探討如何做好學(xué)校檔案信息化管理工作

楊海蓉

摘 要：學(xué)校的檔案管理工作是了解學(xué)校各項(xiàng)工作的展開情況的重要依據(jù)，同時(shí)也是記錄學(xué)校發(fā)展歷程的重要史料。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展的需要進(jìn)行創(chuàng)新。要做好檔案管理信息化建設(shè)，不但要提高認(rèn)識(shí)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，更要加強(qiáng)技術(shù)支持和人才儲(chǔ)備，從而推動(dòng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè) ；學(xué)校管理工作

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化成為檔案工作現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)的傳輸、存儲(chǔ)形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)，通過(guò)科技手段和先進(jìn)管理方法高效率、高速度、高質(zhì)量地完成檔案管理工作。

1學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會(huì)生活的方方面面，都已經(jīng)無(wú)法離開計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必須趨勢(shì)。隨著改革開放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰(shuí)能夠把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰(shuí)就能夠在未來(lái)的發(fā)展中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

1.2能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。

學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對(duì)機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯(cuò)誤的決策，會(huì)制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.3使檔案管理的工作效率大幅度提高。

學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過(guò)程中，會(huì)形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

2學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

2.1建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)在檔案部門全覆蓋

要為檔案工作發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的信息平臺(tái)，計(jì)算機(jī)是一個(gè)強(qiáng)有力的工具。因此，建立學(xué)校完備的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲(chǔ)存與傳輸不受時(shí)間、空間和人力的限制，科最大限度開發(fā)檔案資源，并科實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲(chǔ)量大、占據(jù)空間小、易于游覽查詢的特點(diǎn)，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。

2.2建立學(xué)校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統(tǒng)一管理

要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立現(xiàn)代化的高素質(zhì)、信息化的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)。更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。掌握最新信息，實(shí)施最新管理技術(shù)，應(yīng)對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案管理、學(xué)生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領(lǐng)域出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，利用電子信息技術(shù)開創(chuàng)學(xué)校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施。

2.3著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會(huì)影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場(chǎng)所（如機(jī)房、庫(kù)房等）的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。

2.4檔案是一個(gè)學(xué)校非常重要的資源，它記載著學(xué)校發(fā)展的歷史軌跡，記載著學(xué)校教學(xué)工作、管理工作、科研工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，是學(xué)校最為珍視的財(cái)富。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是信息資源，檔案信息化建設(shè)首先就是要紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的資源，這個(gè)工作的根本要求就是將各種紙質(zhì)檔案資源通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掃描儀設(shè)施以及檔案信息化軟件等，建立起檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)資源合理配置，利用方便。因此，學(xué)校的檔案管理部門需要以學(xué)校的工作為核心，對(duì)檔案的編輯研究力度要不斷地增加，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化不斷地發(fā)展完善，形成特色，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，不斷地整合學(xué)校檔案的信息資源，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，合理化。

2.5加強(qiáng)檔案信息人才培養(yǎng)

學(xué)校檔案信息化的建設(shè)的效果如何與檔案管理人員的素質(zhì)有著緊密的聯(lián)系，檔案管理人員是信息資源的采集與整合的重要紐帶與橋梁，因此他們需要具有專業(yè)的管理知識(shí)與嫻熟的計(jì)算機(jī)操作水平，熟知信息技術(shù)的一切管理手段，能夠?qū)﹄娮游募c信息資源進(jìn)行使用、維護(hù)與管理。所以學(xué)校要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，促使其不斷地滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

2.6重視檔案信息庫(kù)的安全工作

在互聯(lián)網(wǎng)日益普及的今天，網(wǎng)絡(luò)已成為各項(xiàng)工作不可缺少的信息平臺(tái)檔案工作也增加了新的內(nèi)容。今天的檔案管理安全工作，除了檔案信息庫(kù)的安全保密工作，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全成為重點(diǎn)。檔案信息系統(tǒng)包括各種信息的數(shù)據(jù)化、存儲(chǔ)電子管理、查詢的利用資料的信息化。數(shù)據(jù)庫(kù)極易受到來(lái)自外部的黑客和來(lái)自內(nèi)部的攻擊行為的侵犯，沒有加密的信息庫(kù)如同未上鎖的保險(xiǎn)柜，其內(nèi)容隨時(shí)可能被人竊取或篡改，因此，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)安全成為檔案信息安全的核心。學(xué)校信息庫(kù)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的反黑客、反拷貝技術(shù)，或數(shù)據(jù)庫(kù)加密儲(chǔ)存，使信息即使被竊取，檔案信息內(nèi)容也無(wú)法破譯。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份，做到有備無(wú)患，除此之外，信息管理人員安全意識(shí)的提高，也是確保檔案安全管理的重要一環(huán)。防內(nèi)為主、內(nèi)外兼防，構(gòu)筑全面高效的安全防護(hù)系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)安全運(yùn)行的關(guān)鍵。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化對(duì)于檔案管理工作而言是非常有利的，但是也需要我們?cè)谙鄳?yīng)技術(shù)的應(yīng)用中循序漸進(jìn)，這樣才能確保其發(fā)展的穩(wěn)定性。過(guò)于急進(jìn)或緩慢對(duì)于我們的檔案管理工作而言都是不利的，也需要在實(shí)際的管理工作中逐步的進(jìn)行改進(jìn)，并且在這個(gè)過(guò)程中不斷的進(jìn)行問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與改進(jìn)，這也需要政府的資金與技術(shù)的支持才能得到實(shí)現(xiàn)，我們的工作人員也需要不斷的端正自身的工作態(tài)度，這樣才能在檔案管理信息化的過(guò)程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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