淺談如何提高烈士陵園檔案利用效率

郭子剛

烈士陵園檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，也是保證烈士檔案資料完整性的重要工作，受到國家、社會以及人們的廣泛關(guān)注。積極做好烈士陵園檔案管理工作不僅是國家賦予的使命，也是時代賦予的重任。經(jīng)過多年來的規(guī)范管理，革命烈士陵園檔案的保管、利用工作已經(jīng)取得了長足發(fā)展與進(jìn)步，隨著企業(yè)的不斷地發(fā)展，對檔案信息利用工作的要求越來越高，積極開展檔案信息開發(fā)利用，根據(jù)不同的利用需求，有針對性地提供檔案。在實際工作中，檔案利用效率較低，為此，我認(rèn)真分析了檔案利用工作所面臨的新情況新特點，提出提高檔案利用效率的解決途徑。

1 檔案利用工作現(xiàn)狀

1）烈士陵園檔案的保管不到位。有些烈士陵園檔案材料是從烈士家屬或戰(zhàn)友那里征集而來的，在接收進(jìn)館前由于保管不科學(xué)，被放在陰暗或潮濕的地方，致使這些材料被征集進(jìn)館以后，增加了保管難度，稍不注意就會加速檔案材料的破損。在這種情況下，如果陵園管理部門對烈士陵園檔案管理工作不重視，烈士陵園檔案管理人員沒有及時地對接收的材料進(jìn)行技術(shù)處理，那么這些材料將會出現(xiàn)破損或霉變，嚴(yán)重影響烈士身份的辨別，從而造成不應(yīng)有的損失。

2）對烈士陵園檔案管理工作重視不夠。目前，有些人認(rèn)為烈士陵園檔案管理工作很簡單，只要保證烈士陵園檔案不丟失、不損壞就可以了。其實從本質(zhì)上分析，烈士陵園檔案管理工作不僅要保證烈士檔案的完整性，還要提高檔案的利用率。

3）對烈士陵園檔案整理不到位。從當(dāng)前的發(fā)展情況看，大多數(shù)烈士陵園檔案紀(jì)念館內(nèi)珍藏著具有重要價值的烈士檔案，根據(jù)調(diào)查，烈士陵園檔案的載體豐富，內(nèi)容多樣，比如，女烈士生前的刺繡，長征途中老紅軍穿過的草鞋和衣物，甚至還有老革命家的手稿、宣傳報紙等珍貴檔案。烈士陵園檔案的豐富性決定了管理工作的特殊性。烈士陵園檔案種類雖然比較多，但是很多紀(jì)念館并沒有遵循相應(yīng)的原則對檔案進(jìn)行擺放，也沒有針對性地進(jìn)行分類，導(dǎo)致烈士陵園檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面，造成在利用時無法找到、甚至丟失的后果。在這種情況下，很難核查烈士身份。

4）檔案利用的流程繁瑣。目前檔案利用是通過檔案管理系統(tǒng)操作而完成的，員工對系統(tǒng)使用不熟悉，流程沒有掌握是造成工作效率低下的一個重要原因，例如員工如果要借閱檔案，首先通過自己的用戶名和密碼登陸檔案管理系統(tǒng)，在新建借閱申請，通過檢索找到相關(guān)資料后，選擇送審部門領(lǐng)導(dǎo)，部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過后還需主管領(lǐng)導(dǎo)同意后才能流轉(zhuǎn)到檔案部門領(lǐng)導(dǎo)處，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)同意后檔案員才能辦理手續(xù)，這樣流轉(zhuǎn)時間較長，影響利用效率。

5）檔案服務(wù)工作缺乏主動性。從我國烈士陵園檔案工作的狀態(tài)看，目前我們的檔案服務(wù)工作基本上是坐等利用者上門，利用者需要什么檔案，檔案人員就查什么檔案，缺乏主動性。對檔案服務(wù)人員來說，僅僅做到這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)為在很多時候，檔案利用者很難充分、準(zhǔn)確、及時地表達(dá)他們的需求，需要烈士陵園檔案工作者主動地為他們服務(wù)。

6）檔案利用意識薄弱。受各種因素影響，檔案在很長一段時間過分強調(diào)保密性，使檔案和檔案利用工作蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門被視為“保密重地”，許多人不敢輕易地踏進(jìn)檔案室的大門。員工的檔案意識較淡薄，很多人不知檔案為何物，不了解檔案有什么作用，跟自己有什么關(guān)系。還有一些員工為了自己使用方便，有些該歸檔的沒有歸檔，歸檔率低使得檔案利用意識更低。雖然隨著烈士陵園檔案工作部門的努力，員工的歸檔意識有所增強，檔案的利用人次和卷數(shù)也在不斷上升，但仍然難以使檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值。

2 提高檔案利用效率的對策

提高陵園檔案的利用效率，讓“死”檔案變成“活”檔案，需要從多角度入手。

1）簡化借閱流程。逐級開放檔案，除涉及企業(yè)核心技術(shù)、安全生產(chǎn)等檔案需要逐級審批外，應(yīng)最大限度的公開檔案，借閱者只要檢索就能馬上查閱。例如，某員工有查閱關(guān)聘任檔案時，可以不通過審批，直接檢索到條目就能打開文件。

2）堅持問題導(dǎo)向。檔案的利用取決于檔案利用者的需要。同利用者進(jìn)行雙向的信息交流，是提高檔案利用率的重要環(huán)節(jié)。檔案部門只有加強調(diào)查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對地開展檔案利用工作，最大限度限度地滿足員工需求，提高檔案利用率。

3）加大宣傳力度，提高員工檔案意識。加強宣傳，引導(dǎo)人們正確利用檔案。一是利用宣傳展牌、宣傳專欄、用文字、圖片、音像資料等形式向檔案利用者介紹館藏檔案概況、檔案利用成果等，使利用者能夠較快地對檔案利用有一個理性的認(rèn)識。二是積極配合企業(yè)管理，利用檔案信息編研成果向員工宣傳烈士陵園檔案工作的重要作用，使各級領(lǐng)導(dǎo)了解、關(guān)心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持檔案管理工作。

4）增強意識，優(yōu)化服務(wù)。建立檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享；要進(jìn)一步增強服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，提高檔案服務(wù)的主動性、及時性、針對性和現(xiàn)實性。要提高檔案利用效益，必須解放思想，增強意識。

在烈士陵園檔案工作者中樹立危機意識，增強危機感，調(diào)動檔案員工作的積極性，要自覺地不斷加強學(xué)習(xí)，面對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時代，現(xiàn)代技術(shù)的不斷提高，學(xué)科的邊緣性和交叉性越來越明顯，一技之長已不能適應(yīng)競爭的要求，烈士陵園檔案工作者必須具備強烈的求知欲和自學(xué)能力，要加強自學(xué)，使自己的眼界更寬，知識面更廣，學(xué)識更博。優(yōu)化服務(wù)方式和手段，提高自身素質(zhì)。

檔案利用服務(wù)在日趨激烈的競爭中要致立于建立一個品牌，使利用者在檔案利用的信息查詢中得到滿意的服務(wù)，使他們對檔案利用產(chǎn)生一種信賴感，重塑檔案利用的形象。

要破除安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取的思想，在管理中不斷創(chuàng)新，在服務(wù)上不斷追求創(chuàng)新，以努力滿足利用者的各種需求，提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目的。