文化發(fā)展的保證。檔案管理對某些區(qū)域來說有區(qū)域性的文化品位與內(nèi)涵的提升有很重要的作用。

1.2 提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要

互聯(lián)網(wǎng)自從上世紀九十年代在我國便蓬勃發(fā)展，最近幾年因為不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和4G通訊技術(shù)。目前為止，我國有三億多的網(wǎng)民通過無線網(wǎng)與手機上網(wǎng)，大幅度的對寬帶的覆蓋率進行提升[2]。信息科技為檔案的管理不斷地發(fā)展，也提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理的渠道、載體與樣式在檔案管理中也在不斷地提升，對檔案管理的應(yīng)用與傳播得到了促進。除此以外，不斷地對科學(xué)技術(shù)的運用，人們不斷地對檔案信息的需要的提升。檔案管理在新的情況下對先進的信息科技成分的利用，對檔案的管理效率不斷地提升，造福于人民。

1.3 提高檔案管理科學(xué)化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要

我國有較長的檔案管理發(fā)展歷史，同時也逐漸將覆蓋的范圍變廣，總體來說，目前還有很多的問題需要解決，一、較低的檔案管理水平，在我國企事業(yè)單位中，很多的管理水平還在手工的管理階段，雖然已經(jīng)較成熟的信息技術(shù)，但是使用的數(shù)量卻很少，不僅會對檔案的效率低，也會造成較低的安全性。二、較低的從業(yè)人員素質(zhì)，檔案管理部門在事業(yè)單位中大多數(shù)屬于附屬部門，并不能夠有直接的經(jīng)濟效益能夠帶來，所以，單位不愿意配備素質(zhì)高的人才。三、不完善的管理制度，檔案管理在基層單位中，檔案隨意，缺少制度與規(guī)范的管理，導(dǎo)致了檔案丟失和混亂的現(xiàn)象，對檔案的管理造成了嚴重的影響[3]。

2 目前我國企業(yè)檔案管理問題中出現(xiàn)的問題

2.1 未及時轉(zhuǎn)變管理觀念

我國目前在企業(yè)管理的工作上有著未能轉(zhuǎn)變管理觀念的問題。企業(yè)管理人員在傳統(tǒng)企業(yè)管理模式中，缺乏對管理的明確的概念，一般不能單獨對工作進行考慮，而是把其他的工作與檔案管理相結(jié)合。然而時代是不斷向前發(fā)展的，在如今高速發(fā)展的社會里，傳統(tǒng)的理念不能使現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展與之相適應(yīng)，并且企業(yè)管理的影響會愈來愈大，對傳統(tǒng)理念的堅持顯然是很不妥的。

2.2 企業(yè)檔案管理制度不健全

我國現(xiàn)如今企業(yè)的工作中仍然有不健全的管理制度的問題出現(xiàn)。企業(yè)管理中應(yīng)當秉持無規(guī)矩不方圓的理念，企業(yè)制度是否健全，對管理工作是否高效有決定性的作用。但是我國企業(yè)還是存在不健全的制度管理的問題，造成了企業(yè)管理無法有序的進行，對檔案管理工作有很嚴重的影響。

2.3 企業(yè)檔案管理模式較為落后

在企業(yè)管理中仍然有管理模式落后的問題，我國在傳統(tǒng)的管理觀念影響之下，仍在使用傳統(tǒng)的管理模式對企業(yè)進行管理，而忽略了傳統(tǒng)管理模式下的企業(yè)檔案管理，導(dǎo)致我國企業(yè)目前無法對現(xiàn)代企業(yè)的工作進行滿足。在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)的現(xiàn)在，傳統(tǒng)的管理模式與其是格格不入的，這種管理模式會導(dǎo)致工作人員面臨著大工作量，還會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的工作效率降低。

2.4 硬件設(shè)施配置不合理

企業(yè)管理工作中有引進設(shè)施的不合理配置的問題存在。我國仍對傳統(tǒng)的管理模式的應(yīng)用就導(dǎo)致了對高科技設(shè)備使用的忽略，使企業(yè)管理工作方式得不到高科技的支持，沒能夠有效的改進，對企業(yè)檔案的管理有嚴重的影響。

2.5 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)較低

企業(yè)管理中較低的管理人員的素質(zhì)問題，主要有下面兩個原因造成：一、不扎實的專業(yè)知識，目前都有不專業(yè)的管理人員在企業(yè)檔案管理中工作，這些人員沒能在求學(xué)期間對專業(yè)知識進行系統(tǒng)額學(xué)習；二、實際應(yīng)用能力較差，新加入企業(yè)管理中的人員，在工作之前能有相關(guān)的實際操作能力，工作之后，就會出現(xiàn)有關(guān)人員實際的應(yīng)用能力不足。

3 提高檔案效率的措施總結(jié)

3.1 強化科學(xué)發(fā)展觀念

科學(xué)發(fā)展觀最根本的體現(xiàn)就是將檔案的管理效率提高，我們在目前的檔案管理的工作中要對思想觀念首先擯棄，并且把當前所存在的問題全力解決。同時，服務(wù)意識在檔案管理中是一大重要意識[4]。服務(wù)社會是檔案管理的根本的目的。所以檔案管理的工作要不斷地向社會深入，了解并歸納各種信息，從而得到針對性的信息。

3.2 加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)如今日新月異的信息技術(shù)的發(fā)展中，人們逐漸對工作中的實際價值得到認識，信息技術(shù)在各行各業(yè)中不斷地被運用[5]。邏輯性是檔案管理工作的性質(zhì)，信息技術(shù)的利用在檔案中不斷地被加強可以對檔案管理有一個很大程度的提高。目前被應(yīng)用的信息化技術(shù)有下面的方面：首先是開發(fā)軟件，雖然檔案管理中已經(jīng)應(yīng)用信息技術(shù)，但在實際中卻是極度的缺乏相關(guān)的運用軟件，比如在檔案的編排與存儲都沒有；其次，應(yīng)當有一個統(tǒng)一的共享的建設(shè)平臺，便捷性是現(xiàn)在的信息技術(shù)的特點，系統(tǒng)通過信息的共享把各個部分隨時的進行查閱，對檔案的管理效率極大地提高；最后，應(yīng)該對電子檔案加強應(yīng)用，占用物理的空間也不容易被保存是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的缺點，但是這些問題都能被電子檔案所解決，我們在對電子檔案的管理上需要對安全保密的技術(shù)加強運用，防止外泄檔案。

3.3 完善相應(yīng)的制度

最根本的對檔案管理的保障即是對檔案管理運行的相關(guān)制度加強管理，制度需要從微觀與宏觀兩個角度去進行，不斷地對相關(guān)的法律和相對應(yīng)的制度去完善。在政府方面看來，需要在政府的績效考核內(nèi)加入檔案管理，使其相互關(guān)聯(lián)，從而順利將檔案的制度化管理實現(xiàn)。對于某些部門來說，應(yīng)該對檔案管理不斷的強度其重要性，對規(guī)范化的制度加強建設(shè)，同時要制動好工作責任的制度，創(chuàng)造了優(yōu)良的檔案管理的環(huán)境。

3.4 提高從業(yè)人員的素質(zhì)

如今的檔案管理和以前的倉庫管理人員不同，不斷地對著檔案管理的深入，從業(yè)人提出了更高的素質(zhì)要求，同時對高素質(zhì)的人才的引進需要不斷地對信息技術(shù)的運用。檔案的管理人員在信息化的背景下，不僅要有專業(yè)的檔案管理的技能，還需要對現(xiàn)代的管理技能和信息科技掌握[6]。除此之外，檔案的管理人員要有創(chuàng)新的與時俱進的意識，不斷地在實際工作中將檔案管理的效率提高并探索其方法。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)的前途和命運對企業(yè)的檔案管理來說影響深遠，因此在對企業(yè)的檔案管理方面來說，企業(yè)的管理人員應(yīng)當有高度的重視，及時找出在工作中會出現(xiàn)的出現(xiàn)的問題，對企業(yè)的檔案進一步的完善，并且對企業(yè)的檔案管理的信息技術(shù)建立，只有這樣做才能優(yōu)化和完善檔案的管理工作。

參考文獻

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